Panduan cepat untuk Admin

1. Pengenalan fitur

DingTalk Attendance adalah alat manajemen absensi yang profesional dan cerdas. Fitur ini menyediakan solusi menyeluruh yang mencakup absensi, cuti, dan lembur, sehingga membantu Organisasi meningkatkan efisiensi manajemen absensi secara efektif. DingTalk Attendance memungkinkan Admin mengonfigurasi aturan absensi, cuti, dan lembur karyawan secara kustom di Admin Console. Karyawan mengikuti aturan yang ditetapkan Organisasi untuk absen, mengajukan lembur, dan melakukan operasi lainnya di DingTalk Attendance. Sistem akan otomatis merekam data absensi karyawan.

2. Skenario penggunaan

Absensi harian Organisasi: merekam jam masuk dan pulang karyawan, keterlambatan, dan pulang lebih awal.
Absensi lapangan: skenario absen di lokasi non-tetap, membantu Organisasi memantau kehadiran tim secara efektif.
Manajemen industri ritel: mengelola data absensi toko multi-lokasi secara terpusat.
Penjadwalan shift fleksibel: cocok untuk tim proyek atau pekerja lepas.
Manajemen lembur: menghitung durasi lembur untuk memudahkan persetujuan dan cuti pengganti.
Skenario lain yang memerlukan absensi.

3. Alur operasi

Dua cara untuk membuka Admin Console manajemen absensi:

Buka halaman Admin Console > Workbench > Kelola Aplikasi, temukan aplikasi Attendance (atau cari Attendance di kotak pencarian di bagian atas DingTalk Admin Console), lalu klik Masuk untuk membuka backend aplikasi.

Pintu masuk Admin Console manajemen absensi — Contoh halaman masuk ke Admin Console manajemen absensi

Buka DingTalk versi desktop, lalu temukan aplikasi Attendance melalui Workbench (atau cari Attendance di kotak pencarian di pojok kanan atas) untuk masuk ke backend Attendance.

Langkah masuk ke backend Attendance — Contoh langkah masuk ke backend Attendance

⚠️ Yang perlu diperhatikan:Setelah masuk ke backend Attendance, Anda akan melihat antarmuka berikut (Catatan: karena perbedaan Izin manajemen, antarmuka yang Anda lihat mungkin sedikit berbeda).

Halaman backend Attendance — Contoh halaman backend Attendance

Ringkasan absensi: lihat jumlah karyawan yang absen dan beberapa pintasan ke pengaturan absensi.
Manajemen grup absensi: buat grup absensi baru, atur anggota grup, tipe absensi, metode absen, dan lain-lain.
Manajemen shift: tambahkan shift, atur waktu shift, dan atur absen fleksibel.
Manajemen penjadwalan shift: edit jadwal shift untuk grup absensi berbasis shift.
Manajemen aturan absensi: atur aturan lembur, aturan keluar, perjalanan dinas, aturan absen susulan, dan aturan lainnya.
Manajemen cuti: atur aturan pemberian cuti dan ubah saldo cuti karyawan.
Statistik kehadiran: lihat dan ekspor data absensi karyawan Organisasi, serta kelola laporan absensi.
Analisis absensi: lihat status absen karyawan, misalnya jumlah karyawan yang absen, tingkat kehadiran, jumlah karyawan yang cuti, dan lain-lain.
Konfirmasi absensi: unggah tabel absensi Excel dan kirimkan kepada karyawan untuk dikonfirmasi.
Otomatisasi absensi: hubungkan data absensi dengan berbagai Aplikasi untuk mengotomatiskan alur kerja.
Operasional absensi: jika karyawan tidak dapat absen, belum dijadwalkan, atau memiliki pertanyaan tentang statistik kehadiran, Anda dapat mengatur kontak Admin atau supervisor.
Manajemen mesin Absensi: tambahkan atau kelola mesin Absensi yang terhubung ke Organisasi Anda, ubah nama perangkat, lihat kode SN, dan lain-lain.

4. Memulai dengan Attendance

Attendance terutama mencakup manajemen shift, manajemen grup absensi, manajemen aturan absensi, manajemen cuti, dan manajemen data. Ikuti 5 langkah berikut untuk memulai manajemen absensi dengan cepat.

Manajemen shift

DingTalk Attendance memungkinkan Admin mengatur shift, yaitu menetapkan jam masuk dan pulang harian serta aturan absen. Setelah diatur, shift dapat diterapkan pada grup absensi.

Alur operasi

Buka halaman DingTalk versi desktop > Workbench > Attendance > Manajemen shift, lalu klik Tambah shift untuk mulai membuat shift baru (jika Organisasi sudah memiliki shift, Anda juga dapat mengklik Edit untuk masuk ke halaman modifikasi). ⚠️ Yang perlu diperhatikan: Penanggung jawab shift dapat menghapus dan memodifikasi shift miliknya. Default-nya adalah pembuat shift, dan Admin lain dapat ditambahkan untuk manajemen bersama.

