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# 流程触发条件与执行动作一览
> 要使自动化流程满足您的需求，合理配置流程触发条件和执行动作必不可少，本文将介绍触发条件和执行动作的详细内容。
## 1 概述
要使自动化流程满足您的需求，合理配置流程触发条件和执行动作必不可少，本文将介绍触发条件和执行动作的详细内容。
## 2 使用方法
创建一个新的自动化流程，可以在左侧看到触发条件和执行动作的配置页面。
### 2.1 触发条件包括：
“创建记录时”、“记录变更时”、“新增或修改的记录满足条件时”、“点击按钮时”、“表单提交时”、“定时触发”、“接收到数据时”。
### 2.2 执行动作超100+节点，满足各种场景实现的需求
我们正在不遗余力的响应用户的声音，不仅实现了端内的场景拉通，也在积极接入更多场景延展力
* 和DingTalk端内的产品打通更丝滑了，发起OA审批、创新更新TB任务、创建&生成文档等、发送企业邮件等；
* AI能力也更丰富了，支持调用AI助理、知识学习&检索、创意内容生成，还支持coze、百练等平台工作流；
* 也接入了更多三方的场景能力，高德地图、万物易源、1688、企业百科等。
## 3 详细说明
### 3.1 触发条件
#### 3.1.1 创建记录时
当某个数据表中新增了纪录时触发
添加同时需要满足的条件，可以对触发条件进一步约束。
**注意**：点击「新增」时，新增的是空白行，所有字段的值都为空。如果后续执行动作引用了「创建记录」中除系统字段（创建人、更新人、创建时间、更新时间）外的任何字段，其引用的值实际为空，会导致后续执行动作报错。
适用于数据表新增一条记录后，触发下一步操作的场景，比如：当有新纪录添加时，自动通知对应的负责人。
#### 3.1.2 记录变更时
当指定的字段内容发生变更时，即可触发后续执行动作。
添加同时需要满足的条件，可以对触发条件进一步约束。
不支持关注变更的字段：按钮、自动编号、创建人、创建时间，以及由人员字段扩展出的字段。
适用于某一字段内容变化时触发操作的场景，如：任务进展变更为“已完成”时，自动通知对应负责人。
#### 3.1.3 新增或修改的记录满足条件时
当新增或修改的记录满足特定条件时，会触发后续操作。但已有的记录即使满足条件，也不会触发。
除按钮字段外，所有其他字段类型均可用于设定这些条件。
**注意**：只有在您设置的字段发生变更，且满足条件时才会触发，其他字段的更改不会触发此流程。这也是“新增或修改记录满足条件”与“记录变更时”的区别。若需监控任意字段变动并对特定字段值有要求，请选择“记录变更时”作为触发条件。
#### 3.1.4 点击按钮时
当在AI表格中点击按钮时，将触发后续执行动作。
这里的“按钮”包括数据表中的按钮字段以及消息卡片底部按钮。
适用于人员判断操作以触发执行动作的场景，如：上级审核后，发送批准通知。
#### 3.1.5 表单提交时
当在AI表格中提交了新的表单纪录时，触发后续执行动作。
添加同时需要满足的条件，可以对触发条件进一步约束。
「表单提交时」相比较「创建记录时」，不同之处在于增加新纪录的方式不同，因此也更容易避免引用空值所触发的报错。
#### 3.1.6 定时触发
在特定的时间触发后续执行动作。
您可以自定义日期、时间及是否重复执行该操作。
**注意**：若设置每月31日触发且频次为每月重复，而下个月没有31日，则该月将跳过不触发。同理，针对2月份，如果设定的日期在该月不存在，则2月不会触发自动化流程。
适用于需要周期性或重复执行的场景。如：每周检查项目进度。
#### 3.1.7 接收到数据时
设置webhook，实时接收内外部系统应用的数据 ，可实现不同AI表格间、外部系统与AI表格间的数据联动和同步。
外部系统变更后，可通过发送HTTP 请求（POST）至AI表格自动化流程。一旦接收到该请求，AI表格自动化流程将触发相应的执行动作。
具体请参照：【Webhook】接收到数据时操作指南
### 3.2 执行动作
#### 3.2.1 发送DingTalk消息
自定义消息内容，通过机器人发送给指定用户或群。
可以使用个人用户或自动化助手的身份发送。
