管理者マニュアル概要

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1. 製品紹介

DingTalk OA承認はDingTalk公式アプリで、すぐに使えるOA承認機能を提供します。簡単な設定で組織の日常的な承認ニーズに柔軟に対応し、チーム管理と業務効率を高め、各種管理規範の導入を促進するとともに、企業運営リスクを低減します。

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2. 利用方法

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2.1 承認管理者になる

DingTalkのスーパー管理者は、デフォルトですべての承認操作権限を保有しています。スーパー管理者以外の方がフォームの編集・作成や全データのエクスポートなどの権限を利用するには、まず承認サブ管理者の操作権限を取得する必要があります。承認サブ管理者になるには、次の2つの方法があります。

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1. スーパー管理者が承認サブ管理者を設定する

1.1 モバイル端末での操作

連絡先で所属企業を選択して「管理」をタップし、企業管理ページに入ります。続いて「管理者設定」→「サブ管理者を設定」の順にタップします。 管理グループ名を入力し、権限を付与するメンバーを追加したうえで、管理範囲を設定します。 権限を割り当て、マイクロアプリ権限の中の「OA承認」にチェックを入れます。 最後に「保存」をタップすれば設定完了です。

1.2 PC端末での操作

ブラウザでDingTalk管理コンソールにアクセスするか、DingTalk公式サイトからPC版をダウンロードしてインストールし、PC版ホーム画面左下の「···」をクリックして管理コンソールに入ります。 左側ナビゲーションの【安全と権限】から権限管理ページに入り、続いて管理グループページに進み、「管理グループを追加」をクリックします。 管理グループ名を入力し、権限を付与するユーザーを選択したうえで、必要に応じて管理範囲を設定します。 権限を割り当てる際にマイクロアプリ権限の「OA承認」にチェックを入れ、「保存」をクリックすれば完了です。

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2. 承認サブ管理者への申請

2.1 モバイル端末での操作

承認管理者ではない場合、DingTalk OA承認を開き、「設定」→「承認フォームを作成」→「管理者権限を申請」→「送信」の順にタップします。 管理者に承認待ちの通知が届き、承認されると、対象の社員は自動的に承認管理者権限を取得します。

2.2 PC端末での操作

DingTalk OA承認を開き、右上の「承認フォームを作成」をクリックし、「管理者権限を申請」→「送信」の順にクリックします。 管理者に承認待ちの通知が届き、承認されると、対象の社員は自動的に承認管理者権限を取得します。

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2.2 承認フォームの設定と管理

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1. 管理コンソールに入る

1.1 ブラウザから管理コンソールに入る

承認管理者はDingTalk管理コンソールにログインし、ホーム画面で【承認】をクリックします。

1.2 PC版DingTalkから管理コンソールに入る

または、DingTalk公式サイトからPC版をダウンロード・インストールしたうえで「ワークベンチ」をクリックし、「OA承認」アプリを開きます。 右上の「承認フォームを管理」をクリックしてアクセスします（承認管理権限を持つユーザーのみ、この入口が表示されます）。

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2. 承認フォームの作成

2.1 承認フォームを作成する

「承認管理コンソール」-「フォーム管理」ページで「承認フォームを作成」をクリックします。 テンプレートを選択すれば、ワンクリックで「プレビュー」および「有効化完了」が可能です。また、「空白から作成」することもできます。

2.2 承認フォームを編集する

「承認管理コンソール」-「フォーム管理」ページで、フォーム操作欄の「編集」をクリックします。

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3. 承認フォームの設定

3.1 ベーシック設定

ベーシック設定には、アイコン、フォーム名、申請可能ユーザーなどの基本情報が含まれます。

3.2 フォーム設定

承認フォームの内容、つまり承認申請時に表示され記入が求められる項目を設定します。 1）追加可能なコントロールライブラリ 選択肢、数値、テキスト、日付など複数のコントロールが用意されています。左側パネルのコントロールをクリックまたはドラッグしてフォームに追加でき、コントロールを長押しでドラッグすれば順序を自由に調整できます。 2）追加可能なコントロールグループ DingTalk承認には、休暇申請・残業・採用・退職などの勤怠・人事系コントロールグループ、経費精算・支払いなどの財務系コントロールグループ、契約・押印などの法務系コントロールグループも用意されています。これらのコントロールグループは打刻／スマート人事／スマート財務／スマート契約などと連携しており、コントロールグループを追加した承認を利用すると、社員の勤怠、入退社、経費精算／支払い、契約／押印などのデータが自動的に打刻／スマート人事／スマート財務／スマート契約システムに同期されます。 必要なコントロールグループをクリックまたはドラッグして追加し、右側でコントロールグループの設定を行います。1つのフォームに追加できるコントロールグループは最大1つです。 3）ベーシック設定 ベーシック設定には、一般的に次の項目が含まれます。コントロールの見出し、プレースホルダー、コントロールルール（例：単一選択コントロールの選択肢設定、日付コントロールのタイプ設定など）、およびコントロールの印刷可否・必須可否の設定です。

