Jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan seputar absensi, seperti «Bagaimana cara karyawan absen», «Aplikasi absensi tidak ditemukan», dan «Absen menampilkan Error lokasi», untuk membantu karyawan dan Admin mengatasi masalah absensi dengan cepat.
Bagaimana cara karyawan absen?
Sebelum melakukan absensi, konfirmasikan terlebih dahulu dengan Admin Perusahaan apakah Perusahaan mengharuskan absen melalui aplikasi DingTalk atau melalui mesin Absensi.
Absen melalui aplikasi DingTalk: Buka DingTalk mobile > Workbench > pilih Perusahaan yang benar > Absensi > ketuk tombol absen biru di tengah untuk melakukan absensi.
Absen melalui mesin Absensi: Lakukan absensi dengan sidik jari atau pengenalan wajah langsung di mesin Absensi Perusahaan.
Aplikasi Absensi/Persetujuan tidak ditemukan di Workbench
Jika aplikasi kerja tiba-tiba hilang dari antarmuka kerja Anda (misalnya Absensi, Persetujuan, Check-in, dll.), lakukan pemeriksaan berikut:
Pastikan Anda sudah masuk ke Workbench Organisasi yang benar. Ketuk nama Tim Organisasi di bagian atas Workbench pada DingTalk mobile untuk beralih Workbench Organisasi (jika Anda hanya tergabung dalam satu Organisasi, opsi ini tidak tersedia).
Minta Admin memverifikasi apakah rentang visibilitas aplikasi tersebut diatur ke Sebagian terlihat.
Mobile: Buka DingTalk mobile > Workbench > tiga garis horizontal di kiri > Aplikasi Semua Karyawan > ketuk tombol Edit pada aplikasi terkait > Kelola Aplikasi > Jumlah Pengguna Saat Ini > Edit Rentang Penggunaan > periksa apakah diatur ke Terlihat untuk sebagian Pengguna > ubah menjadi Terlihat untuk semua Karyawan.
Desktop: Admin masuk ke Admin Console > Workbench > Kelola Aplikasi > Absensi/Check-in/Persetujuan, dll. > arahkan kursor ke aplikasi > Pengaturan > Rentang Visibilitas Aplikasi > periksa apakah diatur ke Terlihat untuk sebagian Karyawan > ubah menjadi Terlihat untuk semua Karyawan.
Minta Admin memeriksa apakah aplikasi telah dinonaktifkan di Admin Console> Workbench > Kelola Aplikasi > Aplikasi yang Dinonaktifkan. Jika dinonaktifkan, aktifkan kembali.
Waktu absensi salah sehingga menyebabkan Error seperti pulang lebih awal
Jika Anda dapat memilih shift sendiri, pilih shift yang sesuai untuk absen. Jika tidak, hubungi admin absensi untuk mengubah shift.
Bagaimana cara karyawan mengajukan penyesuaian waktu absen secara individu?
Hubungi Admin dan jelaskan situasinya agar Admin dapat melakukan penyesuaian.
Tidak bisa absen karena lembur melewati waktu absen pulang
Konfirmasikan dengan Admin apakah batas waktu absen pulang paling akhir telah diatur.
Jika batas waktu absen paling akhir sudah diatur, konfirmasikan dengan Admin batas waktu absen paling akhir untuk shift Anda.
Jika batas waktu absen paling akhir belum diatur dan Anda melewatkan waktu absen pulang karena lembur, segera hubungi Admin keesokan harinya untuk menjelaskan situasinya, minta Admin mengubah catatan absensi Anda menjadi pulang normal, lalu tanyakan aturan waktu absen shift Anda kepada Admin untuk menghindari Error absen di kemudian hari.
Absen menampilkan Error/Gagal pada lokasi
Penyimpangan lokasi absensi berkaitan dengan lingkungan jaringan, kondisi lokasi, GPS, atau lokasi base station saat itu. Aktifkan WiFi untuk membantu penentuan lokasi. Jika lokasi masih tidak akurat, pindah ke area terbuka di luar ruangan dan hindari menentukan lokasi di area dengan sinyal GPS lemah seperti basement, kereta bawah tanah, atau lift.Konfirmasikan rentang absensi dengan Admin. Jika Anda telah mengaktifkan WiFi saat menentukan lokasi tetapi hasilnya tidak sesuai dengan lokasi absensi, ketuk absensi lapangan lalu masuk ke halaman absensi lapangan. Peta pada halaman akan menampilkan Lokasi Anda dan Lokasi rentang absensi secara terpisah. Periksa apakah rentang absensi sudah benar; jika pengaturannya salah, sampaikan Masukan kepada admin absensi untuk mengubah rentang absensi. Jika Lokasi Anda dan lokasi grup absensi memiliki penyimpangan kecil, minta Admin memperbesar rentang absensi secukupnya.
