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重要な会議

定義: 100名を超えるような多数の参加者がいる会議、複雑な会議シナリオ、または高い会議品質が求められる経営層が出席する重要な会議を指します。 代表的なシナリオ: 取締役会、経営戦略会議、企業の年次総会などです。

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重要な会議の準備

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スケジュールと会議設定

  • 会議は事前にスケジュール設定します。スケジュールを所有する組織が正しいことを確認し、想定する組織の特典を利用できるようにします。
  • スケジュールにビデオ会議を追加します。「会議設定」 をクリックし、参加権限、録画設定、参加時のデフォルトミュートなど、必要に応じて設定を調整します。
  • 会議をロック: セキュリティの高い会議に適しています。主催者が能動的に呼び出したメンバーのみが応答して参加できます。
  • 待機室: 報告会議に適しています。新しいメンバーはデフォルトで待機室に入り、主催者が承認した後にのみ参加できます。
  • 組織のメンバーのみ参加可能: 企業メンバーに限定した会議に適しています。主催者と同じ組織に所属するメンバーのみが参加できます。
  • 重要な会議では、スケジュールの下部に議題項目を追加して、会議の進行を維持します。各議題項目には討議時間を設定できます。

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デバイス

  • パソコン: 推奨する最小構成は、第10世代標準電圧 i5 CPU、16 GB メモリ、2 GB の専用グラフィックスです。関係のないソフトウェアをアンインストールし、Windows アップデートを一時停止し、ノートパソコンは電源に接続したままにし、可能な限り有線ネットワークを使用してください。
  • モバイル: 最近の主流のミドル～ハイエンドデバイスを使用してください。スマートフォンを充電しておきます。モバイルデータを使用する場合は、会議は大量のトラフィックを消費するため、十分なデータ容量があることを確認してください。
  • 会議デバイス: 可能な限り DingTalk 認定の会議デバイスを使用してください。マイク、カメラ、スピーカーの音量を確認します。可能であれば、電話コントローラーではなく会議制御画面を使用し、有線ネットワークを優先してください。
  • マイク周辺機器: 可能な限り DingTalk 認定のマイクを使用してください。オン・オフの切り替えができること、音声が正常に取り込まれること、音量が明瞭で適度であることを確認します。会議中 > 「もっと」 > 「設定」 > 「オーディオ」 からテストできます。
  • カメラ周辺機器: 可能な限り DingTalk 認定のカメラを使用してください。オン・オフの切り替えができること、映像が正常に取り込まれること、明瞭な画質が得られることを確認します。

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ネットワーク

  • 十分な帯域幅、低遅延、パケットロスのない安定した信頼性の高いネットワークを使用してください。パブリックドメインの ping 遅延は 200 ms 未満で、パケットロスがない状態が望ましいです。
  • 特にパブリックインターネットの出口帯域幅の使用を考慮し、参加者1名あたり約 3 Mbps として総帯域幅を見積もってください。
  • デバイスが対応している場合は、有線ネットワークを優先してください。
  • Wi-Fi の場合、無線信号は干渉を受けやすいため、カバレッジ、信号強度、接続の安定性を評価してください。
  • 会議が中断されることなく正常に接続でき、音声・映像・画面共有を送受信できるよう、事前にファイアウォールをテストしてください。必要に応じて、DingTalk 関連の IP アドレスを許可リストに追加します。

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よくあるシナリオ

  • 海外会議: 事前に現地のネットワークとデバイスの会議体験をテストしてください。「もっと」 > 「字幕」から字幕翻訳をテストし、「もっと」 > 「設定」 > 「字幕」 でソース言語を設定して精度を高めます。
  • 画面共有: 一般の参加者が共有する必要がない場合は、「参加者の共有を許可」 をオフにして、主催者と共同主催者のみが共有できるようにします。共有に使用するデバイスを会議制御に使用しないでください。共有の中断を防ぐため、省電力と自動画面オフをオフにしてください。動画を共有する場合は、「動画の滑らかさを優先」 を有効にします。音声が必要な場合は、「パソコンの音声を共有」 を有効にします。
  • レイアウト: DingTalk 会議は、標準、スピーカー、ギャラリーのレイアウトに対応しています。「全員にスポットライト」 を使用すると、全員を特定の話者に注目させることができます。
  • 会議の秩序: 主催者は全員をミュートし、発言するメンバーを一人ずつミュート解除して、音声をテストできます。見知らぬ人が参加したり会議を妨害したりした場合は、下部の 「安全」 をクリックし、「参加者の活動を一時停止」 を使用して全員をミュートし、秩序が回復するまで共有を一時停止します。
企業の年次総会など複雑なシナリオの場合、DingTalk ではサポートに連絡して専門的な会議保証サービスを利用することをおすすめします。

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日常の重要な会議

定義: 定期的に開催される重要な会議で、通常は参加者が100名未満のものです。 日常の重要な会議では、同じ基本チェックを維持してください。デバイスの準備、マイクとカメラのテスト、安定したネットワーク、ファイアウォールのテスト、正しいスケジュールの所有権、必要に応じた海外会議のテスト、画面共有の制御、適切なレイアウト、そして主催者主導の会議秩序の管理です。