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1. 機能概要

企業の日常業務では、外部サプライヤーと購買品目を確認する場面が頻繁に発生します。コラボレーション効率の向上とプロセスの標準化を目的として、組織外メンバーが承認フローに参加できる機能を提供しています。本マニュアルでは、「組織外サプライヤーによる購買注文確認」の設定と操作手順を詳しく解説し、企業間の効率的かつ安全な組織間コラボレーションの実現を支援します。

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2. 適用シーン

  • 企業がサプライヤーに購買注文を発行した後、価格・数量・納期などをサプライヤーに確認してもらう必要がある場合。
  • 正式な購買契約を締結する際に、サプライヤーに事前に注文詳細を確認してもらい、添付として使用する場合。

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3. 操作手順

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1. サプライヤー台帳のフィールドと購買注文承認フローを設定する

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管理コンソールを開く

管理者はパソコン版 DingTalk > ワークベンチ > OA承認 >【管理コンソール】を開きます。
パソコン版DingTalkのOA承認管理コンソールの入口ページ
2

サプライヤー台帳を編集する

【組織間管理】をクリックし、あらかじめ用意されたサプライヤー台帳の右側にある【編集】ボタンをクリックします。
管理コンソールの組織間管理ページ。あらかじめ用意されたサプライヤー台帳の右側に編集ボタンが表示されている
3

フォームフィールドを調整する

【フォーム設計】をクリックし、必要に応じて左側のコントロールをフォームにドラッグして、フォーム内のフィールドを調整します。
操作上の注意：
  1. フォーム設計では【ユーザー権限付与】コントロールがデフォルトで追加されており、削除できません。
  2. ユーザー個人権限付与：組織外メンバーがこのフォームにアクセスする際に権限付与を申請し、権限付与後に組織外メンバーとフォームデータが関連付けられます。
サプライヤー台帳のフォーム設計ページ。左側のコントロール一覧からコントロールをドラッグ＆ドロップでき、ユーザー権限付与コントロールがデフォルトで存在する
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公開して共有する

編集完了後、【公開】>【QRコードを保存】（QRコードはデフォルトで無期限に有効）または【リンクをコピー】をクリックすると、外部メンバーにフォームを共有して記入してもらえます >【完了】。
フォーム公開後、QRコード保存ウィンドウが表示され、QRコードの保存またはリンクのコピーで外部メンバーに共有できる

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2. 購買担当者がサプライヤーを招待して台帳を記入してもらう

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サプライヤー台帳を開く

購買担当者はモバイル版 DingTalk > ワークベンチ > OA承認 > 右下の【その他】>【組織間承認】>【サプライヤー台帳】を開きます。
モバイル版DingTalkでサプライヤー台帳を開く操作手順。ワークベンチ、OA承認、その他、組織間承認、サプライヤー台帳の順に進む
2

組織外メンバーを招待する

【組織外メンバーを招待】をクリックし、QRコード送信・DingTalkで共有・リンクをコピーのいずれかの方法で外部メンバーを招待し、台帳を記入してもらいます。
サプライヤー台帳ページで組織外メンバーの招待をクリックすると、QRコード送信、DingTalkで共有、リンクをコピーができる招待ページが生成される
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サプライヤーがQRコードをスキャンして権限を付与する

外部メンバーはモバイル版 DingTalk でQRコードをスキャンするか、リンクをクリックしてフォーム送信ページを開きます。【再権限付与】をクリックし、DingTalkの名前・プロフィール写真などのベーシック情報の取得、およびOA承認アシスタント機能番号によるチャット送信に同意します。
外部メンバーがサプライヤー台帳の送信ページを開くと、名前とプロフィール写真の取得およびチャット送信を要求する権限付与ダイアログが表示される
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台帳を記入して送信する

情報を記入後、【送信】をクリックすれば完了です。
外部メンバーがサプライヤー名、住所、連絡先、電話番号などの台帳情報を記入した後、送信ボタンをクリックする

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3. 購買注文を起票してサプライヤーに確認してもらう

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購買注文を起票する

購買申請者はモバイル版 DingTalk > ワークベンチ > OA承認 > 右下の【その他】>【組織間承認】>【サプライヤーコラボレーション】>【承認を起票】>【購買注文】の順にクリックして記入します。
モバイル版DingTalkで組織間承認のサプライヤーコラボレーションを開く操作手順。購買注文を選択して記入準備を行う
承認起票リストで購買注文を選択し、記入ページを開きます。
組織間承認ページの承認起票リストで購買注文を選択し、フォーム記入ページを開く
2

サプライヤー台帳を選択する

フォーム送信ページを開き、サプライヤー台帳を選択します。
購買注文送信ページでサプライヤー台帳フィールドをクリックし、サプライヤー台帳一覧から対象のサプライヤーを選択する
3

情報を記入して送信する

フロー内の外部サプライヤー欄には、選択したサプライヤーが表示されます。情報を記入後、【送信】をクリックします。
購買注文の記入ページに選択したサプライヤー台帳が表示され、フロー内の外部承認者は該当サプライヤーとなる。記入後に送信する
4

サプライヤーが購買注文を確認する

外部サプライヤーはOA承認アシスタントで承認処理の通知を受け取ります。サプライヤーが処理を完了すれば完了です。
外部サプライヤーがOA承認アシスタントで購買注文の承認通知を受け取り、承認または拒否を選択できる

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4. 関連ドキュメント

組織間コラボレーションのクイックスタート

組織間承認の機能概要とベーシックな操作手順

組織外パートナーとの契約承認

「組織外パートナーが契約承認に参加する」設定と操作手順