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# 高效会议：钉钉文档实践方法，摆脱低效会议

> 以文档驱动的高效会议方法论：会前共同填报议题文档、会中多人实时评论协作、会后 AI 听记沉淀结论与待办，让会议时间缩短一半、结论可追溯、行动有人跟。

职场中最高效的工作交流莫过于召开会议了。然而现实中大多数人对开会的评价却是：“最讨厌开会了！”“会议真是一件低效无聊又没有结果的事”……**一场有效的会议一定是有目标有结果的**。一次会议不应该只是一次日程安排，而是<strong>有议题</strong>、<strong>有方案</strong>和<strong>有结果输出</strong>的工作讨论，且会议结论要通过“**写下来**”的方式去落地，在后续会议上进行跟进。

为摆脱低效会议，【钉钉】结合了内部的实操经验与钉钉功能的深度应用，探索出一种高效的开会方式。

**一张图了解「钉钉高效会议使用方法」**

<img src="https://alidocs.oss-cn-zhangjiakou.aliyuncs.com/a/pP4ZyKnjqsaN8xKj/70887f5ba1b34f1d92a298fcd085cf470521.png" referrerPolicy="no-referrer" alt="imag.png" />

回顾我们之前的开会，现在基于文档，掌握钉钉高效会议的使用方法可以帮我们解决：

|        | **Before**                                    | **After**                                                |
| ------ | --------------------------------------------- | -------------------------------------------------------- |
| **会前** | 发起人：会议议题不清晰<br />参会人：会议内容无预期                  | 发起人:  通过文档驱动会前准备<br />参会人：会前即可阅读会议相关文档并提问                |
| **会中** | 发起人：朗读式开会，容易被打岔<br />参会人：陷入你一句我一句低效讨论，部分参会者走神 | 发起人与参会人针对会前提出议题有序讨论，<br />现场明确结论并指派任务                    |
| **会后** | 会后结论不清晰或不认同                                   | 会议过程、会议结论通过文档沉淀，会后可追溯、任务进度可有序管理，有效防止会议决议不了了之，或者执行过程推诿扯皮。 |
| **用时** | 会议用时 2 小时（按 2 小时会议计算）                         | 会议用时 1 小时                                                |

让我们通过以下的场景案例更深度的学习钉钉高效会议的使用方法：

## 场景：第二天10:00-12:00开一场文档功能讨论会

> 小翊是钉钉文档的产品经理，需要在第二天早上10:00-12:00和各业务负责人召开一场钉钉文档功能的讨论会

## | 会前准备

### 创建议题文档，收集议题

小翊创建一篇「议题收集文档」，发起人与参会人员共同将议题汇总至文档中，并附上每个议题的相关链接，@相关人员，预估议题用时，并针对性的设置好相关文档阅读/编辑权限。

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> 如果你是第一次使用，我们也为你准备了 会议议题汇总模板 供你使用。

### 发起会议邀约

小翊通过钉钉日程发起会议邀约，选择参会人，在日程描述中附上已准备好的「议题文档」链接。并选择会议时间为第二天10:00-12:00，点击发送日程。同时生成会议群。

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## | 第二天：召开会议

### 10:00-10:10 默读文档，并评论疑问和建议

小翊将「议题收集文档」转发至会议群，并和大家约定默读文档时间及形式。参会人打开群内的文档，各自浏览文档，并在过程中，将阅读的疑问或者建议，通过文档评论功能，发布到对应于的位置。

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### 10:15-10:45 议题讨论环节

* 阅读完毕后，开始讨论环节。基于议题总文档中的顺序主持讨论，并记录相关要点，在讨论时可重点关注文档中与会者留下的评论。

* 如果涉及到异地会议，可以发起视频会议，会议发起人共享「议题文档」。

* 过程中可以通过AI听记功能，轻松且完善的将会议讨论过程内容记录下来，便于后续总结。

* 遇到关键的结论信息，重点记录，便于后续与大家明确。

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### 10:45-11:00 明确结论，分配待办任务

议题讨论结束，会议发起人将讨论过程中的重要结论再次明确，并记录的文档中。如果涉及到待办事项的，可以在文档中创建待办任务，并@相关人员及完成时间，文档会自动为相关人员创建待办任务，便于后续跟踪。

<img src="https://alidocs.oss-cn-zhangjiakou.aliyuncs.com/res/LvBPlNo1gQABndG8/img/8d1ed423-bbb6-4e70-a29f-30ab7f4a5ae3.png" referrerPolicy="no-referrer" alt="image.png" />

## | 会后：分享文档给相关同事

会议过程时间紧张，会议发起人可以会后可以根据AI听记功能记录的过程，详细的整理会议记录。并将文档的分享给相关的同事或会议群，分享时设置好相关的权限。避免未到场的同事，不了解会议的相关情况，导致重要的事情遗漏。并通知相关有待办任务同事更新任务状态，做到事事有回音。

钉钉高效会议使用方法，实现了钉钉视频会议、钉钉文档、待办、日历产品之间的功能高度融合。以下是我们总结出的「钉钉高效会议」发挥高效作用的亮点功能：

* 视频会议模式下支持屏幕共享，方便主持人把控会议进程；

* 强大的文档功能，与钉钉深度融合，支持设定分层大纲、生成待办、@相关负责人、插入在线文档及设置提醒等；

* 在文档特定位置针对性评论，精准定位问题，高效激发讨论；

* AI听记，录音实时转文字，让你专注于交流、讨论和思考；

* 可针对性设置文档权限，有效控制文档的查看范围，确保会议的信息安全。