Pesan
Kalender
Rapat
Kontak
Email
Dokumen
Drive
AI Table
AI MinutesPada sesi kali ini, kami mengundang Hongyi, Petugas Manajemen Pengetahuan di Divisi Properti Alibaba Group, untuk berbagi cara industri konstruksi memanfaatkan DingTalk Docs dalam mengelola proses dan surat resmi; 9 jenis pengetahuan umum di industri konstruksi serta cara mengklasifikasikan dan mengarsipkannya; serta cara memanfaatkan Knowledge Base agar departemen teknik, desain, dan operasional dapat berkolaborasi secara efisien.Industri terkait: Konstruksi, Properti
🧀 Rekap Live
🧀 Interaksi: Coba tebak, ini di mana
🧀 Tentang kami
Divisi Properti Alibaba Group bertanggung jawab atas pembangunan konstruksi kawasan kantor pusat dan kawasan perkantoran Alibaba Group.
🧀 Tentang Petugas Keju
Halo semuanya, saya Hongyi. Saat ini saya bekerja di Divisi Properti Alibaba Group, menangani proyek-proyek terkait manajemen pengetahuan departemen.
- Pernah menjabat sebagai Kepala Operasional Shanghai Mingcheng Enterprise Group dan Asisten Presiden Grup
- Kepala Operasional Regional China Fortune Land Development
- Kini menangani manajemen pengetahuan di Divisi Properti Grup
🧀 Sebelum mulai, izinkan saya berbagi satu pengalaman kerja yang baru-baru ini terjadi
Melalui kisah singkat ini, saya ingin menyampaikan bahwa pengetahuan itu tidak berwujud, tetapi pewarisan pengetahuan itu berwujud dan memiliki wadahnya.Bagaimana pengetahuan diwariskan, namun juga dapat terlupakan
🧀 Mari kita bicara tentang apa itu manajemen pengetahuan
Apa itu manajemen pengetahuan?
“Manajemen pengetahuan adalah proses menciptakan pengetahuan secara berkelanjutan di dalam organisasi, menyebarkannya secara efektif, dan dengan cepat menerapkannya pada produk, layanan, teknologi, dan proses baru.”—Dikutip dari “The Knowledge-Creating Company” karya Hirotaka Takeuchi dan Ikujiro Nonaka
Model DIKW: Definisi pengetahuan
Inti dari pengetahuan adalah pengendapan—penyebaran—berbagi, yang pada akhirnya melayani inovasi.Data yang kita terima sehari-hari bersifat tercerai-berai. Ketika data memiliki atribut seperti who, what, when, where, dan sebagainya, data tersebut berubah menjadi informasi. Selanjutnya, informasi perlu diolah agar menjadi aplikasi yang bernilai. Pada akhirnya, informasi yang bernilai akan melayani inovasi, sehingga berubah menjadi kebijaksanaan.Kerangka DIKW membantu penelitian dan analisis melalui langkah-langkah berikut:Pengamatan dan pengukuran awal menghasilkan data.Analisis hubungan antardata menghasilkan informasi. Informasi ini dapat menjawab pertanyaan sederhana, seperti: Siapa? Apa? Di mana? Kapan? Mengapa? Informasi yang bermakna memiliki audiens dan tujuan.Penerapan informasi dalam tindakan menghasilkan pengetahuan. Pengetahuan dapat menjawab pertanyaan “Bagaimana?” Pengetahuan adalah hubungan yang dapat dijalankan dan cara kerja yang terbiasa.Pemanfaatan pengetahuan melalui komunikasi antarorang bijak dan refleksi diri menghasilkan kebijaksanaan. Kita dapat memanfaatkan kebijaksanaan untuk menjawab mengapa dan kapan suatu tindakan dilakukan. Kebijaksanaan berkaitan dengan masa depan. Ia mengandung makna implikasi dan dampak yang tertunda.
