Pengaturan izin｜Bagaimana cara mengalihkan dokumen karyawan yang sudah keluar?

File di dalam DingTalk Docs merupakan milik Organisasi. Setelah karyawan keluar, dokumen di dalam “Dokumen Saya” dan “Knowledge Base” miliknya tidak akan hilang maupun terhapus, serta mendukung pengaturan penerima agar dokumen dialihkan kepada penerima tersebut. Jika penerima tidak diatur, dokumen akan dialihkan secara pasif kepada atasan atau Admin Organisasi. Berikut penjelasan rinci mengenai pengalihan, aturannya, serta cara mengatur penerima.

​

Ke mana dokumen DingTalk Docs karyawan yang keluar akan dialihkan?

“Knowledge Base” milik karyawan yang keluar dan belum dialihkan secara aktif akan dialihkan satu per satu ke “Knowledge Base” penerima. Contoh: dari sudut pandang penerima

​

Bagaimana cara mengalihkan dokumen karyawan yang keluar?

Terdapat dua metode pengalihan dengan penjelasan sebagai berikut:

​

Sebelum keluar, bagaimana cara karyawan mengalihkan dokumen secara aktif?

​

Penjelasan pengalihan aktif “Dokumen Saya”

• Sebelum keluar, “Dokumen Saya” tidak mendukung pengalihan aktif. Semuanya perlu dialihkan secara pasif setelah keluar. Lihat penjelasan rinci di bawah: “Penjelasan pengalihan pasif Dokumen Saya”.

​

Penjelasan pengalihan aktif “Knowledge Base”

• Pengalihan aktif: “Knowledge Base” yang dimiliki karyawan yang keluar mendukung pengalihan sebelum karyawan tersebut keluar.
• Cara melakukan: Karyawan yang keluar masuk ke “Knowledge Base” >> masuk ke “Knowledge Base” >> “Pengguna dan izin Knowledge Base” >> “Orang yang ditentukan dan izin”, lalu menetapkan penerima serah terima sebagai “Pemilik”, atau menambahkan penerima serah terima lalu mengaturnya, untuk menyelesaikan pengalihan. (Catatan: saat ini pengalihan perlu dilakukan per Knowledge Base dan tidak mendukung pengalihan massal.)
• Setelah pengalihan selesai, karyawan yang keluar tidak dapat lagi melihat konten Knowledge Base.

​

Setelah keluar, bagaimana dokumen yang belum dialihkan karyawan dialihkan secara pasif?

​

Penjelasan pengalihan pasif “Dokumen Saya”

• Setelah keluar, isi “Dokumen Saya” milik karyawan dikemas secara keseluruhan menjadi “Knowledge Base XX”, lalu masuk ke “Knowledge Base” penerima.
• Jika penerima tidak diatur, “Dokumen Saya” milik karyawan yang keluar dikemas secara keseluruhan menjadi “Knowledge Base XX” dan secara default langsung dialihkan ke “Knowledge Base” atasan.
• Jika karyawan tersebut tidak memiliki atasan (misalnya CEO), dokumen akan dialihkan ke “Knowledge Base” Super Admin Organisasi.

​

Penjelasan pengalihan pasif “Knowledge Base”

• Setelah pengguna Tim keluar, konten di dalam “Knowledge Base” asli milik karyawan yang keluar tidak akan terhapus dan secara default akan dialihkan oleh sistem ke “Knowledge Base” penerima.
• Jika penerima tidak diatur, “Knowledge Base” milik karyawan yang keluar secara default langsung dialihkan ke “Knowledge Base” atasan.
• Jika karyawan tersebut tidak memiliki atasan (misalnya CEO), dokumen akan dialihkan ke “Knowledge Base” Super Admin Organisasi.

​

Bagaimana cara mengatur penerima “Knowledge Base” karyawan yang keluar?

Admin Organisasi masuk ke DingTalk admin backend: https://oa.dingtalk.io/. Saat memproses akun karyawan yang keluar di Kontak, cara mengatur penerima serah terima “Knowledge Base” karyawan yang keluar adalah sebagai berikut:

• Pilih “Hapus langsung”: penerima default adalah atasan karyawan yang keluar.
• Pilih “Pindahkan sumber daya lalu hapus”: Anda dapat menentukan penerima berupa atasan departemen, admin itu sendiri, atau pengguna yang ditentukan, seperti ditunjukkan di bawah:
• Pilih “Proses keluar dan hapus”: Anda akan masuk ke alur serah terima keluar dan pemeriksaan Keamanan. Pilih “Knowledge Base (Ruang tim)” >> atur penerima serah terima, seperti ditunjukkan pada gambar di bawah:
• Jika karyawan yang keluar dihapus melalui API, penerima default langsung ke atasan; jika karyawan tersebut tidak memiliki atasan (misalnya CEO), dokumen akan dialihkan ke Super Admin Organisasi.

---

​

Tanya Jawab Umum (Q&A)

​

Apa cakupan pengalihan pasif Knowledge Base?

1. “Dokumen Saya” milik karyawan yang keluar.
2. “Knowledge Base” yang dimiliki karyawan yang keluar sebagai Pemilik dan belum dialihkan secara aktif.

​

Apakah pengalihan aktif “Knowledge Base” mendukung operasi massal?

Saat karyawan yang keluar mengalihkan “Knowledge Base” secara aktif, pengalihan massal untuk sementara tidak didukung dan perlu dilakukan satu per satu.

​

Apakah dokumen tunggal di dalam Knowledge Base mendukung pengalihan kepemilikan?

Dokumen tunggal untuk sementara tidak mendukung pengalihan kepemilikan kepada orang yang ditentukan.

---