消息会以卡片形式发送，您可自定义卡片的标题和内容，并引用AI表格中的字段。此外，支持添加图片附件和按钮。
#### 3.2.2 新增记录
在数据表中新增一行记录。可通过“设置字段值”自定义各字段的内容。
以下字段类型不支持设置：自动编号、查找引用、按钮、单向关联、双向关联、关联引用、创建人、更新人、创建时间、最后更新时间，以及需计算的公式字段和从人员字段扩展出的字段。
另外，若附件、条码、地理位置字段限定为仅移动端可操作，则这些字段也无法设置。
#### 3.2.3 更新记录
在数据表中修改指定记录。
* 可以更新全部记录，也可以设置筛选条件来修改符合条件的特定记录。
* 如果“修改记录”操作与前序步骤使用相同的数据表，还可以选择前序步骤中的对应记录进行修改。
* 可同时修改记录中的多个字段，通过点击“设置字段值”来定义每个字段的新内容。
以下字段类型不支持设置：自动编号、查找引用、按钮、单向关联、双向关联、关联引用、创建人、更新人、创建时间、最后更新时间，以及需计算的公式字段和从人员字段扩展出的字段。
另外，若附件、条码、地理位置字段限定为仅移动端可操作，则这些字段也无法设置。
#### 3.2.4 查找记录
根据条件查找记录，查找结果可以在后续动作中使用。
* **设置筛选条件**：筛选出所有符合特定条件的记录（行）。
* **设置查找内容**：指定您希望在后续步骤中引用的字段。
要注意，“查找记录”是一个中间步骤，不能作为自动化流程的最后一步。
当使用查找引用字段作为筛选条件时，仅支持等于、包含、是否为空等逻辑条件，适用于文本或数字类型的值搜索。如果查找结果依赖于复选框状态（如对勾），可能无法直接搜索到这些记录。建议将此类条件替换为可搜索的文本或数字值，或者通过公式将复选框状态转换为“true”、“false”等文本表示形式。
#### 3.2.5 条件分支
“条件判断”（即 if-else）是AI表格自动化工作流可执行的一个操作，通过自动判断条件是否满足来执行后续步骤。只需分别设置条件满足时和不满足时要执行的操作，就可以搭建出多个流程分支。
常见使用场景：
* 客户关系管理：根据客户信息或商机的进展状态执行不同的自动化操作。例如，判断客户公司的规模是否为大型公司，将客户信息录入“大型公司”“中小公司”等不同的数据表中。
* 库存管理：根据库存的状态或数量执行不同的操作。例如，当员工发起物品申领时，设定“库存数量大于申领数量”的条件，若条件满足，则正常通过申请，并更新剩余数量；若条件不满足，则告知申请者申领失败，并通过DingTalk发消息提醒库存管理者进行补货。
* 简历库去重新增：实现当候选人新增到面试阶段表时，自动检查简历库中是否已有该候选人，如果没有则自动添加到简历库。
#### 3.2.6 循环
AI表格自动化支持“循环”的逻辑。通过设定规则，它可以重复执行相同的操作，直到任务完成。
常见使用场景：
* 待办清单定向推送：每周查找状态为“进行中”的任务，并给对应的任务负责人分别发送消息提醒，消息中只包含自己所负责的任务信息。
* 面试记录数据隔离：针对所有当天已完成的面试，自动为每位面试官创建一条新记录用于记录面试结果，并发送消息邀请填写。面试官点击消息卡片中的按钮，可直接填写并记录在AI表格中，不会看到其他面试官的结果，也不会收到与自己无关的通知。
#### 3.2.7 HTTP 请求
通过 URL 发出网络请求，调用第三方平台来处理数据。
**注意：** 此功能较为复杂，可能需要具备一定的编程能力和AI表格搭建经验才能充分利用。
#### 3.2.8 日程
基于AI表格的内容，在自动化流程中创建日程，可直接设置日程标题、开始与结束时间及参与人等。
**注意：** 通过自动化创建的日程默认提前5分钟提醒，此设置在自动化配置界面不可更改，需手动在日历的日程详情中调整。
通过输入日程 ID，可以删除之前创建的DingTalk日程。日程ID可通过引用「创建DingTalk日程」的步骤变量来获取，建议：
* 在AI表格中添加一个文本字段，命名为“日程ID”。
* 在自动化流程中，于“创建日程”步骤后增加“更新记录”，将生成的日程ID保存至AI表格，以便后续使用。
#### 3.2.9 其他
其他业务应用的功能不再一一列举，具体使用问题请咨询连接平台。