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# 効率的な会議：DingTalkドキュメント活用法で非効率な会議から脱却

> 職場における最も効率的なコミュニケーション手段は会議です。しかし現実には、多くの人が「会議が一番嫌い！」「会議は非効率でつまらなく、結果も出ない」と感じています……効果的な会議には必ず目標と結果があります。会議は単なるスケジュール調整ではなく、議題・案・結果を出す業務討論であるべきです。会議結論は「書き留める」ことで実行に移し、次の会議でフォローアップする必要があります。

職場における最も効率的なコミュニケーション手段は会議です。しかし現実には、多くの人が「会議が一番嫌い！」「会議は非効率でつまらなく、結果も出ない」と感じています……**効果的な会議には必ず目標と結果があります**。会議は単なるスケジュール調整ではなく、<strong>議題</strong>・<strong>案</strong>・<strong>結果</strong>を出す業務討論であるべきです。会議結論は「**書き留める**」ことで実行に移し、次の会議でフォローアップする必要があります。

非効率な会議から脱却するため、【DingTalk】は社内での実践経験とDingTalk機能の深い活用を組み合わせ、効率的な会議方法を生み出しました。

**「DingTalk効率的会議活用法」を一枚の図で理解**

これまでの会議を振り返ってみると、ドキュメントをベースにDingTalk効率的会議の活用法をマスターすることで、以下の課題を解決できます：

|          | **Before**                                                | **After**                                                                                 |
| -------- | --------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- |
| **会議前**  | 主催者：会議議題が不明確<br />メンバー：会議内容に予測がつかない                       | 主催者：ドキュメントで会議前準備を推進<br />メンバー：会議前に関連ドキュメントを閲覧し質問可能                                        |
| **会議中**  | 主催者：朗読式の会議で、話が逸れやすい<br />メンバー：とりとめのない非効率な議論に陥り、一部参加者が上の空に | 主催者とメンバーが事前に提出された議題について秩序立てて議論し、<br />その場で結論を明確にしタスクを割り当て                                 |
| **会議後**  | 会議後の結論が不明確、または合意が得られない                                    | 会議プロセスと結論をドキュメントで蓄積し、会議後も追跡可能、タスク進捗を秩序立てて管理。会議決議がうやむやになったり、実行プロセスで責任のなすり付け合いが起きるのを効果的に防止。 |
| **所要時間** | 会議時間2時間（2時間会議の場合）                                         | 会議時間1時間                                                                                   |

以下のシナリオ事例を通じて、DingTalk効率的会議の活用法をより深く学びましょう：

## シナリオ：翌日10:00-12:00にドキュメント機能討論会を開催

> 小翊はDingTalkドキュメントのプロダクトマネージャーで、翌朝10:00-12:00に各業務責任者とDingTalkドキュメント機能の討論会を開催する必要があります

## | 会議前の準備

### 議題ドキュメントを作成し、議題を収集

小翊は「議題収集ドキュメント」を作成し、主催者とメンバーが共同で議題をドキュメントにまとめ、各議題の関連リンクを添付し、関係者を@メンションし、議題の所要時間を見積もり、関連ドキュメントの閲覧・編集権限を適切に設定します。

> 初めて使用する場合は、 会議議題まとめテンプレートもご用意していますのでご利用ください。

### 会議招待を送信

小翊はDingTalkカレンダーで会議招待を送信し、メンバーを選択し、予定の説明欄に準備済みの「議題ドキュメント」リンクを添付します。会議時間を翌日10:00-12:00に設定し、予定送信をクリック。同時に会議グループが生成されます。

## | 翌日：会議開催

### 10:00-10:10 ドキュメント黙読、疑問や提案をコメント

小翊は「議題収集ドキュメント」を会議グループに転送し、皆とドキュメント黙読の時間と形式を約束します。メンバーはグループ内のドキュメントを開き、それぞれ閲覧し、その過程で読了時の疑問や提案をドキュメントコメント機能で対応する位置情報に投稿します。

### 10:15-10:45 議題討論セッション

* 閲覧後、討論セッションを開始します。議題まとめドキュメントの順序に基づいて討論を進行し、関連ポイントを記録します。討論時にはドキュメント内で参加者が残したコメントに重点的に注目できます。

* 遠隔地での会議の場合、ビデオ会議を新しい会議として開始し、会議主催者が「議題ドキュメント」を共有できます。

* プロセス中はAI議事録機能を使い、会議討論の内容を簡単かつ完全に記録でき、後のまとめに便利です。

* 重要な結論情報に遭遇したら、重点的に記録し、後で皆と明確化しやすくします。

### 10:45-11:00 結論を明確化し、タスクを割り当て

議題討論が終了したら、会議主催者は討論過程での重要な結論を再度明確化し、ドキュメントに記録します。タスクが発生した場合は、ドキュメント内でタスクを作成し、関係者と完了時間を@メンションすることで、ドキュメントが自動的に関係者にタスクを作成し、後のフォローアップに便利です。

## | 会議後：関係する同僚にドキュメントを共有

会議中は時間が限られているため、会議主催者は会議後にAI議事録機能で記録されたプロセスをもとに、議事録を詳細に整理できます。そしてドキュメントを関係する同僚や会議グループに共有し、共有時には関連権限を設定します。これにより、欠席した同僚が会議の状況を把握できず、重要事項を見落とすのを防げます。また、タスクのある関係する同僚にタスク状態の更新を通知し、すべての事柄に確実に応答できるようにします。

DingTalk効率的会議活用法は、DingTalkビデオ会議、DingTalkドキュメント、タスク、カレンダー製品間の機能の高度な融合を実現しました。以下は、私たちがまとめた「DingTalk効率的会議」が高い効果を発揮する注目機能です：

* ビデオ会議モードで画面共有をサポートし、主催者が会議進捗を把握しやすい；

* 強力なドキュメント機能はDingTalkと深く融合し、階層アウトラインの設定、タスクの生成、関連責任者への@メンション、オンラインドキュメントの挿入、リマインダー設定などをサポート；

* ドキュメントの特定位置情報にピンポイントでコメントし、問題を正確に特定し、効率的に議論を喚起；

* AI議事録、録音をリアルタイムでテキスト化し、コミュニケーション、討論、思考に集中可能；

* ドキュメント権限をきめ細かく設定でき、ドキュメントの閲覧範囲を効果的に制御し、会議情報の安全を確保。