Mengelola data formulir

​

1. Petunjuk operasi

​

2. Prasyarat operasi

• Hanya Admin Persetujuan yang dapat melakukan desain proses, jadi Anda harus menjadi Admin Persetujuan terlebih dahulu.

Pengguna non-Admin Persetujuan: buka DingTalk Persetujuan OA, klik [Pengaturan], klik [Buat Formulir persetujuan], klik [Ajukan izin Admin], lalu klik “Kirim”. Setelah Admin menerima pengingat Persetujuan yang tertunda dan menyetujuinya, Karyawan terkait akan otomatis memperoleh izin Admin Persetujuan.

​

3. Langkah operasi

​

1. Masuk ke pengelolaan data formulir

Klik [Kelola Formulir persetujuan] di kanan atas – [Pengelolaan data formulir] untuk mengelola data.

​

2. Kueri dan ekspor data

Data dapat dicari berdasarkan nama Formulir, status Persetujuan, pengaju, Angka Persetujuan, waktu pengajuan, dan waktu Selesai. Rentang waktu maksimum yang dapat dipilih adalah setengah tahun.

• Centang hasil kueri untuk memilih beberapa data atau pilih Semua, lalu klik “Ekspor Semua”.

​

3. Menghapus data

Setelah memfilter dan mencari, Anda dapat memilih Semua untuk Hapus, atau memilih sebagian data lalu klik “Hapus yang dipilih”. Setelah klik Hapus, akan muncul pop-up Konfirmasi dengan dua opsi: [Hanya hapus Formulir persetujuan] dan [Hapus dan kosongkan data Asosiasi].

• Hanya hapus Formulir persetujuan: hanya menghapus Formulir persetujuan tanpa menghapus data sistem yang berasosiasi. Contoh: saat menghapus Persetujuan pengajuan cuti, mode ini tidak memengaruhi cuti yang sudah diajukan. Tanggal cuti yang sudah diajukan tidak dapat diajukan kembali.
• Hapus dan kosongkan data Asosiasi: menghapus Formulir persetujuan sekaligus menghapus data sistem yang berasosiasi. Contoh: saat menghapus Persetujuan pengajuan cuti dengan mode ini, cuti yang sudah diajukan sebelumnya akan dipulihkan sehingga dapat diajukan kembali. Data sistem yang telah dihapus tidak dapat dipulihkan.

Karena tindakan Hapus berdampak besar, Anda harus mengonfirmasinya dengan Tanda tangan pribadi. Setelah Berhasil dihapus, Anda dapat memeriksanya di [Log Aktivitas] – [Rekam penghapusan].

​

4. Alihkan data

Ketika Formulir persetujuan tertentu mengalami Error — misalnya pemberi persetujuan belum mengatur delegasi Persetujuan sebelum cuti — Admin dapat melakukan alihkan di [Pengelolaan data] – [Lainnya] untuk mengalihkan Formulir persetujuan yang sedang berjalan kepada pemberi persetujuan lain.

​

5. Unduh detail formulir persetujuan

Setelah klik lihat untuk masuk ke detail Formulir, klik “Unduh” di kanan atas untuk mengunduh PDF Formulir saat ini ke perangkat lokal sebagai arsip.

​

6. Log Aktivitas

Di Admin Console pada [Pengelolaan data] – [Log Aktivitas], Anda dapat memeriksa Rekam “Ekspor”, “Cetak”, “Hapus”, “pembersihan cache Lampiran”, “sinkronisasi templat”, dan lainnya.

​

7. Serah terima proses

1. Serah terima proses Persetujuan

Ketika posisi Pengguna berubah atau Pengguna resign, di Admin Console pada [Serah terima proses], Anda dapat secara massal Ganti “pemberi persetujuan yang ditetapkan” dalam proses Persetujuan dengan “pemberi persetujuan yang ditetapkan” lain untuk menyelesaikan perubahan pemberi persetujuan dengan cepat. Pilih tipe lain seperti manajer atau Peran; setelah pengaturan manajer dan Peran diganti, pemberi persetujuan yang telah ditetapkan dalam proses Persetujuan juga akan otomatis ikut terganti.

2. Serah terima Formulir persetujuan tertunda

Formulir persetujuan yang sudah diajukan dan sedang dalam proses Persetujuan harus dialihkan secara massal melalui [Serah terima Formulir persetujuan tertunda]. Hal yang perlu diperhatikan:

• Serah terima Formulir persetujuan tertunda hanya dapat dilakukan ketika alur telah mencapai node yang perlu diserah-terimakan. Jika belum mencapai node tersebut, Formulir tidak akan muncul di daftar tertunda.
• Untuk Formulir persetujuan yang menggunakan Peran atau manajer sebagai pemberi persetujuan, yang sudah diajukan dan sedang dalam Persetujuan, tetap harus dilakukan Serah terima Formulir persetujuan tertunda. Pemberi persetujuan tidak akan otomatis ikut terganti hanya karena penyesuaian Peran atau manajer departemen.

​

8. Pengelolaan lampiran

Klik [Pengelolaan kapasitas Lampiran]. Saat pertama kali masuk, Anda perlu menyinkronkan data terlebih dahulu.