Ikhtisar Buku Panduan Admin

​

1. Pengenalan produk

Persetujuan OA DingTalk adalah aplikasi resmi DingTalk yang menyediakan produk Persetujuan OA siap pakai. Melalui pengaturan sederhana, Anda dapat memenuhi kebutuhan persetujuan harian organisasi secara fleksibel, meningkatkan efisiensi manajemen tim dan bisnis, membantu organisasi menerapkan berbagai standar manajemen, serta mengurangi risiko operasional perusahaan.

​

2. Petunjuk penggunaan

​

2.1 Menjadi admin persetujuan

Super Admin DingTalk secara default memiliki seluruh izin operasi persetujuan. Non-Super Admin yang ingin memperoleh izin untuk mengedit formulir, membuat formulir baru, mengekspor seluruh data, dan lainnya perlu memperoleh izin operasi Sub Admin persetujuan terlebih dahulu. Ada dua cara untuk menjadi Sub Admin persetujuan:

​

1. Super Admin menetapkan Sub Admin persetujuan

1.1 Melalui ponsel

Buka Kontak, temukan organisasi Anda, ketuk “Kelola” untuk masuk ke halaman manajemen organisasi, ketuk “Pengaturan Admin” → ketuk “Atur Sub Admin”. Isi nama grup manajemen, tambahkan pengguna yang perlu diberi izin, lalu tetapkan cakupan pengelolaan. Berikan izin, lalu centang Persetujuan OA di bagian izin Aplikasi mikro. Terakhir, ketuk “Simpan”.

1.2 Melalui komputer

Buka browser lalu masuk ke Admin Console DingTalk, atau unduh dan instal DingTalk versi desktop dari situs resmi, lalu klik ”···” di kiri bawah beranda desktop untuk membuka Admin Console. Di bilah navigasi kiri, buka [Keamanan & Izin] → Kelola izin, lalu buka halaman Grup Manajemen dan klik “Tambah Grup Manajemen”. Isi nama grup manajemen, pilih pengguna yang perlu diberi izin, lalu atur cakupan pengelolaan sesuai kebutuhan. Saat memberikan izin, centang Persetujuan OA di bagian izin Aplikasi mikro, lalu klik “Simpan”.

​

2. Mengajukan permohonan menjadi Sub Admin persetujuan

2.1 Melalui ponsel

Bagi non-admin persetujuan, buka Persetujuan OA DingTalk, ketuk “Pengaturan”, ketuk “Buat Formulir persetujuan”, ketuk “Ajukan izin Admin”, lalu ketuk Kirim. Setelah Admin menerima notifikasi persetujuan dan menyetujuinya, karyawan terkait otomatis memperoleh izin Admin persetujuan.

2.2 Melalui komputer

Buka Persetujuan OA DingTalk, klik “Buat Formulir persetujuan” di kanan atas, klik “Ajukan izin Admin”, lalu klik “Kirim”. Setelah Admin menerima notifikasi persetujuan dan menyetujuinya, karyawan terkait otomatis memperoleh izin Admin persetujuan.

​

2.2 Pengaturan dan pengelolaan Formulir persetujuan

​

1. Masuk ke Admin Console

1.1 Masuk ke Admin Console melalui browser

Admin persetujuan dapat masuk ke Admin Console DingTalk, lalu klik [Persetujuan] di beranda.

1.2 Masuk ke Admin Console melalui DingTalk versi desktop

Anda juga dapat mengunduh dan menginstal DingTalk versi desktop dari situs resmi, lalu klik “Workbench” dan temukan aplikasi “Persetujuan OA”. Klik “Kelola Formulir persetujuan” di kanan atas untuk masuk (entri ini hanya terlihat oleh pengguna dengan izin pengelolaan persetujuan).

​

2. Membuat Formulir persetujuan

2.1 Membuat Formulir persetujuan

Di halaman “Admin Console Persetujuan” - “Kelola Formulir”, klik “Buat Formulir persetujuan”. Anda dapat memilih templat dan langsung “Pratinjau” serta “Aktifkan”, atau memilih “Buat dari kosong”.

