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# ナレッジベース：企業ナレッジ管理と蓄積をワンストップで実現

> ナレッジベース管理のアップグレード：ドキュメント分類、権限継承、安全透かし、公開発行、企業向けドキュメントコラボレーションツール

「ナレッジベース」は、DingTalkドキュメント内に搭載されたプロフェッショナルかつ効率的な企業ナレッジ管理プラットフォームです。企業のナレッジ管理ライブラリの構築や、社内のドキュメントコラボレーションに活用できます。操作は簡単で便利、管理者がユーザーを追加するだけで複数人での共有・リアルタイム同期が可能となり、ナレッジベースのメンバーは社内コラボレーションで生み出されたあらゆるコンテンツを記録できます。

## 01 ナレッジ管理のアップグレード：ドキュメントを効率的に管理、見たままの操作感

企業や組織のドキュメント管理を適切に行うには、組織のナレッジ保存と分類だけでなく、社内のナレッジ生産・流通・消費までのライフサイクル全体を管理することが必要です。ナレッジの効率的な管理に向けて、今回は3つの大きな機能アップグレードを実施しました：**ドキュメント管理、マインドマップビュー、チームテンプレート**。

### 1. ドキュメント管理：「ナレッジブック」から「フォルダー」へアップグレード、ドキュメント管理がより簡単に

「フォルダー」の概念を新たに追加し、フォルダーを使用してドキュメントを分類できるようになりました。同時に、すべてのドキュメントを1つの目次ツリーに表示する設定も選択可能です。さらに、カスタムロゴとカバー機能も追加され、各スペースに独自の個性を演出できます。

### 2. ナレッジベーステンプレート：ワンクリックで保存・参照、チームメンバーが効率的にドキュメントを作成

ドキュメント利用の効率化と標準化を図るため、管理者は頻繁に使用する会議、提案書、報告書のドキュメントをチームテンプレートとして保存できます。これにより、ナレッジベースのメンバーはワンクリックでチームテンプレートを呼び出すことができ、ナレッジベース内でのドキュメント作成が効率的かつ標準化されます。

## 02 権限管理のアップグレード：ドキュメントをより安全に、権限設定をより効率的に

チームや組織内のドキュメントを安全に管理することは、企業ユーザーの中核的なニーズです。今回ナレッジベースでは権限管理について3つの大きなアップグレードを行いました：**権限のデフォルト継承、プライベートドキュメント、安全透かし。**

### 1. 効率アップ：サブドキュメントは親ドキュメントの権限をデフォルトで継承、ドキュメント管理の権限付与を効率化

| **Before 旧ナレッジベース**                                               | **After ナレッジベースのアップグレード後**                               | **例えば 🌰**                                                                    |
| ----------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------- |
| 各サブドキュメントに個別に権限を付与する必要があり、1つのフォルダー内に多数のサブドキュメントがある場合、繰り返しの操作が多く必要 | ドキュメント／フォルダーに権限を付与すると、サブドキュメントもデフォルトで権限を取得し、同時に個別の修正にも対応 | 運営担当の小钉さんは以前、週報を作成するたびに上司にドキュメント権限を追加する必要がありましたが、現在は週報フォルダーに一度権限を追加するだけで済みます。 |

アップグレード後のナレッジベースでは、すべてのサブドキュメントがデフォルトで親ドキュメントの権限を継承します。つまり、ナレッジベースのメンバーが上位のドキュメント／フォルダーの権限（管理、編集、閲覧、ダウンロード）を取得すると、下位のドキュメントの対応する権限も自動的に取得します。これにより、ナレッジベース管理者の権限付与の効率を大幅に向上できます。