Model SECI: Proses evolusi pengetahuan dan praktik penerapan Knowledge Base DingTalk Docs
Apa itu sosialisasi pengetahuan Pada awalnya, seluruh pengetahuan tim ibarat empirisme, tersimpan di dalam hati dan pikiran individu. Langkah pertama saya adalah menyosialisasikan pengetahuan tim dan mengeluarkannya. Oleh karena itu, saya perlu memberi mereka sebuah platform agar mereka dapat menunjukkan dan mengeluarkan pengetahuannya. Panduan praktik Buat Knowledge Base untuk seluruh karyawan sebagai wadah untuk mengendapkan dan menampung pengetahuan. Apa itu eksternalisasi pengetahuan Eksternalisasikan Knowledge Base agar lebih banyak orang dapat menggunakannya. Dari sisi desain, Knowledge Base menekankan cakupan yang luas, sehingga banyak orang dapat mengetahuinya. Panduan praktik Melalui berbagai cara dan metode publikasi serta promosi, tingkatkan jangkauan pengetahuan agar lebih banyak orang yang membutuhkannya dapat mengaksesnya dan memahaminya. Apa itu kombinasi pengetahuan Selanjutnya, perlu dilakukan kombinasi, dan untuk itu Anda perlu menciptakan skenario tertentu bagi mereka. Setelah mengakses informasi ini, apakah mereka memiliki aplikasi konkret tertentu. Panduan praktik Selenggarakan sejumlah kegiatan terkait, atau angkat sejumlah topik penting yang relevan, agar mereka dapat menerapkan informasi yang telah mereka akses. Apa itu internalisasi pengetahuan Pada tahap ini, perlu dipahami sejauh mana karyawan benar-benar menguasai pengetahuan tersebut. Setelah menguasainya, mereka akan mengalami peningkatan. Kemudian dimulailah lagi satu siklus penuh. Panduan praktik Melalui langkah-langkah insentif, dorong pengguna untuk secara mandiri mengendapkan pengetahuan baru, atau melakukan iterasi dan pemutakhiran terhadap poin-poin pengetahuan yang sudah ada.🧀 Mengapa kami mementingkan manajemen pengetahuan?
Pentingnya dan makna manajemen pengetahuan bagi organisasi
Pengendapan dan berbagi Membangun ruang kolaborasi pengetahuan dan menciptakan atmosfer berbagi pengetahuan. Knowledge Base membantu mengendapkan pengetahuan tim dan menjadi wadah bagi berbagi pengetahuan tim. Budaya organisasi Pewarisan pengetahuan tim membantu pertumbuhan individu. Melalui Knowledge Base, karyawan terbantu untuk tumbuh dan berkembang secara mandiri, serta tercipta koneksi antarorang dan koneksi antara orang dengan sejarah. Di dalam Knowledge Base tersimpan sejumlah sejarah departemen kami serta hal-hal penting. Bagi banyak orang baru yang baru bergabung dengan perusahaan, mereka dapat dengan cepat menguasai dan memahami melalui pengetahuan yang telah diendapkan di Knowledge Base ini. Aplikasi inovatif Memicu inovasi organisasi dan menjadi organisasi pembelajar. Pada dasarnya, kita perlu terus memasukkan gagasan-gagasan baru. Jika tidak, perusahaan akan menjadi air yang mati, organisasi akan menjadi kolam air yang mati. Semua orang dapat berjalan lancar berdasarkan pengalaman, di atas pengalaman yang sudah ada. Namun Anda tidak akan mengakses hal-hal baru dari luar, dan ketika orang lain terus maju, Anda mungkin akan tertinggal di tempat.Pentingnya manajemen pengetahuan bagi organisasi (kondisi terkini dan titik kesulitan manajemen pengetahuan)
Titik kesulitan pertama: Semua orang tahu itu penting, tetapi bukan yang paling mendesak Titik kesulitan kedua: Saat dibutuhkan, “menggali kuburan” terasa sangat menyakitkan Sering kali perusahaan baru mulai membangunnya setelah berkembang hingga skala tertentu. Ketika mulai membangunnya, saat itulah mereka menyadari bahwa mereka harus menambal banyak hal dari masa lalu, yang ternyata sangat sulit ditemukan kembali. Kemudian banyak data dan informasi penting yang sebenarnya perlahan-lahan menghilang dalam arus sejarah, menghilang dalam proses serah terima antarorang. Sebenarnya, setiap kali terjadi serah terima data personel, terjadi pula satu kali penyusutan data, satu kali penyusutan hal-hal tersebut. Titik kesulitan ketiga: Tidak memiliki energi dan sumber daya untuk melakukannya dengan baik pada tahap awal perintisan usaha🧀 Menghadapi masalah-masalah di atas, bagaimana kami mengatasinya?