Langkah menambah shift — Contoh langkah menambah shift

Menambah shift meliputi hal berikut

⚠️ Yang perlu diperhatikan:

Penanggung jawab shift: penanggung jawab shift dapat menghapus dan memodifikasi shift miliknya. Default-nya adalah pembuat shift, dan Admin lain dapat ditambahkan untuk manajemen bersama.
Mengatur periode absen: absen di luar periode absen tidak dihitung sebagai kehadiran.
Pulang terlambat, keesokan harinya boleh datang terlambat: jika pulang terlalu larut pada hari sebelumnya, karyawan boleh datang terlambat pada hari berikutnya. Fitur ini hanya mendukung absen di dalam kantor pada absensi shift tetap.
Jam kerja shift: statistik jam kerja absensi serta statistik cuti, perjalanan dinas, dan keluar akan mengacu pada waktu ini.
Atur informasi dasar: Anda perlu mengatur nama shift dan penanggung jawab.
Atur waktu absensi shift: Anda dapat mengatur beberapa kali jam masuk-pulang atau satu kali jam masuk-pulang beserta periode absen. Absen di luar periode absen tidak dihitung sebagai kehadiran.

Halaman pengaturan waktu absensi shift — Contoh halaman pengaturan waktu absensi shift

Atur absen fleksibel.

Tipe fleksibel	Deskripsi
Izinkan datang terlambat & pulang lebih lambat, datang lebih awal & pulang lebih awal	Jika datang terlambat saat masuk kerja, boleh pulang lebih lambat; jika datang lebih awal, boleh pulang lebih awal. Fitur ini belum mendukung absen 4 kali sehari.
Datang terlambat & pulang lebih awal dalam beberapa menit tidak dianggap Error	Dapat mengatur berapa menit datang terlambat saat masuk atau pulang lebih awal saat pulang yang tidak dihitung sebagai keterlambatan/pulang lebih awal.
Pulang terlambat, keesokan harinya boleh datang terlambat	Jika pulang terlalu larut pada hari sebelumnya, karyawan boleh datang terlambat pada hari berikutnya.

Dapat mengatur berapa menit keterlambatan dihitung sebagai keterlambatan berat/mangkir karena terlambat.

Halaman pengaturan menit keterlambatan — Contoh halaman pengaturan menit keterlambatan yang dihitung sebagai keterlambatan

Manajemen grup absensi

DingTalk Attendance mengelola absensi berdasarkan unit “grup absensi”. Ikuti langkah berikut untuk mengedit aturan absensi.

Alur operasi

Buka halaman DingTalk versi desktop > Workbench > Attendance > Manajemen grup absensi, lalu klik Tambah grup absensi untuk mulai membuat grup absensi baru (jika Organisasi sudah memiliki grup absensi, Anda juga dapat mengklik Edit untuk masuk ke halaman modifikasi).

Langkah menambah atau memodifikasi grup absensi — Contoh langkah menambah atau memodifikasi grup absensi

Pengeditan aturan absensi meliputi hal berikut

Atur informasi dasar: Anda perlu mengatur nama grup absensi, penanggung jawab, anggota yang mengikuti absensi, dan lain-lain.
Atur tipe absensi: DingTalk Attendance menyediakan 4 tipe absensi. Pilih dan atur sesuai kebutuhan, lalu pilih shift kerja.

Tipe absensi	Deskripsi	Cakupan penggunaan
absensi shift tetap	Atur jam masuk dan pulang yang tetap. Karyawan masuk dan pulang sesuai waktu yang tetap.	Misalnya lembaga publik, manufaktur, dan sektor keuangan dengan sistem kerja kantor.
absensi berbasis shift	Jadwalkan shift secara terpisah untuk karyawan. Karyawan masuk dan pulang sesuai shift yang dijadwalkan.	Misalnya pabrik dan toko dengan sistem rotasi shift.
absensi shift fleksibel	Tidak ada jam masuk dan pulang yang tetap. Karyawan absen bebas dalam rentang waktu yang ditentukan.	Misalnya pekerja sementara dan paruh waktu dengan pekerjaan yang fleksibel.

Atur metode absen: DingTalk Attendance menyediakan 4 metode absen. Pilih dan atur sesuai kebutuhan.

Metode absen	Deskripsi	Cakupan penggunaan
absensi berbasis lokasi	Atur cakupan Lokasi. Karyawan absen setelah tiba di Lokasi yang ditentukan.	Memiliki Lokasi Kerja tetap.
Absensi Wi-Fi	Atur jaringan Wi-Fi tertentu. Karyawan absen setelah terhubung ke Wi-Fi yang ditentukan.	Memiliki Wi-Fi kantor tetap.
Absensi mesin Absensi	Atur mesin Absensi DingTalk. Karyawan absen melalui mesin Absensi.	Memiliki Lokasi Kerja tetap dan sudah terpasang mesin Absensi.
Zhidian · absensi Bluetooth	Karyawan absen setelah terhubung ke Bluetooth mesin Absensi dalam cakupan Bluetooth yang ditentukan.	Memiliki Lokasi Kerja tetap dan sudah terpasang mesin Absensi Bluetooth pintar.