### 2. 機能アップ：権限管理で追加・削除に対応、チームの重要ドキュメントを指定ユーザーのみ閲覧可能に自由設定

| **Before 旧ナレッジベース**                                             | **After ナレッジベースのアップグレード後**                    | **例えば 🌰**                                                                                               |
| --------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| ナレッジベース内のドキュメント権限管理設定では権限の追加のみ可能で、削除には対応しておらず、ドキュメント権限管理が柔軟ではない | ドキュメント権限を柔軟に設定可能、自由に追加・削除でき、指定ユーザーのみ閲覧可能に設定可能 | 小钉さんがプロダクトから運営に異動した際、上司は一部のドキュメントの閲覧権限を削除する必要がありました。以前は削除調整に対応していませんでしたが、アップグレード後は柔軟にドキュメント権限を調整・更新できます。 |

ドキュメント権限は独立して設定可能で、単一のドキュメントについてユーザーの権限範囲を任意に修正できます（管理者を除く）。後からナレッジベース／上位ドキュメントの権限を修正しても、当該ドキュメントの権限設定は変更されず、チームの「プライベートドキュメント」として、チームの情報セキュリティ管理を強化します。

### 3. 安全アップ：安全透かしを強化、ナレッジベース全画面をカバーし、より包括的な情報保護を実現

| **Before 旧ナレッジベース**                                               | **After ナレッジベースのアップグレード後**             | **例えば 🌰**                                                                                            |
| ----------------------------------------------------------------- | -------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| 旧版の安全透かしはドキュメントコンテンツ画面のみに表示され、ナレッジベースのドキュメント構造やユーザー情報画面はカバーされていない | ナレッジベース全画面をカバーし、目次ツリー、ユーザー管理画面にも透かしを表示 | 営業マネージャーはドキュメント名にお客様の名前を表示名として記載して検索を容易にしますが、アップグレード後はドキュメント構造、ナレッジベース情報すべてに透かしを表示でき、情報セキュリティを保護できます。 |

旧ナレッジベースの「安全透かし」と「コピー禁止」は今回のアップグレードでも引き続き利用可能であり、同時に透かし機能を強化し、カバー範囲をナレッジベース画面全体に拡大しました。ドキュメント構造、スペース情報すべてに透かし保護が適用され、全方位の情報セキュリティ保護を実現します。

## 03 公開発行：企業の対外向け情報の安全な発信を効率的にサポート

ナレッジベースの<strong>「公開発行＋承認」機能</strong>を使用すると、DingTalkユーザーは組織外の連絡先や顧客にドキュメントを共有できるほか、ドキュメントをリンク化して対外的に発行することも可能です。ログイン不要でドキュメントの内容を閲覧できるため、企業情報の流通効率が大幅に向上します。

同時にリリースされた革新的機能<strong>「上司承認」は、国内で先駆けて開発・リリースされたドキュメント製品の機能です。</strong> コンテンツの安全管理力を保証するとともに、コンテンツ発行の審査効率も向上させます。DingTalkドキュメントを対外的に共有・発行する際にマイルストーンとなる革新的な体験を実現し、「効率」と「安全」の両立を真に実現します。

▲ 公開発行の使い方：DingTalkドキュメントに入る——ナレッジベースを選択——共有をクリック

▲ 企業の部門管理者は、設備の使い方ガイドやメンテナンス状況を「ナレッジベース」にアップロードして対外発行し、QRコードを生成して設備に貼り付けることで、問題があれば工場の設備で随時QRコードをスキャンして閲覧できます。コンテンツの更新は上司の承認が必要となり、情報漏洩を防ぎます。

▲ 製品の使い方ガイドを作成し、ユーザーが製品機能を素早く理解できるよう支援します。図はDingTalk公式がDingTalkドキュメントと公開発行機能を活用してヘルプガイドを構築した例です。ブラウザでアクセスするだけでガイドの内容を閲覧でき、簡単で便利、エンジニア不要でページを構築できます。

## ナレッジベースの使い方

* PC版の使用入口：DingTalkを開く——左側のナビゲーションから「DingTalkドキュメント」に入る——「ナレッジベース」をクリック。

* モバイル版：DingTalkクライアントを開く — 下部メニュー「その他」 — 「ドキュメント」を開く — クリック — 「ナレッジベース」— クリック —\[+]で作成可能。