Desain proses

1. Prasyarat

Hanya Admin Persetujuan yang dapat melakukan desain proses. Karena itu, Anda perlu menjadi Admin Persetujuan terlebih dahulu.

Jika Anda bukan Admin Persetujuan, buka DingTalk Persetujuan OA, klik [Pengaturan], klik [Buat Formulir persetujuan], klik [Ajukan izin Admin], lalu klik “Kirim”.

Membuka halaman pengaturan Persetujuan OA di ponsel

Entri pengajuan izin Admin muncul setelah klik Buat Formulir persetujuan

Mengisi dan mengirim pengajuan izin Admin Persetujuan OA

Setelah Admin menerima notifikasi tugas dan menyetujui pengajuan, Karyawan bersangkutan akan memperoleh izin Admin Persetujuan secara otomatis.

Admin memproses pengajuan izin melalui Tugas

2. Titik akses

Buka editor formulir

Pada halaman “Admin Console Persetujuan” - “Manajemen Formulir”, klik [Edit] pada tindakan formulir.

Klik Edit pada tindakan formulir di halaman Manajemen Formulir

Masuk ke desain proses

Klik [Desain proses] untuk masuk ke antarmuka utama desain proses.

3. Tindakan dasar

Desain proses mencakup empat kategori tindakan dasar berikut:

Tindakan dasar	Keterangan
Tambah node	Tambahkan node pengaju, pemberi persetujuan, penerima CC, pelaksana, dan lainnya ke dalam proses
Atur atribut node	Pilih tipe operator node, lalu selesaikan pengaturan sesuai tipe tersebut
Atur izin node	Sesuaikan izin tindakan setiap node terhadap Bidang formulir
Tambah cabang	Atur kondisi cabang dan konfigurasikan alur bertingkat berbasis kondisi

1) Tambah node

Klik + untuk menambahkan pemberi persetujuan, penerima CC, pelaksana, cabang kondisional, dan lainnya.

Klik tanda plus di desain proses untuk menambahkan node

Tipe node persetujuan	Penjelasan	Detail
Pengaju	Node pengaju adalah titik awal proses persetujuan. Di node ini, Anda dapat mengonfigurasi siapa yang dapat mengirim Formulir persetujuan ini, Bidang mana yang dapat diisi pengaju saat mengisi formulir, dan lainnya	Node default Nama node tidak dapat diubah Setelah diajukan, dapat dilihat di kategori “Diajukan oleh saya” di Pusat Proses Dapat mengatur izin tindakan atas Bidang formulir: dapat diedit, Hanya Baca, atau disembunyikan
Pemberi persetujuan	Dapat melakukan tindakan “Terima”, “Tolak”, “alihkan”, “Kembalikan”, “Tanda tangani permintaan” atas Formulir persetujuan	Node opsional Nama node dapat diubah Sebelum diproses, dapat dilihat di kategori “Perlu diproses” di Pusat Proses; setelah diproses, dapat dilihat di kategori “Diproses oleh saya” Dapat mengatur izin tindakan atas Bidang formulir: dapat diedit, Hanya Baca, atau disembunyikan
Penerima CC	Saat proses mengalir ke node ini, tidak ada fungsi meninjau; penerima menerima Formulir persetujuan dan dapat melihat serta memberikan Komentar	Node opsional Nama node dapat diubah Setelah proses mengalir ke node ini, dapat dilihat di kategori “Di-CC ke saya” di Pusat Proses Dapat mengatur izin lihat atas Bidang formulir: Hanya Baca atau disembunyikan
Pelaksana	Dapat melakukan tindakan “Kirim”, “alihkan”, “Kembalikan”, “Tanda tangani permintaan”, “Komentar” atas Formulir persetujuan	Node opsional Nama node dapat diubah Sebelum diproses, dapat dilihat di kategori “Perlu diproses” di Pusat Proses; setelah diproses, dapat dilihat di kategori “Diproses oleh saya” Dapat mengatur izin tindakan atas Bidang formulir: dapat diedit, Hanya Baca, atau disembunyikan
cabang kondisional	Melalui node ini, kondisi berbeda dapat diarahkan ke cabang persetujuan berbeda Detail operasi dapat dilihat di >>>Cara mengatur persetujuan bersyarat	Node opsional Nama cabang dapat diubah Mendukung Salin cabang Mendukung penambahan kondisi: antar kondisi merupakan hubungan “DAN” Mendukung penambahan Grup kondisi: antar Grup kondisi merupakan hubungan “ATAU” Dijalankan berdasarkan prioritas secara berurutan Begitu satu aturan cabang berhasil dijalankan, cabang lain tidak akan dicoba lagi. Hanya satu cabang kondisional yang dijalankan
Cabang paralel	Memerlukan berlangganan berbayar. Melalui node ini, beberapa cabang persetujuan dapat berjalan secara bersamaan	Node opsional Nama cabang dapat diubah Mendukung Salin cabang Mendukung penambahan kondisi: antar kondisi merupakan hubungan “DAN” Mendukung penambahan Grup kondisi: antar Grup kondisi merupakan hubungan “ATAU” Beberapa cabang dapat berjalan bersamaan sesuai aturan yang ditetapkan
Konektor	Memerlukan berlangganan berbayar. Melalui node ini, Konektor yang telah dikonfigurasi di “Integrasi Saya” dapat dipanggil	Node opsional
Otomatisasi	Memerlukan berlangganan berbayar. Melalui node ini, tugas Otomatisasi dapat dikonfigurasi	Node opsional