Pelajari selengkapnya tentang Perbedaan 4 metode absen (Lokasi, Wi-Fi, Zhidian · Bluetooth, mesin Absensi)

Pengaturan absensi lainnya: Anda juga dapat mengatur lebih banyak aturan absensi untuk grup absensi, termasuk aturan lembur, absensi lapangan, absen di hari libur, aturan absen susulan, absen dengan foto, absen dengan pengenalan wajah, dan aturan lainnya.

Halaman pengaturan absensi lainnya — Contoh halaman pengaturan absensi lainnya

Manajemen aturan absensi

DingTalk Attendance juga menyediakan kemampuan manajemen aturan lembur, absen susulan, keluar/perjalanan dinas, dan aturan lainnya, sehingga Anda dapat mengelola berbagai aturan di Organisasi dengan mudah. Buka halaman DingTalk versi desktop > Workbench > Attendance > Manajemen aturan absensi, lalu klik aturan yang perlu diatur.

Nama aturan	Deskripsi
Aturan lembur	Dapat mengatur nama aturan lembur, cakupan grup absensi yang berlaku, metode perhitungan lembur, dan lain-lain.
Aturan keluar dan perjalanan dinas	Dapat mengatur nama aturan keluar dan perjalanan dinas, cakupan penggunaan, aturan absen, dan rentang waktu absen.
Aturan absen susulan	Dapat mengatur nama aturan, cakupan penggunaan, jumlah absen susulan, batas waktu absen susulan, dan tipe absen susulan.
Aturan lainnya	Dapat mengatur Daftar izin absensi, apakah harus absen saat kembali dari cuti atau meninggalkan tempat, definisi durasi setengah hari, aturan absen di luar grup absensi, dan apakah mengizinkan absen persetujuan dengan foto.

Halaman manajemen aturan absensi — Contoh halaman manajemen aturan absensi

Manajemen cuti

DingTalk Attendance juga menyediakan kemampuan manajemen cuti, sehingga Anda dapat mengelola berbagai tipe cuti di Organisasi dengan mudah.

Alur operasi

Buka halaman DingTalk versi desktop > Workbench > Attendance > Manajemen cuti. DingTalk Attendance telah menyediakan template cuti tahunan, cuti pribadi, cuti pengganti, dan lain-lain. Klik Edit untuk memodifikasi dan menggunakannya, atau klik Tambah aturan cuti untuk membuat tipe cuti baru.

Langkah menambah aturan cuti — Contoh langkah menambah aturan cuti

Pengeditan aturan cuti meliputi hal berikut

Informasi dasar: Anda perlu mengatur nama cuti, penanggung jawab, cakupan penggunaan, dan lain-lain.
Edit aturan pemberian: jika cuti bersifat terbatas, Anda juga perlu mengatur aturan pemberian cuti, yaitu menetapkan siklus pemberian, jumlah yang diberikan, dan lain-lain (cuti tanpa batas tidak memerlukan langkah ini).
Batasi durasi penggunaan cuti: dapat mengatur apakah cuti dapat diperpanjang setelah kedaluwarsa, durasi yang dapat dipertahankan setelah kedaluwarsa, dan pengingat sebelum cuti kedaluwarsa.

⚠️ Yang perlu diperhatikan:

Apakah berbayar: jika karyawan mengambil cuti berbayar, hari tersebut akan dihitung sebagai kehadiran dalam statistik kehadiran.
Unit minimum pengajuan cuti: jika memilih pengajuan cuti per jam, karyawan memilih waktu dengan unit minimum 1 jam, dan laporan absensi dihitung per jam.

Halaman pengaturan aturan cuti — Contoh halaman pengaturan aturan cuti

Manajemen data

DingTalk Attendance akan otomatis merekam data absensi karyawan Organisasi. Anda dapat melihat dan mengelolanya dengan mudah di Admin Console Attendance. Statistik kehadiran: buka halaman DingTalk versi desktop > Workbench > Attendance > Statistik kehadiran. Anda dapat melihat dan mengekspor data absensi karyawan. Jika hasil absen karyawan salah, Anda dapat memodifikasi hasil Error secara manual.

Halaman melihat dan mengekspor laporan absensi — Contoh halaman melihat dan mengekspor laporan absensi

Mulai cepat

Ikhtisar produk

Panduan admin

Metode absen

Anti-kecurangan dan keamanan

Statistik dan laporan

Penjadwalan shift

FAQ absensi

1. Pengenalan fitur

2. Skenario penggunaan

3. Alur operasi