Manufaktur nyata: DingTalk Docs mendukung kolaborasi kerja yang efisien di perusahaan manufaktur

Dalam beberapa tahun terakhir, proses digitalisasi industri manufaktur di negara kami semakin cepat. Banyak perusahaan manufaktur mulai beralih ke dokumen online untuk keperluan dokumentasi internal. Sebagai alat dokumentasi yang ditujukan bagi organisasi perusahaan, DingTalk Docs berfokus pada penguatan kemampuan inti seperti kolaborasi tim, kontrol izin, dan manajemen dokumen. Alat ini membantu perusahaan mengelola aset data secara aman dan efisien, mengalokasikan sumber daya dokumen dengan aman, serta meningkatkan efisiensi operasional organisasi.

​

01

Perusahaan manufaktur menggunakan beberapa perangkat lunak perkantoran secara bersamaan: sistem manajemen bisnis, alat komunikasi IM internal, cloud drive perusahaan, paket Office, serta sistem manajemen bisnis seperti ERP. Saat bekerja, karyawan harus berpindah-pindah antaralat sehingga biaya pembelajaran menjadi sangat tinggi. DingTalk Docs mencakup aplikasi tunggal seperti Dokumen, Spreadsheet, Peta Pikiran, dan Ruang tim. Aplikasi ini memenuhi kebutuhan perusahaan akan kolaborasi multi-pengguna yang efisien serta kontrol izin pada alat dokumentasi, sehingga menjamin “efisiensi” sekaligus “keamanan”.

• Mendukung penggunaan multi-perangkat—melihat dan mengedit langsung di komputer, ponsel, dan tablet;
• Menyimpan otomatis ke cloud dan menyinkronkan konten secara online, sehingga menghindari pekerjaan berulang akibat lupa menyimpan;
• Mendukung kolaborasi banyak orang, banyak lokasi, dan banyak departemen untuk menyelesaikan pembuatan dokumen dengan lebih efisien;
• Membagikan dokumen dalam bentuk tautan ke jendela obrolan dengan satu klik untuk kolaborasi cepat;
• Mendukung penyisipan 50+ elemen dalam satu dokumen tanpa perlu berpindah ke alat lain, untuk pembuatan konten yang imersif;
• Menyediakan kelola izin perusahaan yang lengkap untuk menjamin keamanan aset perusahaan;
• Terintegrasi erat dengan DingTalk, tanpa unduhan terpisah, sehingga kolaborasi berjalan efisien dan langsung dapat digunakan di DingTalk.

​

02

Dalam model kerja tradisional perusahaan manufaktur, aset data mudah diteruskan ke pihak luar dan keamanannya sering kali tidak dapat dijamin secara efektif. Banyak perusahaan bahkan belum membangun kesadaran akan keamanan aset data. Sejumlah besar file informasi rahasia penting tersebar di komputer terminal karyawan tanpa kontrol risiko apa pun. Karyawan dapat sewaktu-waktu membawa pergi atau memusnahkan materi penting tersebut. Hal ini sangat mudah menyebabkan kebocoran atau kehilangan file internal sehingga menimbulkan kerugian besar bagi perusahaan. DingTalk Docs berkomitmen menyediakan layanan dokumen yang profesional dan aman bagi perusahaan, dengan kontrol izin dan pengaturan keamanan yang lengkap. Dari tiga tahap kolaborasi dokumen—sebelum, selama, dan sesudah—DingTalk Docs memberikan jaminan keamanan bagi produksi, peredaran, dan pengendapan data dokumen.

• Sebelum berbagi kolaborasi dokumen: pengaturan izin yang fleksibel

DingTalk Docs mendukung pemberian izin kepada departemen, obrolan grup, dan individu. Ketika ada pengguna baru di grup atau departemen, izin akan otomatis diberikan kepada pengguna baru tersebut.

• Selama berbagi kolaborasi dokumen: pencatatan proses aktivitas pengeditan Selama proses pengeditan dokumen, rekam lengkap aktivitas dan proses dokumen dapat disimpan. Dengan demikian, setiap perubahan dokumen dapat dilacak dan tanggung jawab atas pengeditan konten dapat dibebankan pada individu tertentu.
• Setelah berbagi kolaborasi dokumen: pencarian dan pelacakan aktivitas

DingTalk Docs dapat menambahkan watermark pengunjung yang menampilkan nama organisasi dan nama pengguna. Fitur ini mencegah kebocoran dokumen perusahaan secara sengaja dan memastikan aktivitas dapat dilacak.