3.3 フロー設定

1）中央はプロセス設計エリアで、フローノードのステップを直感的に表示します。+ をクリックして承認者、CC受信者、処理担当者、条件分岐などを追加できます。特定のノードをクリックすると、右側でノードを設定できます。承認者の設定とは、当該ノードで誰が承認するか、また複数人承認や承認者が空の場合などの遷移ルールを定めることです。 2）承認ノードタイプ 3）承認者、CC受信者、処理担当者は異なるタイプを選択でき、さまざまな承認フローのニーズに柔軟に対応できます。 4）申請者、承認者、CC受信者、処理担当者にはフォーム操作権限を設定できます。 5）同一ノードに複数人が参加する場合、順次承認、共同承認、いずれか承認、投票に対応しています。 5）承認者を上司、部門責任者、ロールなどのタイプに設定した際、連絡先の設定が不完全で該当するメンバーがいないなどの場合、承認者が空のときの遷移ルールを設定する必要があります。

3.4 プレミアム設定

プレミアム設定には、申請者・承認者の利用ルール、フォーム表示、権限関連のルールが含まれ、具体的な業務シナリオに応じて調整できます。 詳細は>>>「管理者向けプレミアム設定へのアクセス」を参照してください。

3.5 プレビュー＆公開

1）承認フォームをプレビュー 設定完了後、右上の【プレビュー】をクリックするとQRコードが表示されます。 モバイル端末でQRコードをスキャンすると、異なるロールへの切り替えや異なる条件の選択をシミュレーションし、承認フローの遷移が期待どおりかを検証できます。 2）承認フォームを公開 検証が完了し、関連設定が期待どおりであることを確認したら、承認フォームを公開できます。右上の【公開】をクリックします。 QRコードの保存、リンクのコピー、ワークベンチへの追加、グループへの追加などが選択でき、申請者がより簡単に承認フォームを利用できるようになります。

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4. その他のフォーム操作

1）作成、編集のほかに、個別の承認フォームに対してコピー、移動、無効化、削除、並び替えの操作が可能です。

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5. グループ管理

1）グループ内フォームの並び替え グループ右上の【フォームの並び替え】をクリックします。 マウスをフォーム前の「」に移動し、クリックすると上下にドラッグしてフォームを並び替えできます。並び替え完了後、【並び替えを保存】をクリックします。 2）その他のグループ操作 グループには、名前を変更、削除、並び替えの操作も可能です。

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2.3 データ管理

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1. データの検索とエクスポート

• 右上の【承認フォームを管理】-【フォームデータ管理】からデータ管理を実行します。

• フォーム名、承認ステータス、申請者、承認番号、申請日時、完了日時でデータを検索でき、期間は最大半年まで選択できます。

• 検索結果にチェックを入れ、複数データまたはすべて選択し、「すべてエクスポート」をクリックします。

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2. 添付ファイル管理

【添付容量管理】をクリックします。初回アクセス時は、まずデータの同期が必要です。

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3. 操作ログ

管理コンソールの【データ管理】-【操作ログ】で「エクスポート」「印刷」「削除」「添付キャッシュクリア」「テンプレート同期」などの記録を確認できます。

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4. フロー引継ぎ

1）承認フローの引継ぎ メンバーのポジションが変わったり退職したりした際は、管理コンソールの【フロー引継ぎ】から、承認フロー内に設定された「指定承認者」を他の「指定承認者」に一括置換することで、承認者の変更を迅速に完了できます。 他のタイプ（マネージャー、ロールなど）を選択してマネージャーやロール設定を置換すると、承認フロー内に設定された承認者も自動的に置換されます。 2）処理待ち承認フォームの引継ぎ すでに申請済みで承認中の承認フォームは、【処理待ち承認フォーム引継ぎ】から一括転送する必要があります。 ご注意：

• 引継ぎが必要な承認ノードにすでに到達している場合のみ、処理待ち承認フォームの引継ぎが可能です。未到達の場合は処理待ちリストに表示されません。
• ロールやマネージャーを承認者として設定し、すでに申請済み・承認中の承認フォームも、処理待ち承認フォームの引継ぎが必要です。ロールや部門マネージャーを調整しても、承認者が自動的に置換されるわけではありません。

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5. 承認フォーム詳細のダウンロード

「表示」をクリックしてフォーム詳細に入り、右上の「ダウンロード」をクリックすると、現在のフォームのPDFをローカルにダウンロードして保存できます。