2) Atur atribut node

1. Pengaju

Pengaju adalah pemohon pekerjaan bisnis sekaligus titik awal proses persetujuan. Pengaju dapat mengisi konten formulir lalu mengirimkannya.

Atribut	Keterangan
Tipe pengaju	Default adalah anggota di dalam Organisasi
Siapa yang dapat mengirim	Sinkron dengan “Siapa yang dapat mengajukan” di Pengaturan Dasar. Perubahan di sini juga akan otomatis memperbarui Pengaturan Dasar

2. Pemberi persetujuan

Pemberi persetujuan adalah pihak yang meninjau dan menyetujui pekerjaan bisnis, serta dapat melakukan tindakan “Terima”, “Tolak”, “alihkan”, “Kembalikan”, “Tanda tangani permintaan” pada Formulir persetujuan. 1) Pengaturan atribut pemberi persetujuan

Atribut	Keterangan
Nama node	Ditampilkan di halaman detail persetujuan sebagai nama node persetujuan bersangkutan; default adalah “Pemberi persetujuan” Dapat diatur menjadi posisi terkait, misalnya “Direktur Keuangan”, atau konten peninjauan spesifik, misalnya “Tinjauan Kepatuhan Kontrak”
Tipe persetujuan	Mendukung persetujuan manual, persetujuan otomatis, dan penolakan otomatis Default adalah persetujuan manual Persetujuan otomatis dan penolakan otomatis biasanya digunakan bersama cabang kondisional untuk mencapai persetujuan otomatis
Pemberi persetujuan node	Pemberi persetujuan node mendukung beberapa tipe untuk memenuhi berbagai kebutuhan alur persetujuan secara fleksibel
Metode persetujuan multi-orang	Ketika beberapa orang terlibat dalam satu node, mendukung persetujuan berurutan, tanda tangan bersama, tanda tangan salah satu, dan Voting Persetujuan berurutan: beberapa orang menyetujui secara berurutan; persetujuan lolos hanya bila semua Terima Tanda tangan bersama: beberapa orang menyetujui bersamaan; persetujuan lolos hanya bila semua Terima Tanda tangan salah satu: beberapa orang menyetujui bersamaan; jika salah satu Terima, persetujuan lolos; jika salah satu Tolak, persetujuan tidak lolos Voting: memerlukan berlangganan berbayar. Beberapa orang menyetujui bersamaan; persetujuan lolos jika jumlah yang Terima memenuhi syarat
Cara menangani pemberi persetujuan kosong	Ketika pemberi persetujuan diatur sebagai atasan, penanggung jawab Departemen, Peran, dan sejenisnya, pengaturan Kontak yang tidak lengkap dapat menyebabkan tidak ada Pengguna yang cocok. Anda perlu mengatur aturan alur saat pemberi persetujuan kosong Persetujuan otomatis: jika node ini tidak menemukan pemberi persetujuan, Formulir persetujuan otomatis lolos Penolakan otomatis: jika node ini tidak menemukan pemberi persetujuan, Formulir persetujuan otomatis ditolak Alihkan otomatis ke Admin: default dialihkan ke Admin template; jika tidak ada Admin template, dialihkan ke Admin Persetujuan Persetujuan oleh Pengguna yang ditentukan: ketika Peran atau atasan kosong, Formulir persetujuan otomatis dialihkan ke Pengguna yang ditentukan; maksimum satu orang