​

03

Manufaktur adalah industri yang relatif tradisional dengan kompleksitas bisnis yang tinggi. Selain lini bisnis dasar seperti administrasi harian, manajemen sumber daya manusia, dan pemasaran, industri ini juga melibatkan banyak skenario offline tradisional, seperti manufaktur lini produksi pabrik, pekerjaan di bengkel kerja, serta manajemen pembelian-penjualan-persediaan.

​

Pengembangan talenta

Karyawan memiliki tuntutan untuk berkembang. Sebagian besar perusahaan manufaktur membangun sudut baca di kantor, tetapi buku saja tidak cukup. Masih diperlukan pelatihan berkelanjutan yang dipadukan dengan pengendapan bisnis untuk meningkatkan kemampuan bisnis karyawan secara menyeluruh. Jika aset konten perusahaan tersebar dan tidak terpusat, materi pelatihan dan dokumen bernilai tidak dapat diendapkan secara efektif. Hal ini akan menjadi kerugian besar. Penanggung jawab sumber daya manusia perusahaan dapat menggunakan Ruang tim DingTalk Docs untuk membangun “perpustakaan online” perusahaan, mengumpulkan berbagai materi pelatihan dan pemikiran bisnis perusahaan menjadi satu. Dengan begitu, karyawan dapat melihat dan belajar kapan saja dan di mana saja. Bahkan jika melewatkan pelatihan offline, karyawan tetap dapat belajar secara online kapan saja. Selain itu, diskusi dapat dilakukan melalui komentar terhadap artikel dan paragraf di dalam ruang, sehingga terwujud penggabungan gagasan di cloud. Gunakan Ruang tim untuk membangun Knowledge Base manajemen pelatihan internal perusahaan

​

Manajemen produksi

Operasi produksi di industri manufaktur sering kali memerlukan pergantian shift yang bergantung pada admin untuk penjadwalan. Dengan DingTalk Docs, satu spreadsheet saja sudah cukup untuk menyelesaikannya dengan cepat! Admin tidak perlu menanyai karyawan satu per satu, juga tidak perlu menggabungkan banyak file Excel dari masukan karyawan. Karyawan dapat mengisi waktu masing-masing secara bersama-sama di satu Spreadsheet DingTalk. Setelah pengisian selesai, admin cukup melakukan perencanaan dan penjadwalan secara terpadu. Mudah menghitung kondisi cuti karyawan dan mengatur jadwal kerja secara rasional

​

Pemeriksaan kualitas dan manajemen progres

Pemeriksaan kualitas mengawal mutu produk dan sangat penting dalam industri manufaktur. Pekerjaan ini sering kali melibatkan tugas lintas wilayah dan lintas departemen yang berfrekuensi tinggi, serta kebutuhan pengumpulan dan analisis data yang sering. Dengan DingTalk Docs, Anda dapat dengan mudah mewujudkan pengumpulan dan analisis data lintas wilayah dan lintas departemen. Pada industri manufaktur tradisional, informasi laporan bengkel kerja sering kali harus dikumpulkan dengan turun ke bengkel setiap hari, yang tidak efisien dan datanya cenderung terlambat. Setelah menggunakan DingTalk Docs, Anda cukup menempelkan kode QR spreadsheet di bengkel kerja untuk mewujudkan pengumpulan data dalam hitungan milidetik, sehingga pengumpulan data menjadi lebih efisien. Anda juga dapat menyusun rencana produksi melalui DingTalk Docs, memantau progres produksi bersama berbagai pihak, menemukan masalah tepat waktu, dan menyelesaikan hambatan progres, sehingga perusahaan dapat berproduksi secara efisien. Contoh rencana produksi bengkel kerja Manajemen pembelian-penjualan-persediaan DingTalk Docs memiliki 400+ formula profesional dan mendukung pengeditan kolaboratif oleh lebih dari 500 orang. Manajemen pesanan, manajemen persediaan, manajemen progres penjualan perusahaan, dan lainnya dapat dikelola dengan mudah dan efisien menggunakan satu spreadsheet untuk mengatur persediaan barang dengan baik. Contoh manajemen persediaan barang Manajemen progres penjualan Manajemen pengadaan Manajemen pengadaan melibatkan permintaan harga dan komunikasi eksternal yang sering, memerlukan kontrol dan pencatatan alur pengadaan, serta pengelolaan terpadu atas sejumlah besar produk pengadaan dan informasi pemasok. Saat ini, banyak perusahaan masih menggunakan metode kerja manual dalam jumlah besar. Dengan DingTalk Docs, banyak orang dapat berkolaborasi secara real-time untuk menyelesaikannya sekaligus memantau dan mengelolanya. Selain memastikan ketepatan waktu pembaruan data, semua informasi proses pengadaan juga dapat disimpan secara efektif. Contoh manajemen pengadaan