2.2 Mengedit Formulir persetujuan

Di halaman “Admin Console Persetujuan” - “Kelola Formulir”, klik “Edit” di kolom tindakan formulir.

​

3. Mengatur Formulir persetujuan

3.1 Pengaturan dasar

Pengaturan dasar mencakup ikon, nama formulir, siapa yang dapat mengajukan, dan informasi dasar lainnya.

3.2 Pengaturan formulir

Atur konten formulir persetujuan, yaitu konten yang dapat dilihat dan perlu diisi saat mengajukan persetujuan.

1. Pustaka widget yang dapat ditambahkan

Mencakup berbagai widget seperti pilihan, angka, teks, dan tanggal. Klik atau seret widget di bilah kiri untuk menambahkannya ke formulir. Tekan lama dan seret widget untuk mengatur urutan secara bebas.

2. Grup widget yang dapat ditambahkan

Persetujuan DingTalk juga menyediakan grup widget absensi/HR seperti pengajuan cuti, lembur, rekrutmen, dan resign; grup widget keuangan seperti reimbursement dan pembayaran; grup widget hukum seperti kontrak dan penggunaan stempel. Grup widget ini terhubung dengan sistem Absensi/HR Cerdas/Keuangan Cerdas/Kontrak Cerdas, sehingga saat menggunakan persetujuan dengan grup widget, data absensi, rekrutmen/resign, reimbursement/pembayaran, dan kontrak/stempel karyawan otomatis tersinkron ke sistem terkait. Anda dapat mengklik atau menyeret grup widget yang dibutuhkan untuk menambahkannya, lalu mengatur grup widget di panel kanan. Satu formulir hanya dapat menambahkan satu grup widget.

3. Pengaturan dasar

Pengaturan dasar umumnya mencakup: judul widget, teks petunjuk, aturan widget (misalnya pengaturan opsi widget pilihan tunggal, pengaturan tipe widget tanggal), serta pengaturan apakah widget dicetak dan apakah wajib diisi.

3.3 Pengaturan proses

1. Area tengah adalah area desain proses yang menampilkan langkah proses secara intuitif. Klik + untuk menambahkan pemberi persetujuan, penerima CC, pelaksana, cabang kondisional, dan lainnya. Klik salah satu Langkah untuk mengaturnya di panel kanan. Mengatur pemberi persetujuan berarti menentukan siapa yang menyetujui pada Langkah tersebut, serta aturan alur saat persetujuan melibatkan banyak orang atau pemberi persetujuan kosong.

2. Tipe Langkah persetujuan

3. pemberi persetujuan, penerima CC, dan pelaksana mendukung pemilihan tipe berbeda untuk memenuhi berbagai kebutuhan alur persetujuan secara fleksibel.

4. Pengaju, pemberi persetujuan, penerima CC, dan pelaksana dapat mengatur izin operasi formulir.

5. Saat beberapa orang berpartisipasi di Langkah yang sama, mendukung persetujuan berurutan, tanda tangan bersama, tanda tangan salah satu, atau Voting.

5. Saat pemberi persetujuan diatur sebagai atasan, kepala departemen, Peran, dan sebagainya, mungkin terjadi pengaturan Kontak tidak lengkap sehingga tidak ada personel yang cocok. Anda perlu mengatur aturan alur untuk kondisi pemberi persetujuan kosong ini.

3.4 Pengaturan lanjutan

Pengaturan lanjutan mencakup beberapa aturan penggunaan pengaju dan pemberi persetujuan, tampilan formulir, serta aturan terkait Izin. Anda dapat menyesuaikannya sesuai skenario bisnis. Untuk detail, lihat >>> Admin masuk ke Pengaturan lanjutan.

3.5 Pratinjau & terbitkan

1. Pratinjau Formulir persetujuan

Setelah pengaturan selesai, klik [Pratinjau] di kanan atas; akan muncul sebuah Kode QR. Setelah ponsel memindai Kode QR, Anda dapat mensimulasikan perpindahan Peran, memilih kondisi berbeda, dan memverifikasi apakah Proses persetujuan berjalan sesuai harapan.