Panel pengaturan atribut node pemberi persetujuan:

Klik ikon edit di samping nama node untuk mengubah nama node:

Tipe persetujuan mendukung tiga opsi: persetujuan manual, persetujuan otomatis, dan penolakan otomatis:

Pemberi persetujuan node mendukung beberapa tipe, seperti pemberi persetujuan umum, atasan, dan lainnya:

Metode persetujuan multi-orang mendukung persetujuan berurutan, tanda tangan bersama, tanda tangan salah satu, dan Voting:

Cara menangani pemberi persetujuan kosong:

2) Pengaturan pemberi persetujuan node Pemberi persetujuan node mendukung beberapa tipe berikut. Klik untuk melihat penjelasan pengaturan tiap tipe:

Pengguna yang ditentukan

Ketika pemberi persetujuan node dipilih sebagai “Pengguna yang ditentukan”, Anda perlu “Tambah” Pengguna sebagai pemberi persetujuan.

Mendukung pemilihan pemberi persetujuan dari Kontak; edisi Standar mendukung maksimum 50 orang per node; dapat ditingkatkan menjadi 100 orang setelah berlangganan berbayar
Jika memilih beberapa orang, Anda perlu mengatur metode persetujuan multi-orang; default adalah tanda tangan bersama

Pilih Pengguna yang ditentukan lalu klik Tambah:

Pemberi persetujuan node dipilih sebagai Pengguna yang ditentukan

Pilih Pengguna dari Kontak:

Pilih Pengguna yang ditentukan dari Kontak

Atur metode persetujuan saat memilih beberapa orang:

Atur metode persetujuan multi-orang saat menentukan beberapa Pengguna

Pengaju sendiri

Ketika pemberi persetujuan node dipilih sebagai “pengaju sendiri”, pengaju itu sendiri akan bertindak sebagai pemberi persetujuan node ini. Biasanya digunakan saat pengaju perlu mengonfirmasi hasil persetujuan.

Contoh: setelah mengirim pengajuan pembelian dan pembelian selesai dilakukan, pengaju mengonfirmasi apakah hasil pembelian sesuai harapan
Setelah mengirim tiket kerja dan tiket dieksekusi, pengaju mengonfirmasi apakah masalah telah terselesaikan

Pemberi persetujuan node dipilih sebagai pengaju sendiri:

Dipilih pengaju

Ketika pemberi persetujuan node dipilih sebagai “dipilih pengaju”, pengaju dapat memilih satu atau beberapa orang.

Anda dapat mengatur cakupan Pengguna yang dapat dipilih; default adalah seluruh Perusahaan; juga dapat dipilih dari Peran atau Pengguna yang ditentukan. Contoh: pada skenario piket bergilir dengan beberapa kasir atau IT Support, cakup Peran atau Pengguna tersebut sebagai opsi agar pengaju dapat memilih sesuai penjadwalan shift hari itu
Ketika dipilih beberapa orang, Anda perlu mengatur metode persetujuan multi-orang

Pilih satu atau beberapa orang:

Atur cakupan Pengguna yang dapat dipilih: seluruh Perusahaan, Pengguna yang ditentukan, atau Peran:

Atur cakupan Pengguna yang dapat dipilih pengaju

Atur metode persetujuan saat memilih beberapa orang:

Atur metode persetujuan multi-orang saat pengaju memilih beberapa Pengguna

Peran

Ketika pemberi persetujuan node dipilih sebagai “Peran”, Anda perlu “Tambah” Peran sebagai pemberi persetujuan.

