フォームデータの管理

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一、操作説明

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二、操作の前提

• プロセス設計は承認管理者のみ実行できるため、まず承認管理者になる必要があります。

承認管理者でない場合は、DingTalk OA承認を開き、【設定】→【承認フォームを作成】→【管理者権限を申請】の順にクリックし、「送信」をクリックします。 管理者が承認待ちリマインダーを受け取り承認すると、対象の社員に承認管理者権限が自動的に付与されます。

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三、操作手順

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1、フォームデータ管理を開く

右上の【承認フォーム管理】→【フォームデータ管理】をクリックしてデータを管理します。

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2、データの検索とエクスポート

フォーム名、承認ステータス、申請者、承認番号、申請日時、完了日時でデータを検索できます。期間の指定は最大 6 か月までです。

• 検索結果にチェックを入れ、複数のデータまたはすべてを選択し、「すべてエクスポート」をクリックします。

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3、データの削除

絞り込みや検索の後にすべて選択して削除できるほか、一部のデータを選択して「選択項目を削除」を実行することもできます。 削除をクリックすると確認ポップアップが表示され、次の 2 つのオプションから選択できます： 【承認フォームのみ削除】、【関連データもまとめて削除】

• 承認フォームのみ削除：承認フォームのみを削除し、関連システムのデータは削除しません。例えば休暇申請の承認を削除する際にこのモードを選択すると、申請済みの休暇には影響しません。 ただし、休暇申請済みの日付は再度申請できません。
• 関連データもまとめて削除：承認フォームと合わせて、関連システムのデータも削除します。例えば休暇申請の承認を削除する際にこのモードを選択すると、これまでに申請した休暇も再申請可能な状態に戻ります。 関連システムのデータは削除後、復元できません。

削除は影響が大きい操作のため、本人の署名による確認が必要です。 削除に成功すると、【操作ログ】→【削除ログ】で確認できます。

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4、データの転送

個別の承認フォームでエラーが発生した場合（例：承認者が休暇前に代理承認を設定していないなど）、管理者は【データ管理】→【その他】から転送操作を実行し、進行中の承認フォームを他の承認者に転送して処理を引き継ぐことができます。

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5、承認フォーム詳細のダウンロード

「表示」をクリックしてフォーム詳細を開いた後、右上の「ダウンロード」をクリックすると、現在のフォームを PDF としてローカルにダウンロードし保管できます。

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6、操作ログ

管理コンソールの【データ管理】→【操作ログ】で、「エクスポート」「印刷」「削除」「添付キャッシュのクリア」「テンプレート同期」などのログを確認できます。

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7、フロー引継ぎ

1） 承認フローの引継ぎ メンバーの異動や退職があった場合、管理コンソールの【フロー引継ぎ】から、承認フローに設定されている「指定承認者」を他の「指定承認者」に一括置換し、承認者の変更を迅速に完了できます。 その他のタイプ（マネージャー、ロールなど）を選択してマネージャーやロールの設定を置換すると、承認フローに設定されている承認者も自動的に置換されます。 2） 未処理承認フォームの引継ぎ 申請済みで承認中の承認フォームは、【未処理承認フォームの引継ぎ】から一括で転送する必要があります。 注意事項：

• 引継ぎ対象の承認ノードに到達している場合のみ、未処理承認フォームを引き継げます。未到達のものは未処理リストに表示されません。
• ロールやマネージャーを承認者として設定している場合、申請済みで承認中の承認フォームも 未処理承認フォームの引継ぎ が必要です。ロールや部門マネージャーの調整により承認者が自動的に置換されることはありません。

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8、添付管理

【添付容量管理】をクリックします。初回アクセス時は、まずデータの同期が必要です。