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# フォームデータの管理
> DingTalk OA承認のフォームデータ管理に関する全操作を解説。データの検索とエクスポート、削除、転送、承認フォーム詳細のダウンロード、操作ログ、フロー引継ぎ、添付管理により、管理者が承認データを効率的に管理できるよう支援します。
## 一、操作説明
プレミアム設定は管理者のみ操作できます。
プレミアム設定は現在の **単一フォーム** に適用されます。
内容：申請者設定、承認者設定、データ見出し／概要設定、権限設定、入力リマインダーなどを含みます。
## 二、操作の前提
* プロセス設計は承認管理者のみ実行できるため、まず承認管理者になる必要があります。
承認管理者でない場合は、DingTalk OA承認を開き、【設定】→【承認フォームを作成】→【管理者権限を申請】の順にクリックし、「送信」をクリックします。
管理者が承認待ちリマインダーを受け取り承認すると、対象の社員に承認管理者権限が自動的に付与されます。
## 三、操作手順
### 1、フォームデータ管理を開く
右上の【承認フォーム管理】→【フォームデータ管理】をクリックしてデータを管理します。
### 2、データの検索とエクスポート
フォーム名、承認ステータス、申請者、承認番号、申請日時、完了日時でデータを検索できます。期間の指定は最大 6 か月までです。
* 検索結果にチェックを入れ、複数のデータまたはすべてを選択し、「すべてエクスポート」をクリックします。
### 3、データの削除
絞り込みや検索の後にすべて選択して削除できるほか、一部のデータを選択して「選択項目を削除」を実行することもできます。
削除をクリックすると確認ポップアップが表示され、次の 2 つのオプションから選択できます： **【承認フォームのみ削除】、【関連データもまとめて削除】**
* 承認フォームのみ削除：承認フォームのみを削除し、関連システムのデータは削除しません。例えば休暇申請の承認を削除する際にこのモードを選択すると、申請済みの休暇には影響しません。 **ただし、休暇申請済みの日付は再度申請できません。**
* 関連データもまとめて削除：承認フォームと合わせて、関連システムのデータも削除します。例えば休暇申請の承認を削除する際にこのモードを選択すると、これまでに申請した休暇も再申請可能な状態に戻ります。 **関連システムのデータは削除後、復元できません。**
削除は影響が大きい操作のため、本人の署名による確認が必要です。
削除に成功すると、【操作ログ】→【削除ログ】で確認できます。
### 4、データの転送
個別の承認フォームでエラーが発生した場合（例：承認者が休暇前に代理承認を設定していないなど）、管理者は【データ管理】→【その他】から転送操作を実行し、進行中の承認フォームを他の承認者に転送して処理を引き継ぐことができます。
### 5、承認フォーム詳細のダウンロード
「表示」をクリックしてフォーム詳細を開いた後、右上の「ダウンロード」をクリックすると、現在のフォームを PDF としてローカルにダウンロードし保管できます。
### 6、操作ログ
管理コンソールの【データ管理】→【操作ログ】で、「エクスポート」「印刷」「削除」「添付キャッシュのクリア」「テンプレート同期」などのログを確認できます。
### 7、フロー引継ぎ
1） **承認フローの引継ぎ**
メンバーの異動や退職があった場合、管理コンソールの【フロー引継ぎ】から、承認フローに設定されている「指定承認者」を他の「指定承認者」に一括置換し、承認者の変更を迅速に完了できます。
その他のタイプ（マネージャー、ロールなど）を選択してマネージャーやロールの設定を置換すると、承認フローに設定されている承認者も自動的に置換されます。
2） **未処理承認フォームの引継ぎ**
申請済みで承認中の承認フォームは、【未処理承認フォームの引継ぎ】から一括で転送する必要があります。
注意事項：
* 引継ぎ対象の承認ノードに到達している場合のみ、未処理承認フォームを引き継げます。未到達のものは未処理リストに表示されません。
* ロールやマネージャーを承認者として設定している場合、申請済みで承認中の承認フォームも **未処理承認フォームの引継ぎ** が必要です。ロールや部門マネージャーの調整により承認者が自動的に置換されることはありません。
### 8、添付管理
【添付容量管理】をクリックします。初回アクセス時は、まずデータの同期が必要です。