Setelah memilih Peran tertentu, Anda perlu mengatur metode persetujuan multi-orang
Karena Peran bisa saja tidak memiliki pemberi persetujuan akibat pengaturan cakupan pengelolaan, Anda perlu mengatur logika penanganan saat pemberi persetujuan kosong
Detail operasi dapat dilihat di >>>Cara mengatur persetujuan oleh Pengguna dengan Peran

Tambah Peran sebagai pemberi persetujuan:

Pemberi persetujuan node dipilih sebagai Peran dan ditambahkan

Atur metode persetujuan multi-orang dan cara menangani pemberi persetujuan kosong:

Atur metode persetujuan dan penanganan kosong untuk persetujuan Peran

atasan langsung

Ketika pemberi persetujuan node dipilih sebagai “atasan langsung”, Anda dapat memilih atasan langsung tingkat ke berapa di atas pengaju; mendukung hingga tingkat ke-8.

Karena atasan langsung bisa saja tidak ditemukan akibat pengaturan atasan langsung, Anda perlu mengatur logika penanganan saat pemberi persetujuan kosong
Detail operasi dapat dilihat di >>>Cara mengatur persetujuan atasan langsung

Pilih atasan langsung tingkat ke berapa di atas pengaju:

manajer departemen

Ketika pemberi persetujuan node dipilih sebagai “manajer departemen”, Anda dapat memilih manajer departemen tingkat ke berapa di atas pengaju; mendukung hingga tingkat ke-8.

Karena manajer departemen bisa saja tidak ditemukan akibat pengaturan Kontak, Anda perlu mengatur logika penanganan saat pemberi persetujuan kosong
Detail operasi dapat dilihat di >>>Cara mengatur persetujuan manajer departemen

Pilih manajer departemen; Anda dapat mencentang opsi agar atasan di tingkat lebih tinggi memberi persetujuan pengganti bila manajer tidak ditemukan:

Pengaturan manajer departemen dan persetujuan pengganti bila manajer tidak ditemukan

Pilih manajer departemen tingkat ke berapa di atas pengaju:

beberapa tingkat atasan

Ketika pemberi persetujuan node dipilih sebagai “beberapa tingkat atasan”, Anda dapat mengatur persetujuan sampai Tingkat ke berapa di atas pengaju. Setelah diatur, alur akan berjalan otomatis mengikuti Tingkat manajer departemen: mengenali manajer departemen tingkat pertama pengaju terlebih dahulu, lalu manajer tingkat kedua, dan seterusnya hingga manajer tingkat ke-N di atas pengaju.Anda juga dapat mengatur agar persetujuan tertinggi sampai manajer tingkat ke berapa di Kontak. Setelah diatur, alur juga akan berjalan otomatis mengikuti Tingkat manajer departemen hingga manajer tingkat ke-N di Kontak.

Jika pengaju itu sendiri sudah merupakan manajer tingkat ke-N di Kontak, persetujuan akan naik satu Tingkat lagi.

Atur maksimum sampai Tingkat ke berapa di atas pengaju:

Beberapa tingkat atasan: atur Tingkat di atas pengaju

Atur maksimum sampai Tingkat manajer ke berapa di Kontak:

Beberapa tingkat atasan: atur Tingkat tertinggi di Kontak

Manajer yang sesuai dengan komponen Departemen

Ketika pemberi persetujuan node dipilih sebagai “Manajer yang sesuai dengan komponen Departemen”, Anda perlu memilih terlebih dahulu komponen Departemen di dalam formulir. Pemberi persetujuan ini biasanya digunakan saat konfirmasi dari manajer Departemen tertentu diperlukan, misalnya untuk persetujuan mutasi.

Anda dapat memilih manajer Departemen tingkat ke berapa di atas Departemen tersebut; mendukung hingga tingkat ke-8

Pilih komponen Departemen di dalam formulir:

Manajer yang sesuai dengan komponen Departemen: pilih komponen Departemen dalam formulir

Pilih manajer tingkat ke berapa yang sesuai dengan komponen Departemen:

Manajer yang sesuai dengan komponen Departemen: pilih Tingkat manajer

Peran yang sesuai dengan komponen Departemen

Ketika pemberi persetujuan node dipilih sebagai “Peran yang sesuai dengan komponen Departemen”, Anda juga perlu memilih terlebih dahulu komponen Departemen di dalam formulir. Pemberi persetujuan ini biasanya digunakan saat konfirmasi dari Peran Departemen tertentu diperlukan, misalnya serah terima antar-tahapan.

