権限設定｜ドキュメントを社外に共有できるユーザー

本記事における「ドキュメントを社外に共有する」とは、社外のユーザーを共同編集者として追加することを指します。

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一、ドキュメントを社外に共有することは許可されているか？

• 既定では、社内のドキュメントは社外への共有が許可されています（つまり、社外のユーザーを共同編集者として追加することが許可されています）。変更が必要な場合は、第三部をご参照ください。
• 既定では、ドキュメントの管理権限を持つユーザーのみが、ドキュメントを社外に共有できます。変更が必要な場合は、第四部をご参照ください。
• 上記の説明に該当しない場合は、管理者が設定を変更している可能性があります。詳細は第二部をご参照ください。

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二、なぜ社外のユーザーをドキュメントの共同編集者として追加できないのか？

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1）当該ドキュメントが「社外への共有禁止」に設定されている

• ドキュメントの管理権限を持つユーザーは、社外への共有を禁止できます。禁止した場合、誰も社外のユーザーを当該ドキュメントの共同編集者として追加できません。

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  2）当該ドキュメントの親ドキュメントが「社外への共有禁止」に設定されている

• 当該ドキュメントの親ドキュメントが社外への共有禁止に設定されている場合、当該ドキュメントも既定で社外への共有が禁止されます。

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3）当該ドキュメントが所属するナレッジベースが「社外への共有禁止」に設定されている

• ナレッジベースの管理者は、ナレッジベースの「安全設定」でドキュメントの社外共有の許可・禁止を設定できます。禁止した場合、誰も社外のユーザーを当該ドキュメントの共同編集者として追加できません。

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4）企業管理コンソールが「社外への共有禁止」に設定されている

• 組織管理者は、管理コンソールでドキュメントの社外共有の許可・禁止を設定できます。禁止した場合、社内のすべてのドキュメントについて、誰も社外のユーザーを共同編集者として追加できません。
• 禁止すると同時に、スーパー管理者による任意のユーザーへの共有を許可した場合、スーパー管理者以外は、社外のユーザーを共同編集者として追加できません。

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5）ドキュメントの社外共有は許可されているが、それでも操作できない

• ドキュメントの社外共有が許可されている場合でも、追加の操作制限がある可能性があります。1）「管理権限」のみがドキュメントを社外に共有可能：この設定にチェックを入れると、管理権限を持たないユーザーは社外のユーザーを共同編集者として追加できません。2）社内ユーザーのみが共同編集者を追加可能：この設定にチェックを入れ、かつドキュメントの共同編集者に社外のユーザーが含まれている場合、これらの社外ユーザーは続けて他のユーザーを共同編集者として追加できません。

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三、ドキュメントの社外共有を禁止する方法

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1）単一のドキュメントの社外共有を禁止する

• ドキュメントの管理権限を持つユーザーは、共有パネルで「権限設定」の入口を確認できます。
• 「権限設定」に入り、「社外への共有」の設定を変更できます。禁止に設定するには、閉じればよいです。
• 閉じた後は、誰も社外のユーザーをドキュメントの共同編集者として追加できません。
• 閉じた後は、当該ドキュメントの子ドキュメントも社外に共有できなくなります。

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2）ナレッジベース内のすべてのドキュメントの社外共有を禁止する

• ナレッジベースの管理者は、ナレッジベースの「安全設定」でドキュメントの社外共有の許可・禁止を設定できます。
• 閉じた場合、当該ナレッジベース内のすべてのドキュメントについて、誰も社外のユーザーを共同編集者として追加できません。

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3）社内のすべてのドキュメントの社外共有を禁止する

• 組織管理者は、管理コンソールでドキュメントの社外共有の許可・禁止を設定できます。禁止した場合、社内のすべてのナレッジベース、および社員の「マイドキュメント」内のコンテンツについて、社外のユーザーを共同編集者として追加できません（この設定は、社内のクイック会議およびクイックメモにも同時に適用されます）。
• 管理コンソールでドキュメントの社外共有を禁止に設定する際、「スーパー管理者は任意のユーザーに共有可能」にチェックを入れることもできます。チェックを入れた場合、社内のすべてのドキュメントについて、スーパー管理者のみが社外のユーザーを共同編集者として追加できます。

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四、一部のユーザーのみにドキュメントの社外共有を許可する

• ドキュメントの社外共有を許可する際、追加の操作制限を加えることができます。
  • 「管理権限」のみがドキュメントを社外に共有可能：この項目にチェックを入れると、ファイルに共同編集者を追加する際、管理権限を持たないユーザーは社内ユーザーのみを追加でき、管理権限を持つユーザーのみが社外ユーザーを追加できます。
  • 社内ユーザーのみが共同編集者を追加可能：この項目にチェックを入れると、ドキュメントのすべての共同編集者の中に社外ユーザーが含まれている場合、社外ユーザーは続けて他の共同編集者を追加できません。
• 上記の 2 つの制限は、単一のドキュメントで設定した場合は当該ドキュメントのみに有効となり、ナレッジベース内で設定した場合はナレッジベース内のすべてのドキュメントに有効となります。