Bertemu: Pertama-tama diperlukan alat yang baik, dan DingTalk Docs hadir
Kemudahan Menyatu dengan DingTalk Adaptasi antarmuka Serupa dengan komputer, tingkat kesulitan penggunaannya rendah sehingga mengurangi biaya pembelajaran. Ketepatan waktu Dapat merekam kapan saja dan mengendapkan kapan saja. Anda tidak perlu menunggu hingga sempat merapikannya baru mengunggahnya; Anda dapat mencatat kapan saja. Meski saat ini tidak sempat, Anda dapat merapikannya kembali di lain waktu. Dengan begitu, setidaknya pengetahuan tidak akan hilang atau tercecer. Interaktivitas Membuat pengetahuan tidak terhenti pada tulisan. Konten yang tercantum dalam DingTalk Docs, yaitu pengetahuan yang telah diendapkan ini, dapat dibuka izinnya agar orang lain dapat mengubah kontennya. Misalnya, saya mengajukan pertanyaan di dokumen, dan semua orang dapat memberikan komentar, meninggalkan pesan, serta berinteraksi mengenai hal tersebut. Ketika kolaborator tim merasa ada hal yang tidak wajar, atau merasa ada yang perlu diperbaiki lebih lanjut, mereka dapat menyorot teks dan memberikan komentar di atasnya, lalu mengirimkan notifikasi kepada pemilik dokumen, sehingga semua orang dapat terus melakukan iterasi dan menyempurnakan pengetahuan.Penataan: 9 jenis sumber pengetahuan di industri konstruksi
Pengetahuan bisnis: Pengetahuan yang dihasilkan dari proses bisnis, menyatu dalam sistem bisnis dan dikelola oleh sistem.Pengetahuan karyawan: Keterampilan pribadi, potensi pengetahuan, pengalaman kerja, dan rekaman kerja karyawan.Pengetahuan proses: Menyematkan pengetahuan ke dalam proses bisnis, sehingga pada titik-titik krusial tersedia dukungan pengetahuan dari ahli.Memori organisasi: Merekam pengalaman yang ada untuk digunakan di masa mendatang. Dapat berbentuk Knowledge Base, dan juga dapat mengembangkan alat pemandu pengetahuan, termasuk studi kasus dan arsip sejarah.Pengetahuan pelanggan: Mengembangkan pengetahuan mendalam melalui hubungan pelanggan, meningkatkan kualitas produk dan layanan, sehingga memenangkan lebih banyak pelanggan.Pengetahuan produk dan layanan: Produk harus memiliki muatan pengetahuan, dan menyediakan layanan padat pengetahuan seputar produk.Pengetahuan relasi: Meningkatkan aliran pengetahuan lintas bidang, misalnya dengan memanfaatkan hubungan dengan pemasok, pelanggan, dan karyawan.Aset pengetahuan: Modal intelektual/paten dan hak kekayaan intelektual tak berwujud, serta mengendalikan pengembangan dan pemanfaatannya.Pengetahuan eksternal: Data/dokumen dari sumber publik (misalnya publikasi, internet).
Sosialisasi: Bagaimana mempromosikannya secara internal untuk membantu karyawan menggunakannya?
Skenario kesulitan pertama: Berbagi dan kolaborasi
Konten profesional di industri konstruksi sangat banyak. Di dalamnya ada personel teknik, personel desain, personel biaya, personel pengadaan, manajemen perencanaan, operasional, hingga keuangan, dan berbagai jenis orang lainnya. Ketika Anda hendak menyusun laporan proyek yang lengkap, Anda sebenarnya harus memasukkan konten dari berbagai sudut dan berbagai dimensi secara bersamaan.Sebelumnya
Pada masa awal, cara yang biasa dilakukan misalnya, sebagai pelapor, saya mungkin harus mengumpulkan tugas dari lima hingga enam atau enam hingga tujuh orang secara bersamaan, memberi tahu setiap orang apa yang perlu mereka kerjakan pada setiap poin, serta bagaimana mengerjakannya.Sesudahnya
Namun sekarang, sebenarnya setelah saya menyusun kerangkanya, semua orang bersama-sama berkreasi di atas satu dokumen bersama, dan dapat mengubahnya kapan saja, serta dapat mengetahui kapan saja apa yang telah diubah orang lain. Kemudian, saat menyimpan arsip, saya hanya perlu merapikannya sedikit lagi, dan semua file yang berkaitan dengan saya sudah beres.Skenario kesulitan kedua: Pelaporan
Materi yang perlu dilaporkan dalam pekerjaan sering kali perlu merekam versi historis. Harapannya, materi terdahulu dapat ditemukan untuk keperluan evaluasi ulang, dan data historis dapat ditelusuri kembali.Sebelumnya
Data historis tercecer di komputer karyawan yang berbeda-beda, efisiensi pencariannya rendah, dan tidak lengkap.Sesudahnya
Semua hasil kerja departemen dapat ditemukan; melalui pencarian, materi historis dapat dengan cepat dicari, sehingga membantu penataan materi laporan.Skenario kesulitan pertama: Tugas To do
Sebelumnya
Mengandalkan tindak lanjut manual atau pengecekan progres dengan formulir EXCEL paling dasar.Sesudahnya
Melalui DingTalk Docs, tugas tindak lanjut dapat dibuat secara otomatis, sehingga menghindari kelalaian dan penyimpangan waktu.🧀 Berbagi praktik: Cara menggunakan Knowledge Base untuk mengelola proses & surat resmi di industri konstruksi
Apa itu proyek konstruksi?