2. Terbitkan Formulir persetujuan

Setelah verifikasi lolos dan pengaturan sudah sesuai harapan, Anda dapat menerbitkan Formulir persetujuan. Klik [Terbitkan] di kanan atas. Anda dapat memilih untuk menyimpan Kode QR, menyalin Tautan, menambahkan ke Workbench, menambahkan ke grup, dan sebagainya, agar pengaju persetujuan dapat menggunakan Formulir persetujuan dengan lebih mudah.

​

4. Operasi formulir lainnya

1. Selain buat baru dan edit, satu Formulir persetujuan juga dapat disalin, dipindahkan, dinonaktifkan, dihapus, dan diurutkan.

​

5. Manajemen Grup

1. Mengurutkan formulir dalam Grup

Klik [Urutkan formulir] di kanan atas Grup. Arahkan kursor ke "" di depan formulir, lalu klik untuk menyeret formulir naik atau turun sesuai urutan yang diinginkan. Setelah selesai, klik [Simpan urutan].

2. Operasi Grup lainnya

Grup juga dapat diganti nama, dihapus, dan diurutkan.

​

2.3 Manajemen data

​

1. Kueri dan ekspor data

• Klik [Kelola Formulir persetujuan] di kanan atas → [Kelola Data Formulir] untuk melakukan manajemen data.

• Data dapat dicari berdasarkan nama formulir, status persetujuan, pengaju, nomor persetujuan, waktu pengajuan, dan waktu selesai. Rentang waktu maksimal setengah tahun.

• Centang hasil pencarian, pilih beberapa data atau semua, lalu klik “Ekspor Semua”.

​

2. Manajemen Lampiran

Klik [Kelola Kapasitas Lampiran]. Saat pertama kali masuk, Anda perlu menyinkronkan data terlebih dahulu.

​

3. Log Aktivitas

Di Admin Console, [Manajemen Data] - [Log Aktivitas], Anda dapat melihat catatan “Ekspor”, “Cetak”, “Hapus”, “Bersihkan Cache Lampiran”, “Sinkron Templat”, dan lainnya.

​

4. Serah terima alur

1. Serah terima Proses persetujuan

Ketika posisi karyawan berubah atau karyawan resign, di Admin Console [Serah Terima Alur] Anda dapat mengganti “pemberi persetujuan tertentu” yang diatur dalam Proses persetujuan secara massal dengan “pemberi persetujuan tertentu” lainnya untuk menyelesaikan pergantian pemberi persetujuan dengan cepat; Jika memilih tipe lain seperti atasan, Peran, dan sebagainya, setelah mengganti pengaturan atasan dan Peran, pemberi persetujuan yang diatur dalam Proses persetujuan juga otomatis ikut diganti.

2. Serah terima Formulir persetujuan yang menunggu

Formulir persetujuan yang sudah diajukan dan sedang dalam proses persetujuan perlu dialihkan secara massal melalui [Serah Terima Formulir Persetujuan yang Menunggu]. Perlu diperhatikan:

• Serah terima Formulir persetujuan yang menunggu hanya dapat dilakukan ketika alur telah mencapai Langkah yang perlu diserahterimakan; jika belum mencapai, tidak akan muncul di daftar menunggu;
• Untuk Formulir persetujuan yang sudah diajukan dan sedang dalam proses persetujuan yang mengatur Peran atau atasan sebagai pemberi persetujuan, juga perlu melakukan Serah Terima Formulir Persetujuan yang Menunggu, karena pemberi persetujuan tidak otomatis diganti akibat penyesuaian Peran atau manajer departemen;

​

5. Unduh detail Formulir persetujuan

Setelah klik Lihat untuk masuk ke detail formulir, klik “Unduh” di kanan atas untuk mengunduh PDF formulir saat ini ke lokal untuk pengarsipan.