Bagaimana cara karyawan melakukan absen susulan?
Jika Admin telah mengatur tipe absen susulan untuk absen terlewat, keterlambatan, pulang lebih awal, atau normal, karyawan dapat mengirimkan pengajuan absen susulan ketika lupa absen sehingga tercatat absen terlewat, atau tidak sengaja terlambat/mangkir/keluar lapangan, dsb. Saat ini, Formulir persetujuan absen susulan tidak dapat dikirim melalui Desktop; silakan kirim melalui mobile.
Absen susulan untuk hari yang sama: Buka DingTalk mobile > Workbench > Absensi > ketuk tanda seru kuning pada absen terlewat masuk/pulang > Tangani Error > Pengajuan Absen Susulan.
Absen susulan untuk hari sebelumnya: Buka DingTalk mobile > Workbench > Absensi > Statistik > Statistik Saya > ganti tanggal > Tangani Error > Pengajuan Absen Susulan. Setelah pengajuan absen susulan disetujui, catatan absen Error akan otomatis diubah menjadi normal.
Jika absen belum tergabung dalam grup absensi mana pun/grup absensi jam kerja fleksibel/lembur di hari libur, kirim pengajuan absen susulan melalui Ajukan di halaman absen atau melalui Workbench > Persetujuan OA.
Absen susulan sudah dikirim tetapi tetap Error
Jika absensi masih menampilkan Error seperti absen terlewat/keterlambatan/pulang lebih awal setelah persetujuan absen susulan dikirim, periksa hal berikut:
Periksa apakah persetujuan absen susulan telah disetujui.
Periksa apakah pengajuan absen susulan menggunakan templat persetujuan bawaan sistem. Admin dapat memeriksanya di Admin Console> Workbench > Kelola Aplikasi > Buka > Persetujuan OA. Hanya templat persetujuan bawaan sistem yang akan menampilkan status normal setelah disetujui.
Jika Admin Organisasi mengubah kembali shift karyawan setelah pengajuan absen susulan karyawan disetujui, waktu absen karyawan akan mengikuti shift terbaru yang disesuaikan oleh Admin.
Jika sebelum mengirim Formulir persetujuan absen susulan halaman absen tidak menampilkan pintasan Kirim Absensi, kirim ulang Formulir persetujuan absen susulan.
Apa yang harus dilakukan jika lembur sudah melewati waktu absen pulang?
Contoh: Karyawan selesai lembur, tetapi saat absen halaman menampilkan bahwa hanya bisa absen masuk untuk hari berikutnya.Setiap shift memiliki rentang waktu absen tersendiri. Jika waktu saat ini melebihi rentang waktu absen pulang, sistem tidak dapat menghasilkan catatan absen pulang yang sesuai. Jika Anda tidak dapat melakukan absen pulang karena lembur terlalu larut, tangani dengan cara berikut: pastikan Anda belum melakukan absen pulang pada shift saat ini, lalu kirimkan pengajuan absen susulan.
Bagaimana jika ada penjadwalan shift tetap pada hari itu, tetapi tidak bisa absen saat lembur pagi?
Contoh: Karyawan terkadang perlu datang ke Perusahaan tiga jam lebih awal sebelum jam kerja untuk lembur sebentar, tetapi setiba di Perusahaan sistem memberitahukan bahwa absen masuk tidak dapat dilakukan.
Saat ini terdapat dua aturan lembur yang mendukung lembur sebelum jam kerja, sebagai berikut:
Lembur sebelum jam kerja dapat menggunakan Hitung lembur berdasarkan waktu persetujuan; karyawan cukup mengirimkan Formulir persetujuan.
Lembur sebelum jam kerja dapat menggunakan Setelah disetujui, Hitung lembur berdasarkan waktu absen. Misalnya, karyawan mulai bekerja pukul 08.00 dan perlu lembur 2 jam sebelum jam kerja. Karyawan mengirimkan pengajuan lembur untuk pukul 06.00–08.00, lalu absen masuk secara normal sebelum pukul 06.00, dan tidak perlu absen pada pukul 08.00. Setelah persetujuan lembur disetujui, sistem akan menghitung 2 jam lembur.
Jika tidak dapat absen saat lembur pagi, hubungi Admin untuk masuk ke Admin Console> Workbench > Kelola Aplikasi > Absensi > Buka > Manajemen Shift > cari shift terkait dan ketuk Edit > Atur Rentang Waktu Absen. Setelah diaktifkan, waktu absen paling awal dan paling akhir untuk masuk dan pulang dapat diatur.
⚠️ Catatan Tindakan:Atur rentang waktu absen: absen di luar rentang waktu absen tidak akan dihitung sebagai absensi.
Pesan
Kalender
Rapat
Kontak
Email
Dokumen
Drive
AI Table
AI Minutes
Absensi
Persetujuan
YiDA
Konsol Admin