Anda dapat memilih Peran dari daftar Peran. Terkait pengaturan Peran dan cakupan pengelolaan, lihat >>>Cara mengatur persetujuan oleh Pengguna dengan Peran

Pilih komponen Departemen di dalam formulir:

Peran yang sesuai dengan komponen Departemen: pilih komponen Departemen dalam formulir

Pilih Peran dari daftar Peran:

Pilih Peran yang sesuai dengan Departemen dari daftar Peran

Kontak dalam formulir

Ketika pemberi persetujuan node dipilih sebagai “Kontak dalam formulir”, pilih komponen Kontak di dalam formulir; Pengguna yang sesuai dengan komponen tersebut akan bertindak sebagai pemberi persetujuan.

Detail operasi dapat dilihat di >>>Cara mengatur persetujuan Kontak dalam formulir

Pilih komponen Kontak di dalam formulir:

Kontak dalam formulir: pilih komponen Kontak

3. Penerima CC

Penerima CC adalah pihak terkait pekerjaan bisnis yang perlu mengetahuinya tetapi tidak perlu mengambil keputusan. Saat proses mengalir ke node ini, tidak ada fungsi meninjau; penerima menerima Formulir persetujuan dan dapat melihat serta memberikan Komentar.

Atribut	Keterangan
Nama node	Ditampilkan di halaman detail persetujuan sebagai nama node CC bersangkutan; default adalah “Penerima CC” Dapat diatur menjadi posisi atau tipe Peran terkait, misalnya “Direktur Keuangan”, “Anggota Proyek Lainnya”, dan sejenisnya
Penerima CC node	Penerima CC node mendukung beberapa tipe untuk memenuhi berbagai kebutuhan notifikasi CC secara fleksibel

Panel pengaturan atribut node penerima CC:

Mengubah nama node penerima CC:

Penerima CC node mendukung beberapa tipe, seperti penerima CC umum, atasan, dan lainnya:

4. Pelaksana

Pelaksana adalah eksekutor spesifik pekerjaan bisnis, tanpa izin meninjau maupun menyetujui, dan dapat melakukan tindakan “Kirim”, “alihkan”, “Kembalikan”, “Tanda tangani permintaan”, “Komentar” pada Formulir persetujuan.

Atribut	Keterangan
Nama node	Ditampilkan di halaman detail persetujuan sebagai nama node pelaksana; default adalah “Pelaksana” Dapat diatur menjadi posisi terkait, misalnya “Kasir”, atau tugas spesifik, misalnya “Pembubuhan Cap pada Kontrak”
Pelaksana node	Pelaksana node mendukung beberapa tipe untuk memenuhi berbagai kebutuhan alur pelaksana secara fleksibel
Metode pelaksanaan multi-orang	Ketika beberapa orang terlibat dalam satu node, mendukung pelaksanaan berurutan, semua orang mengerjakan bersamaan, atau satu orang saja yang menangani
Cara menangani pelaksana kosong	Ketika pelaksana diatur sebagai Peran atau atasan, pengaturan Kontak yang tidak lengkap dapat menyebabkan tidak ada Pengguna yang cocok. Anda perlu mengatur aturan alur saat pelaksana kosong Persetujuan otomatis: jika node ini tidak menemukan pelaksana, node akan dilewati secara otomatis Alihkan otomatis ke Admin: default dialihkan ke Admin template; jika tidak ada Admin template, dialihkan ke Admin Persetujuan Pelaksanaan oleh Pengguna yang ditentukan: ketika Peran atau atasan kosong, dialihkan ke Pengguna yang ditentukan

Panel pengaturan atribut node pelaksana:

Mengubah nama node pelaksana:

Pelaksana node mendukung beberapa tipe, seperti Pengguna yang ditentukan, Peran, dipilih pengaju, dan lainnya:

3) Atur izin tindakan node

Pada panel atribut node, beralih ke tab “Izin tindakan formulir” untuk mengatur izin tindakan node atas setiap Bidang di dalam formulir.

