回顾我们之前的开会，现在基于文档，掌握钉钉高效会议的使用方法可以帮我们解决：
| Before | After | |
|---|---|---|
| 会前 | 发起人：会议议题不清晰 参会人：会议内容无预期 | 发起人: 通过文档驱动会前准备 参会人：会前即可阅读会议相关文档并提问 |
| 会中 | 发起人：朗读式开会，容易被打岔 参会人：陷入你一句我一句低效讨论，部分参会者走神 | 发起人与参会人针对会前提出议题有序讨论， 现场明确结论并指派任务 |
| 会后 | 会后结论不清晰或不认同 | 会议过程、会议结论通过文档沉淀，会后可追溯、任务进度可有序管理，有效防止会议决议不了了之，或者执行过程推诿扯皮。 |
| 用时 | 会议用时 2 小时（按 2 小时会议计算） | 会议用时 1 小时 |
场景：第二天10:00-12:00开一场文档功能讨论会
小翊是钉钉文档的产品经理，需要在第二天早上10:00-12:00和各业务负责人召开一场钉钉文档功能的讨论会
| 会前准备
创建议题文档，收集议题
小翊创建一篇「议题收集文档」，发起人与参会人员共同将议题汇总至文档中，并附上每个议题的相关链接，@相关人员，预估议题用时，并针对性的设置好相关文档阅读/编辑权限。
如果你是第一次使用，我们也为你准备了📎 会议议题汇总模板 供你使用。
发起会议邀约
小翊通过钉钉日程发起会议邀约，选择参会人，在日程描述中附上已准备好的「议题文档」链接。并选择会议时间为第二天10:00-12:00，点击发送日程。同时生成会议群。
| 第二天：召开会议
10:00-10:10 默读文档，并评论疑问和建议
小翊将「议题收集文档」转发至会议群，并和大家约定默读文档时间及形式。参会人打开群内的文档，各自浏览文档，并在过程中，将阅读的疑问或者建议，通过文档评论功能，发布到对应于的位置。
10:15-10:45 议题讨论环节
- 阅读完毕后，开始讨论环节。基于议题总文档中的顺序主持讨论，并记录相关要点，在讨论时可重点关注文档中与会者留下的评论。
- 如果涉及到异地会议，可以发起视频会议，会议发起人共享「议题文档」。
- 过程中可以通过AI听记功能，轻松且完善的将会议讨论过程内容记录下来，便于后续总结。
- 遇到关键的结论信息，重点记录，便于后续与大家明确。
10:45-11:00 明确结论，分配待办任务
议题讨论结束，会议发起人将讨论过程中的重要结论再次明确，并记录的文档中。如果涉及到待办事项的，可以在文档中创建待办任务，并@相关人员及完成时间，文档会自动为相关人员创建待办任务，便于后续跟踪。
| 会后：分享文档给相关同事
会议过程时间紧张，会议发起人可以会后可以根据AI听记功能记录的过程，详细的整理会议记录。并将文档的分享给相关的同事或会议群，分享时设置好相关的权限。避免未到场的同事，不了解会议的相关情况，导致重要的事情遗漏。并通知相关有待办任务同事更新任务状态，做到事事有回音。 钉钉高效会议使用方法，实现了钉钉视频会议、钉钉文档、待办、日历产品之间的功能高度融合。以下是我们总结出的「钉钉高效会议」发挥高效作用的亮点功能：- 视频会议模式下支持屏幕共享，方便主持人把控会议进程；
- 强大的文档功能，与钉钉深度融合，支持设定分层大纲、生成待办、@相关负责人、插入在线文档及设置提醒等；
- 在文档特定位置针对性评论，精准定位问题，高效激发讨论；
- AI听记，录音实时转文字，让你专注于交流、讨论和思考；
- 可针对性设置文档权限，有效控制文档的查看范围，确保会议的信息安全。