Skip to main content

​
1. Pengenalan fitur

Dalam operasional harian organisasi, barang yang dibeli sering kali perlu dikonfirmasi terlebih dahulu oleh pemasok eksternal. Untuk meningkatkan efisiensi kolaborasi dan menstandardisasi prosesnya, kini tersedia fitur partisipasi pengguna di luar organisasi dalam alur persetujuan. Panduan ini menjelaskan secara rinci cara menyiapkan dan menjalankan seluruh proses “konfirmasi pesanan pembelian oleh pemasok di luar organisasi”, sehingga organisasi dapat mewujudkan kolaborasi lintas organisasi yang efisien dan aman.

​
2. Skenario penggunaan

  • Setelah organisasi mengirimkan pesanan pembelian, pemasok perlu mengonfirmasi harga, kuantitas, waktu pengiriman, dan detail terkait lainnya;
  • Sebelum menandatangani kontrak pembelian resmi, pemasok perlu mengonfirmasi detail pesanan terlebih dahulu sebagai lampiran.

​
3. Alur pengoperasian

​
1. Menyiapkan bidang arsip pemasok dan alur persetujuan pesanan pembelian

1

Masuk ke Admin Console

Admin membuka DingTalk Desktop > Workbench > Persetujuan OA > 【Admin Console】:
Halaman entri Admin Console Persetujuan OA di DingTalk Desktop
2

Edit arsip pemasok

Klik 【Manajemen Lintas Organisasi】 > klik tombol 【Edit】 di sisi kanan Arsip Pemasok yang telah tersedia:
Halaman manajemen lintas organisasi di Admin Console dengan tombol edit di sisi kanan arsip pemasok yang tersedia
3

Sesuaikan bidang formulir

Klik 【desain formulir】, lalu seret kontrol dari sisi kiri ke dalam formulir sesuai kebutuhan untuk menyesuaikan bidangnya.
Catatan pengoperasian:
  1. Kontrol 【Otorisasi Pengguna】 ditambahkan secara default pada desain formulir dan tidak dapat dihapus;
  2. Otorisasi pribadi pengguna: pengguna di luar organisasi mengajukan permohonan otorisasi saat mengakses formulir ini, dan setelah diotorisasi, data formulir akan diasosiasikan dengan pengguna tersebut.
Halaman desain formulir arsip pemasok dengan daftar kontrol di sisi kiri yang dapat diseret, kontrol otorisasi pengguna tersedia secara default
4

Terbitkan dan bagikan

Setelah selesai mengedit, klik 【Terbitkan】 > 【Simpan Kode QR】 (Kode QR berlaku permanen secara default) atau 【Salin Tautan】, lalu bagikan kepada pengguna eksternal untuk mengisi formulir > Selesai:
Setelah formulir diterbitkan, muncul jendela penyimpanan Kode QR; Kode QR dapat disimpan atau tautan dapat disalin untuk dibagikan kepada pengguna eksternal

​
2. Petugas pembelian mengundang pemasok mengisi arsip

1

Masuk ke arsip pemasok

Petugas pembelian membuka DingTalk Mobile > Workbench > Persetujuan OA > 【Lainnya】 di pojok kanan bawah > 【persetujuan lintas organisasi】 > 【Arsip Pemasok】:
Alur masuk ke arsip pemasok di DingTalk Mobile: buka Workbench, Persetujuan OA, Lainnya, persetujuan lintas organisasi, lalu Arsip Pemasok
2

Undang pengguna di luar organisasi

Klik 【Undang Pengguna di Luar Organisasi】; Anda dapat mengundang pengguna eksternal untuk mengisi arsip melalui Kirim Kode QR, Bagikan ke DingTalk, atau Salin Tautan:
Klik Undang Pengguna di Luar Organisasi pada halaman arsip pemasok untuk membuka halaman undangan; tersedia opsi kirim Kode QR, bagikan ke DingTalk, atau salin tautan
3

Pemasok memindai Kode QR dan memberi otorisasi

Pengguna eksternal memindai Kode QR atau mengeklik tautan melalui DingTalk Mobile, masuk ke halaman pengiriman formulir, klik 【Otorisasi Ulang】, lalu Terima untuk memberikan akses ke Nama DingTalk dan Foto Profil (informasi Dasar) serta menerima Push Obrolan melalui asisten Persetujuan OA:
Pengguna eksternal masuk ke halaman pengiriman arsip pemasok; muncul dialog otorisasi yang meminta akses Nama, Foto Profil, dan Push Obrolan
4

Isi arsip dan kirim

Setelah mengisi informasi, klik 【Kirim】:
Pengguna eksternal mengisi informasi arsip seperti nama pemasok, alamat, kontak, dan nomor telepon, lalu klik Kirim

​
3. Mengajukan pesanan pembelian dan mendapatkan konfirmasi pemasok

1

Ajukan pesanan pembelian

Pengaju pembelian membuka DingTalk Mobile > Workbench > Persetujuan OA > 【Lainnya】 di pojok kanan bawah > 【persetujuan lintas organisasi】 > 【Kolaborasi Pemasok】 > 【Ajukan Persetujuan】 > 【Pesanan Pembelian】 > klik untuk mengisi:
Alur masuk ke Kolaborasi Pemasok pada persetujuan lintas organisasi di DingTalk Mobile; pilih Pesanan Pembelian untuk mulai mengisi
Pilih Pesanan Pembelian pada Daftar Ajukan Persetujuan untuk masuk ke halaman pengisian:
Daftar Ajukan Persetujuan pada halaman persetujuan lintas organisasi; pilih Pesanan Pembelian untuk masuk ke halaman pengisian formulir
2

Pilih arsip pemasok

Masuk ke halaman pengiriman formulir, lalu pilih arsip pemasok:
Klik bidang arsip pemasok pada halaman pengiriman pesanan pembelian, lalu pilih pemasok target dari Daftar arsip pemasok
3

Isi informasi dan kirim

Pemasok eksternal yang ditampilkan dalam alur adalah pemasok yang dipilih. Setelah mengisi informasi, klik 【Kirim】:
Halaman pengisian pesanan pembelian menampilkan arsip pemasok yang dipilih; pemberi persetujuan eksternal dalam alur adalah pemasok tersebut. Kirim setelah formulir terisi
4

Pemasok mengonfirmasi pesanan pembelian

Pemasok eksternal akan menerima notifikasi pemrosesan persetujuan di asisten Persetujuan OA; tunggu hingga pemasok menyelesaikan pemrosesannya:
Pemasok eksternal menerima notifikasi persetujuan pesanan pembelian di asisten Persetujuan OA; tersedia opsi Terima atau Tolak

​
4. Dokumen terkait

Panduan cepat lintas organisasi

Pengenalan fitur dan alur pengoperasian Dasar persetujuan lintas organisasi

Persetujuan kontrak mitra di luar organisasi

Cara menyiapkan dan menjalankan seluruh proses “partisipasi mitra di luar organisasi dalam persetujuan kontrak”