Pengaturan izin tindakan formulir dalam atribut node

Izin tindakan formulir	Penjelasan	Detail
Dapat diedit	Dapat mengisi dan mengubah konten “dapat diedit” di dalam formulir	Mendukung node pengaju, pemberi persetujuan, dan pelaksana Izin tindakan formulir default pengaju adalah dapat diedit
Hanya Baca	Hanya dapat melihat konten “Hanya Baca” di dalam formulir; tidak dapat mengisi atau mengubah	Mendukung node pengaju, pemberi persetujuan, pelaksana, dan penerima CC Izin tindakan formulir default pemberi persetujuan, pelaksana, dan penerima CC adalah Hanya Baca Ketika node pengaju diatur sebagai Hanya Baca, node saat ini tidak terlihat oleh pengaju
Sembunyikan	Tidak dapat melihat konten “sembunyi” di dalam formulir	Mendukung node pengaju, pemberi persetujuan, pelaksana, dan penerima CC

4) Tambah cabang

cabang kondisional bukanlah node dalam arti tradisional, tetapi tetap merupakan fitur penting dalam Konfigurasi alur.Cabang dijalankan berdasarkan prioritas secara berurutan. Begitu satu aturan cabang berhasil dijalankan, cabang lain tidak akan dicoba lagi. Hanya satu cabang kondisional yang pada akhirnya diloloskan.

1. Tambah cabang kondisional

Klik ”+”, lalu klik cabang kondisional.

Klik tanda plus untuk menambahkan cabang kondisional

2. Salin cabang kondisional

Klik “Salin” untuk menyalin cabang kondisional yang sudah dibuat dengan cepat.

Klik Salin untuk menyalin cabang kondisional dengan cepat

3. Atur kondisi cabang

Klik node cabang kondisional di diagram alur, lalu atur kondisi cabang pada panel di sebelah kanan. Node cabang kondisional dan ringkasan kondisi pada diagram alur:

Node cabang kondisional pada diagram alur

Panel pengaturan kondisi memungkinkan penambahan kondisi atau Grup kondisi:

Pengaturan kondisi	Keterangan
Nama kondisi	Digunakan untuk mengidentifikasi kondisi/Grup kondisi; default “Kondisi 1”, “Kondisi 2”, “Kondisi 3”…
Kondisi tunggal	Kondisi default disusun berdasarkan Departemen, Peran, dan sejenisnya dari pengaju Komponen dalam formulir yang mendukung cabang kondisional dapat digunakan sebagai opsi kondisi cabang setelah diatur sebagai Wajib Langkah: 1. Klik Tambah kondisi 2. Centang tipe kondisi 3. Isi atau pilih nilai kondisi spesifik 4. Klik “Simpan”
Beberapa kondisi terpenuhi bersamaan	Satu Grup kondisi mendukung penambahan beberapa kondisi; kondisi-kondisi tersebut memiliki hubungan “DAN” Cabang ini hanya dijalankan bila semua kondisi terpenuhi bersamaan
Salah satu kondisi terpenuhi	Klik Tambah Grup kondisi; Grup kondisi baru memiliki hubungan “ATAU” dengan Grup kondisi awal Cabang ini dijalankan bila salah satu kondisi terpenuhi

Klik ikon edit di samping nama kondisi untuk mengubah nama kondisi:

Kondisi tunggal, atur kondisi cabang berdasarkan pengaju:

Beberapa kondisi terpenuhi bersamaan; antar kondisi memiliki hubungan “DAN”:

Atur kondisi dengan hubungan DAN yang harus terpenuhi bersamaan

Salah satu kondisi terpenuhi; antar Grup kondisi memiliki hubungan “ATAU”:

4. Atur alur kondisi cabang

Setelah menyelesaikan pengaturan kondisi cabang, atur operator untuk masing-masing cabang secara berurutan; caranya sama dengan pengaturan alur.

4. Dokumen terkait

Cara mengatur persetujuan bersyarat

Arahkan Formulir persetujuan ke cabang berbeda berdasarkan Departemen, jumlah, dan kondisi lainnya

Cara mengatur persetujuan oleh Pengguna dengan Peran

Atur Peran sebagai pemberi persetujuan beserta cakupan pengelolaannya

Cara mengatur persetujuan atasan langsung

Atur persetujuan bertingkat oleh atasan langsung

Cara mengatur izin tindakan node

Kontrol izin edit, Hanya Baca, dan sembunyi setiap node atas Bidang formulir

Mulai cepat

Panduan peran

Panduan admin

Kemampuan lanjutan

1. Prasyarat

2. Titik akses