​

04

Perangkat lunak perkantoran tradisional kurang memiliki kemampuan kolaborasi multi-pengguna, sinkronisasi multi-perangkat, dan penyimpanan cloud. Akibatnya, banyak materi produksi dan operasional hilang dan terpisah, serta muncul masalah penyimpanan ganda, kehilangan, dan kelalaian. Perusahaan tidak memiliki platform manajemen aset konten yang terpusat dan terpadu; materi setiap departemen berantakan, sulit dicari, mudah hilang, dan mudah membentuk silo informasi yang pada akhirnya menimbulkan kesenjangan informasi. Misalnya, masalah yang sama terus muncul pada kasus pelanggan yang berbeda, peringkat pemasok tidak dapat mencapai terobosan baru, karyawan bengkel kerja lembur tetapi rencana harian PMC tetap tidak dapat diselesaikan, serta barang gudang yang tidak mendesak menumpuk. Semua masalah ini sering terjadi. Cara mengelola pengalaman produksi secara efisien, sehingga pengalaman terendapkan dan mengalir, merupakan masalah penting yang dihadapi sebagian besar perusahaan. Ruang tim adalah platform manajemen pengetahuan perusahaan yang profesional dan efisien di dalam DingTalk Docs. Platform ini dapat digunakan untuk membangun Knowledge Base perusahaan dan kolaborasi dokumen internal perusahaan. Pengoperasiannya sederhana dan mudah. Setelah admin menambahkan pengguna, konten dapat langsung dibagikan ke banyak orang dan tersinkronisasi secara real-time. Pengguna tim dapat mencatat semua konten hasil kolaborasi internal di dalamnya.

• Mendukung pembuatan konten dalam berbagai format seperti dokumen, spreadsheet, dan peta pikiran
• Mengimpor konten dokumen lokal yang lama ke Ruang tim dengan satu klik untuk dikelola bersama
• Menampilkan konten dalam struktur pohon direktori, sehingga memudahkan pembaruan, iterasi, penampilan, dan pembacaan konten secara berkelanjutan
• Kelola izin dan keamanan yang lengkap untuk melindungi aset pengetahuan perusahaan

Setelah semua produksi konten terkumpul menjadi satu, kontrol izin tim DingTalk dapat diterapkan secara fleksibel, dengan membuka akses bagi seluruh karyawan perusahaan, sebagian tim, sebagian grup DingTalk, atau individu. Dengan demikian, terbangun ruang belajar yang terstruktur di dalam organisasi, tempat karyawan dapat mencari, membaca, dan mempelajari pengetahuan secara mandiri dan sistematis. Selain itu, istilah industri, terminologi profesional, singkatan, penjelasan peralatan, dan konten lain di dalam organisasi manufaktur semuanya dapat dikumpulkan secara terpadu ke dalam satu Ruang tim untuk memudahkan pembelajaran karyawan secara sistematis. Pada saat yang sama, konten tersebut dapat disaring menjadi “entri” dan dimasukkan ke dalam “Ensiklopedia Perusahaan”. Konten profesional ini akan tersebar secara otomatis melalui jendela obrolan DingTalk, sehingga pengetahuan menjadi mudah dijangkau. Karyawan dapat memanfaatkan waktu senggang untuk belajar dan menekan biaya perolehan pengetahuan.

---