権限設定｜退職社員のドキュメントの引き継ぎ方法

DingTalkドキュメント内のファイルは企業組織に帰属し、社員が退職した後も「マイドキュメント」「ナレッジベース」内のドキュメントは消失・削除されることはありません。引き継ぎ先を設定することができ、ドキュメントは引き継ぎ先に移管されます。引き継ぎ先が設定されていない場合、ドキュメントは上長または組織管理者に自動的に引き継がれます。具体的な引き継ぎの説明、引き継ぎルール、引き継ぎ先の設定方法は以下のとおりです。

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退職社員のDingTalkドキュメントはどこへ引き継がれますか？

退職社員が自発的に引き継がなかった「ナレッジベース」は、引き継ぎ先の「ナレッジベース」に一つずつ移管されます。 例：引き継ぎ先の視点

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退職社員のドキュメントはどのように引き継がれますか？

引き継ぎ方法は2種類あり、説明は以下のとおりです。

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退職前に社員が自発的にドキュメントを引き継ぐ方法は？

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「マイドキュメント」の自発的な引き継ぎについて

• 退職前の「マイドキュメント」は自発的な引き継ぎに対応しておらず、すべて退職後の自動引き継ぎとなります。詳細は下記「『マイドキュメント』の自動引き継ぎについて」をご参照ください。

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「ナレッジベース」の自発的な引き継ぎについて

• 自発的な引き継ぎ： 退職社員が所有者となっている「ナレッジベース」は、退職前にナレッジベースの引き継ぎを行うことができます。
• 操作方法： 退職社員は「ナレッジベース」に入り >> 「ナレッジベース」を開く >> 「ナレッジベースのユーザーと権限」>>「指定ユーザーと権限」で、引き継ぐ相手を「所有者に設定」するか、引き継ぐ相手を追加してから設定し、引き継ぎを完了します。（注：現在はナレッジベースごとに引き継ぐ必要があり、一括操作には対応していません）。
• 引き継ぎ完了後、退職社員はナレッジベースのコンテンツを閲覧できなくなります。

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退職後、社員が引き継ぎを完了しなかったドキュメントはどのように自動引き継ぎされますか？

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「マイドキュメント」の自動引き継ぎについて

• 退職後、社員の「マイドキュメント」は全体が「XXのナレッジベース」としてパッケージ化され、引き継ぎ先の「ナレッジベース」に移管されます。
• 引き継ぎ先が設定されていない場合、退職社員の「マイドキュメント」は全体が「XXのナレッジベース」としてパッケージ化され、デフォルトで上長の「ナレッジベース」に直接移管されます。
• 退職社員に上長がいない場合（例：CEO）は、組織のスーパー管理者の「ナレッジベース」に移管されます。

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「ナレッジベース」の自動引き継ぎについて

• チームメンバーが退職した後、退職社員の元の「ナレッジベース」内のコンテンツは削除されず、システムにより自動的に引き継ぎ先の「ナレッジベース」へ移管されます。
• 引き継ぎ先が設定されていない場合、退職社員の「ナレッジベース」はデフォルトで上長の「ナレッジベース」に直接移管されます。
• 退職社員に上長がいない場合（例：CEO）は、組織のスーパー管理者の「ナレッジベース」に移管されます。

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退職社員の「ナレッジベース」引き継ぎ先の設定方法は？

組織管理者はDingTalk管理画面（https://oa.dingtalk.io/）にログインし、連絡先で退職社員のアカウントを処理する際に、退職社員の「ナレッジベース」の引き継ぎ先を以下の方法で設定します。

• 「直接削除」を選択： デフォルトの引き継ぎ先は退職社員の上長となります。
• 「リソースを移管して削除」を選択： 引き継ぎ先として、部門の上長／管理者本人／指定ユーザーを指定できます。以下のとおりです：
• 「退職処理を行い削除」を選択：退職引き継ぎおよび安全監査フローに入ります。 「ナレッジベース（チームスペース）」を選択 >> 引き継ぐ相手を設定します。以下のとおりです：
• APIで退職者を削除する場合、デフォルトで上長に引き継がれます。退職社員に上長がいない場合（例：CEO）は、組織のスーパー管理者に引き継がれます。

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よくある質問Q&A

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ナレッジベースの自動引き継ぎの範囲は？

1. 退職社員の「マイドキュメント」。
2. 退職社員が所有者であり、かつ自発的に引き継がなかった「ナレッジベース」。

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「ナレッジベース」の自発的な引き継ぎ時に一括操作は可能ですか？

退職社員が「ナレッジベース」を自発的に引き継ぐ際、一括移管には対応しておらず、一つずつ操作する必要があります。

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ナレッジベース内の個別ドキュメントの所有権の移管は可能ですか？

個別ドキュメントの所有権の指定移管には現在対応していません。

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