Proyek konstruksi adalah sebutan umum untuk berbagai bangunan dan fasilitas rekayasa yang menyediakan dasar material dan teknis bagi kehidupan dan produksi manusia. Proyek konstruksi merupakan aktivitas ekonomi manusia yang terorganisasi, bertujuan, dan berskala besar. Berdasarkan sifat alaminya, proyek konstruksi dapat dibagi menjadi tiga jenis: konstruksi bangunan, konstruksi sipil, dan konstruksi mekanikal elektrikal.
Tahapan utama proyek konstruksi dan poin penting pengelolaan data
Skenario kasus: Manajemen surat resmi
Persyaratan balasan surat resmi: Berdasarkan dokumen tender atau waktu yang disepakati dalam kontrak, balasan wajib diberikan. Standar umum industri adalah balasan harus diberikan dalam 15 hari; jika surat resmi terkait tidak dibalas tepat waktu, dapat dianggap sebagai persetujuan pihak pertama.Sebelumnya
Membuat daftar surat masuk dalam bentuk formulir EXCEL, dan menindaklanjuti setiap surat yang diterima secara luring satu per satu. Masalah yang ada:- Tindak lanjut manual mudah terlewat.
- Manajemen waktu balasan mudah menyimpang.
- Surat resmi melibatkan banyak bidang keahlian, sehingga kolaborasi sulit dilakukan.
Sesudahnya
Cara perbaikan: Gunakan Knowledge Base DingTalk Docs- Membangun daftar direktori untuk memudahkan berbagi
- Buku besar tindak lanjut, dapat langsung dikaitkan dengan surat resmi
- Mengunci penanggung jawab dan tenggat waktu, membuat tugas, sehingga menghindari kelalaian
🧀 Prospek masa depan: Apa lagi yang bisa kami lakukan untuk manajemen pengetahuan tim?
Manajemen pengetahuan adalah pembangunan standar
- Dengan Knowledge Base DingTalk Docs, standar organisasi/BU dapat ditampung, untuk mewujudkan
- Kelola izin (mengatasi masalah cakupan akses standar yang bersifat rahasia)
- Pengumpulan opini (mewujudkan pengumpulan opini iterasi standar melalui fitur komentar, seluruhnya secara daring, memastikan tidak ada yang terlewat)
- Pengarsipan versi historis (mengatasi masalah hilangnya standar lama setelah standar diiterasi)
Manajemen pengetahuan adalah memori sejarah
Lebih banyak imajinasi: Manajemen pengetahuan adalah wadah budaya
Lebih banyak imajinasi: Manajemen pengetahuan adalah komunitas interaktif
🧀 Rekap: Kutipan emas Petugas Keju
Manajemen pengetahuan adalah proses menciptakan pengetahuan secara berkelanjutan di dalam organisasi, menyebarkannya secara efektif, dan dengan cepat menerapkannya pada produk, layanan, teknologi, dan proses baru.Inti dari pengetahuan adalah pengendapan—penyebaran—berbagi, yang pada akhirnya melayani inovasi.Pengetahuan itu tidak berwujud, tetapi pewarisan pengetahuan itu berwujud dan memerlukan wadah.Knowledge Base membantu tim mengendapkan pengetahuan dan menjadi wadah bagi berbagi pengetahuan tim.Pengetahuan tim mampu memicu inovasi organisasi dan menjadi organisasi pembelajar.Di DingTalk Docs, Anda dapat memberikan komentar, meninggalkan pesan, dan berinteraksi, sehingga pengetahuan terus diperbarui, diiterasi, dan tidak stagnan.
🧀 Daftar menjadi “Petugas Keju”
Bergabung dengan grup pengguna “Aliran Pengetahuan”, pelajari konten bermutu, dan dapatkan hadiah
Pindai kode QR DingTalk atau klik tautan gabung grup- Dapatkan konten berbagi bermutu dari setiap sesi “Sesi Petugas Keju”
- Diskusi interaktif, pelajari metodologi dan studi kasus praktik manajemen pengetahuan dari berbagai organisasi
- Berbagi tips perkantoran setiap hari
- Kegiatan pengguna berkala, dapatkan hadiah bonus resmi
- Templat dokumen gratis untuk meningkatkan efisiensi kerja dan membantu pertumbuhan karyawan
Daftar sebagai “Petugas Keju”, bagikan lebih banyak cara memanfaatkan DingTalk Docs
Pindai kode QR DingTalk atau klik tautan pendaftaran- Berinteraksi dan berkreasi bersama secara langsung dengan penanggung jawab dan manajer produk DingTalk Docs
- Dapatkan eksposur merek melalui saluran resmi DingTalk
- Dapatkan dukungan trafik tertentu
- Dapatkan hak akses uji coba internal prioritas untuk fitur baru DingTalk Docs
- Berkesempatan mengikuti kegiatan khusus DingTalk Docs dan memperoleh peluang kerja sama bisnis