Langsung ke konten utama

​
Cara memastikan Rapat penting berjalan lancar

​
Rapat penting

Definisi: Rapat dengan banyak peserta, misalnya lebih dari 100 orang, dengan skenario yang kompleks, atau Rapat penting yang dihadiri manajemen senior dan menuntut kualitas tinggi. Skenario umum: Rapat dewan, rapat strategi eksekutif, dan rapat tahunan perusahaan.

​
Persiapan untuk Rapat penting

​
Jadwal dan pengaturan rapat

  • Jadwalkan rapat lebih awal. Pastikan organisasi pemilik jadwal sudah benar agar manfaat organisasi yang diharapkan dapat digunakan.
  • Tambahkan Rapat Video ke jadwal. Klik Pengaturan Rapat dan sesuaikan sesuai kebutuhan, seperti izin gabung, pengaturan rekaman, dan bisu otomatis saat bergabung.
  • Kunci Rapat: Cocok untuk rapat dengan keamanan tinggi. Hanya anggota yang secara aktif dipanggil oleh Tuan Rumah yang dapat menjawab dan bergabung.
  • Ruang Tunggu: Cocok untuk rapat laporan. Secara default, anggota baru masuk ke ruang tunggu dan hanya dapat bergabung setelah disetujui Tuan Rumah.
  • Hanya anggota organisasi yang dapat bergabung: Cocok untuk rapat yang terbatas bagi anggota perusahaan. Hanya anggota dalam organisasi yang sama dengan Tuan Rumah yang dapat bergabung.
  • Untuk Rapat penting, tambahkan item Agenda di bagian bawah jadwal agar rapat tetap terarah. Setiap item Agenda dapat memiliki durasi diskusi.

​
Perangkat

  • Komputer: Konfigurasi minimum yang direkomendasikan: CPU i5 standar-voltase generasi ke-10, memori 16 GB, dan kartu grafis khusus 2 GB. Copot perangkat lunak yang tidak berkaitan, tunda pembaruan Windows, jaga laptop tetap terhubung ke daya, dan gunakan jaringan kabel bila memungkinkan.
  • Perangkat seluler: Gunakan perangkat kelas menengah-atas terkini yang umum. Jaga ponsel tetap terisi daya. Jika menggunakan data seluler, pastikan kuota cukup karena rapat mengonsumsi banyak trafik.
  • Perangkat rapat: Gunakan perangkat rapat bersertifikasi DingTalk bila memungkinkan. Periksa mikrofon, kamera, dan volume speaker. Gunakan layar kontrol rapat alih-alih pengontrol ponsel bila memungkinkan, dan utamakan jaringan kabel.
  • Periferal mikrofon: Gunakan Mikrofon bersertifikasi DingTalk bila memungkinkan. Periksa apakah dapat dinyalakan dan dimatikan, menangkap audio dengan normal, serta memiliki volume yang jernih dan sedang. Uji dari Dalam Rapat > Lainnya > Pengaturan > Audio.
  • Periferal kamera: Gunakan Kamera bersertifikasi DingTalk bila memungkinkan. Periksa apakah dapat dinyalakan dan dimatikan, menangkap video dengan normal, serta memberikan kualitas gambar yang jernih.

​
Jaringan

  • Gunakan jaringan yang stabil dan andal dengan bandwidth yang cukup, latensi rendah, dan tanpa kehilangan paket. Latensi ping domain publik sebaiknya di bawah 200 ms tanpa kehilangan paket.
  • Perkirakan total bandwidth sekitar 3 Mbps per peserta, terutama dengan mempertimbangkan penggunaan bandwidth egress internet publik.
  • Utamakan jaringan kabel jika perangkat mendukungnya.
  • Untuk Wi-Fi, evaluasi cakupan, kekuatan sinyal, dan stabilitas koneksi karena sinyal nirkabel rentan terhadap gangguan.
  • Uji firewall lebih awal untuk memastikan rapat dapat terhubung dengan normal tanpa gangguan serta dapat mengirim dan menerima audio, video, dan berbagi layar. Tambahkan alamat IP terkait DingTalk ke daftar izin bila diperlukan.

​
Skenario yang sering terjadi

  • Rapat lintas negara: Uji jaringan lokal dan pengalaman rapat perangkat lebih awal. Uji terjemahan Teks dari Lainnya > Teks, lalu atur Bahasa Sumber di Lainnya > Pengaturan > Teks untuk meningkatkan akurasi.
  • Berbagi layar: Jika peserta biasa tidak perlu berbagi, matikan Izinkan peserta berbagi sehingga hanya Tuan Rumah dan co-host yang dapat berbagi. Jangan gunakan perangkat berbagi untuk kontrol rapat. Matikan mode hemat daya dan layar mati otomatis untuk mencegah gangguan berbagi. Jika berbagi video, aktifkan Utamakan kelancaran video. Jika audio diperlukan, aktifkan Bagikan audio komputer.
  • Tata letak: DingTalk Meetings mendukung tata letak Standar, Pembicara, dan Galeri. Gunakan Sorot untuk Semua agar semua orang fokus pada pembicara tertentu.
  • Ketertiban rapat: Tuan Rumah dapat membisukan semua orang, membunyikan suara anggota satu per satu saat mereka berbicara, dan menguji audio. Jika orang asing bergabung atau mengganggu rapat, klik Keamanan di bagian bawah dan gunakan Jeda aktivitas peserta untuk membisukan semua orang serta menjeda berbagi hingga ketertiban pulih.
Untuk skenario kompleks seperti rapat tahunan perusahaan, DingTalk menyarankan Anda menghubungi dukungan guna mendapatkan layanan jaminan rapat profesional.

​
Rapat penting harian

Definisi: Rapat penting yang diadakan secara berkala, biasanya dengan peserta kurang dari 100 orang. Untuk Rapat penting harian, lakukan pemeriksaan dasar yang sama: kesiapan perangkat, uji mikrofon dan kamera, jaringan stabil, uji firewall, kepemilikan jadwal yang benar, uji rapat lintas negara bila diperlukan, kontrol berbagi layar, tata letak yang sesuai, dan pengelolaan ketertiban rapat yang dipimpin Tuan Rumah.