> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://help.dingtalk.io/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # 行政人员：从费时费力到高效灵活三招提升行政工作效率 > 行政人员效率指南：用钉钉文档一键生成长图海报、用钉钉表格多人在线收集信息、用 AI 听记自动生成会议纪要，三大场景告别重复劳动、大幅提升行政工作效率。作为行政人员，工作经常情况多变、杂乱繁琐。大到举办一场公司活动，小到进行问卷调研，还有日常通知、信息收集、各种会议等等。工作中琐碎的事情多不胜举，用好钉钉文档这三个工具，可以让你的工作高效率、高质量完成。 ## 场景一｜日常通知：一键get长图海报公司日常活动 or 通知太多？每次总是以文字形式通知，时间久了大家都觉得没新意。想要做一份好看的海报既花费时间、要学的作图工具还太多，耗时又耗力。使用钉钉文档制作海报，不会做图软件也能快速搞定，高效省时互不误：当需要制作一份海报时，可以先创建一篇钉钉文档，并将图文内容填充进去，在页面设置中关闭标题栏和信息栏，设置好背景色。根据需求也可以插入地图、分栏、高亮块等，最后选择导出-生成长图，一份简单上手的长图海报就完成了。

了解更多：如何使用钉钉文档制作分享海报 ## 场景二｜信息收集：只需一张钉钉表格行政工作者经常需要负责信息收集工作，如：收集活动信息、处理建议反馈、资产出入库登记等。这些工作人工一遍遍收集登记整理，低效且重复。用钉钉表格收集信息，可多人同时在线编辑，信息实时更新，一些需要及时反馈的信息收集更快速便捷。你可以根据不同的使用场景，创建或使用模板库里的表格，当需要收集信息时，大家可以在钉钉或者浏览器上，与组织内他人完成在线编辑填写，同时表格可以自定义设置权限，保证数据安全不泄露。

## 场景三｜会议繁多：AI听记自动生成文字纪要日常各类会议繁多，手写纪要跟不上节奏，会议录音整理起来费时麻烦，又怕错过重要会议信息？使用钉钉文档「AI听记」功能，可以轻松帮你解决这一难题。会议开始前，新建一篇文档（可直接选用模板库中的会议纪要模板），在上方导航栏选择“插入”-“AI听记”，右侧的窗口中点击“开始录音”即可解放双手。录音开始后，将会实时将录音转文字，被转换的文本会根据内容自动分段，单击可将文本添加至文档，看不懂的文字信息双击即可播放原音，从此告别手写会议纪要。