Langsung ke konten utama

​
1. Pengenalan fitur

Dalam operasi harian perusahaan, sering kali diperlukan penandatanganan dan persetujuan kontrak bersama mitra eksternal (seperti pemasok, pelanggan, atau perusahaan outsourcing). Untuk meningkatkan efisiensi kolaborasi dan menstandarkan alur kontrak, kini tersedia fitur partisipasi personel di luar organisasi dalam alur persetujuan. Panduan ini menjelaskan secara rinci cara mengatur dan menjalankan seluruh alur “persetujuan kontrak dengan mitra di luar organisasi”, sehingga perusahaan dapat mewujudkan kolaborasi lintas organisasi yang efisien dan aman.

​
2. Skenario penerapan

  • Konfirmasi pelanggan sebelum penandatanganan kontrak penjualan.
  • Konfirmasi pemasok untuk kontrak pembelian.
  • Penandatanganan bersama perjanjian kerangka kerja sama.
  • Konfirmasi dua arah kontrak layanan outsourcing.
  • Skenario penerapan lainnya.

​
3. Alur operasi

Alur keseluruhan terbagi menjadi tiga langkah:
  1. Atur bidang yang diperlukan untuk profil Kontak, formulir kontrak, dan alur persetujuan.
  2. PIC internal mitra eksternal meneruskan profil Kontak dan mengundang mitra untuk mengisinya.
  3. Pengaju kontrak memulai persetujuan kontrak di Persetujuan lintas organisasi dan memilih mitra terkait, kemudian mitra terkait menerima kontrak dan mengonfirmasinya.

​
1. Mengatur profil Kontak, formulir kontrak, dan alur persetujuan

1

Masuk ke Admin Console

Buka DingTalk Desktop > Workbench > Persetujuan OA:
Entri aplikasi Persetujuan OA di Workbench DingTalk Desktop
Klik [Admin Console] di pojok kanan atas:
Entri Admin Console di pojok kanan atas beranda Persetujuan OA
2

Edit template profil Kontak

Klik [Manajemen lintas organisasi] > pilih template profil Kontak > [Edit]:
Halaman Manajemen lintas organisasi di Admin Console; entri Edit tersedia di sisi kanan template profil Kontak
3

Sesuaikan bidang formulir

Pilih [desain formulir], lalu sesuaikan bidang dalam formulir. Widget [Otorisasi pengguna] ditambahkan secara default pada desain formulir; widget ini tidak dapat dihapus dan berfungsi mengambil Profil pengguna DingTalk dari personel di luar organisasi:
Halaman desain formulir profil Kontak; widget Otorisasi pengguna ditambahkan secara default dan tidak dapat dihapus
Seret widget dari panel kiri ke dalam formulir sesuai kebutuhan:
Menyeret widget dari daftar widget di sisi kiri ke dalam formulir profil Kontak pada halaman desain formulir
4

Publikasikan dan bagikan

Setelah selesai mengedit, klik [Publikasikan], simpan Kode QR (Kode QR default berlaku selamanya) atau salin tautan, lalu bagikan kepada personel eksternal untuk mengisi formulir:
Setelah formulir berhasil dipublikasikan, jendela Kode QR muncul; Anda dapat menyimpan Kode QR atau menyalin tautan untuk dibagikan kepada personel eksternal

​
2. Mengundang mitra untuk mengisi profil Kontak

1

Masuk ke profil Kontak

PIC internal mitra membuka DingTalk Mobile > Persetujuan OA > [Lainnya] di pojok kanan bawah > [Persetujuan lintas organisasi] > [Profil Kontak]:
Jalur masuk ke profil Kontak di DingTalk Mobile: buka Persetujuan OA, Lainnya, Persetujuan lintas organisasi, lalu Profil Kontak secara berurutan
2

Undang personel di luar organisasi

Klik [Undang personel di luar organisasi]; Anda dapat mengundang personel eksternal untuk mengisi profil melalui Kirim Kode QR, Bagikan ke DingTalk, atau Salin tautan:
Klik Undang personel di luar organisasi pada halaman profil Kontak untuk membuka halaman undangan yang dapat digunakan untuk mengirim Kode QR, membagikan ke DingTalk, atau menyalin tautan
3

Personel eksternal masuk ke formulir

Personel eksternal memindai Kode QR menggunakan DingTalk Mobile atau mengklik tautan untuk masuk ke halaman pengiriman formulir:
Personel eksternal masuk ke halaman pengiriman formulir profil Kontak setelah memindai kode
4

Selesaikan otorisasi pengguna

Klik [Otorisasi ulang] > baca dan setujui perjanjian Otorisasi pengguna > klik [Terima]:
Kotak dialog otorisasi muncul pada halaman pengiriman profil Kontak; klik Terima setelah membaca dan menyetujui perjanjian Otorisasi pengguna
5

Isi profil dan kirim

Setelah mengisi informasi, klik [Kirim]:
Personel eksternal mengisi informasi profil Kontak dan mengirimkannya; halaman menampilkan bahwa profil Kontak berhasil dikirim

​
3. Memulai persetujuan kontrak dan dikonfirmasi oleh mitra

1

Mulai persetujuan kontrak

Karyawan membuka DingTalk Mobile > Workbench > Persetujuan OA > [Lainnya] di pojok kanan bawah > [Persetujuan lintas organisasi] > [Kontrak] > masuk ke halaman pengiriman formulir, lalu pilih profil Kontak. Mitra yang ditampilkan dalam alur adalah Kontak yang dipilih. Setelah mengisi informasi, klik [Kirim]:
Pilih profil Kontak pada halaman pengiriman formulir kontrak; pemberi persetujuan eksternal dalam alur adalah mitra yang dipilih. Klik Kirim setelah formulir diisi
2

Mitra mengonfirmasi kontrak

Mitra eksternal akan menerima notifikasi penanganan persetujuan di Asisten Persetujuan OA dan tinggal menyelesaikan prosesnya:
Mitra eksternal menerima notifikasi persetujuan kontrak di Asisten Persetujuan OA dan dapat memilih Terima atau Tolak

​
4. Dokumen terkait

Panduan cepat persetujuan lintas organisasi

Pengenalan fitur dan alur operasi dasar persetujuan lintas organisasi

Konfirmasi pesanan oleh pemasok di luar organisasi

Cara mengatur dan menjalankan seluruh alur “konfirmasi pesanan pembelian oleh pemasok di luar organisasi”