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# 総務担当者：時間と手間のかかる業務から、効率的で柔軟な業務へ　3つのコツで総務業務の効率アップ

> 総務担当者の業務は、状況が頻繁に変わり、煩雑で多岐にわたります。大規模な企業イベントの開催から、アンケート調査の実施、日常的な通知、情報収集、各種会議まで、細かな業務は数えきれません。DingTalkドキュメントの3つのツールを上手に活用することで、業務を効率的かつ高品質に完了させることができます。

総務担当者の業務は、状況が頻繁に変わり、煩雑で多岐にわたります。大規模な企業イベントの開催から、アンケート調査の実施、日常的な通知、情報収集、各種会議まで、細かな業務は数えきれません。DingTalkドキュメントの3つのツールを上手に活用することで、業務を効率的かつ高品質に完了させることができます。

## シーン1｜日常的な通知：ワンクリックで縦長画像ポスターを作成

企業の日常イベントや通知が多すぎませんか？毎回テキスト形式で通知していると、時間が経つにつれて新鮮味がなくなります。見栄えの良いポスターを作成したくても、時間がかかる上に、覚えるべき作図ツールも多く、手間と労力がかかります。

DingTalkドキュメントでポスターを作成すれば、作図ソフトが使えなくても素早く完成でき、効率的に時間を節約できます。

ポスターを作成する際は、まずDingTalkドキュメントを1つ作成し、画像とテキストのコンテンツを入力します。ページ設定で見出しバーと情報バーを閉じ、背景色を設定します。必要に応じて地図、段組み、ハイライトブロックなどを挿入することもできます。最後にエクスポート＞縦長画像生成を選択すれば、シンプルで使いやすい縦長画像ポスターの完成です。

詳細はこちら：DingTalkドキュメントで共有ポスターを作成する方法

## シーン2｜情報収集：スプレッドシート1枚で完結

総務担当者は、イベント情報の収集、提案フィードバックの処理、資産の入出庫登録など、情報収集業務を担当することが多くあります。これらの業務を人手で何度も収集・登録・整理するのは非効率で反復的です。スプレッドシートで情報を収集すれば、複数人が同時にオンライン編集でき、情報がリアルタイムで更新されるため、迅速なフィードバックが必要な情報収集がよりスピーディかつ便利になります。

利用シーンに応じて、テーブルを作成したり、テンプレートライブラリのテーブルを使用したりできます。情報収集が必要な場合、DingTalkやブラウザ上で、組織内のメンバーと一緒にオンラインで編集・入力できます。また、テーブルにはカスタム権限を設定できるため、データの安全性が確保され、漏洩を防ぐことができます。

## シーン3｜会議が多い：AI議事録が文字起こしを自動生成

日々の会議が多く、手書きの議事録ではペースに追いつかず、会議の録音を整理するのも時間と手間がかかり、重要な会議情報を聞き逃すのが心配ですか？

DingTalkドキュメントの「AI議事録」機能を使えば、この悩みを簡単に解決できます。

会議開始前に、新しいドキュメントを作成します（テンプレートライブラリの議事録テンプレートを直接選択することもできます）。上部のナビゲーションバーで「挿入」＞「AI議事録」を選択し、右側のウィンドウで「録音開始」をクリックすれば、手間が省けます。

録音が始まると、リアルタイムで音声がテキストに変換されます。変換されたテキストは内容に応じて自動的に段落分けされ、クリックするとテキストをドキュメントに追加できます。聞き取れない文字情報はダブルクリックで原音を再生できるため、手書きの議事録から解放されます。