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AI 議事録DingTalkナレッジベースについて
「ナレッジベース」は、DingTalkドキュメント内の専門的かつ効率的な企業ナレッジ管理プラットフォームです。企業のナレッジ管理ベースの構築や社内のドキュメントコラボレーションに活用できます。操作はシンプルで便利、管理者がユーザーを追加すれば複数人で共有でき、リアルタイムに同期されます。ナレッジベースのユーザーは、社内コラボレーションで生み出されたあらゆるコンテンツを記録できます。1. ナレッジ管理の課題：
- 企業の最大の財産は社員であり、社員が日常業務の中で生み出すナレッジは最も重要な資産の一つです。人材の流動が激しい昨今において、ナレッジを正確に蓄積していくことは、企業にとって極めて重要な取り組みとなっています。しかし、日常業務では往々にして以下のような課題に直面します：
社員が異なるプラットフォームやツールでナレッジドキュメントを作成し、ナレッジが断片化してしまいます。部門や個人ごとにナレッジドキュメントの形式・スタイル・深度が異なり、ナレッジベースが混乱します。
過去の企業資料が各所に散在し、統一管理ができず、効率的に活用できません。主要資料が一部の社員の手に集中し、共通認識を形成しにくい状況です。
社内のチーム間共有が難しく、対外的な配布物も管理が煩雑で、効率と安全のバランスを取るのが困難です。ナレッジドキュメントのアクセス権限設定が不適切な場合、機密情報の漏洩や重要情報の取得不能を招くおそれがあります。
従来のキーワード検索では複雑な検索ニーズに対応できず、必要な情報を見つけにくく、検索効率が低下します。ナレッジベースの追加・変更が把握できず、手動通知では効率が悪く、見落としが起こりやすくなります。
2. DingTalkナレッジベースが上記の課題を解決する方法：
作成
- フォルダーを使ってドキュメントを分類できます。同時に、すべてのドキュメントを一つの目次ツリーで表示するよう設定でき、さらにカスタムロゴやカバー機能も追加されており、それぞれのスペースに独自の個性を持たせることができます。
- ドキュメント利用の効率化と標準化のため、管理者はよく使用する会議、企画書、報告書のドキュメントを「チームテンプレート」として保存できます。これにより、ナレッジベースのユーザーはワンクリックでチームテンプレートを呼び出し、ナレッジベース内で効率的かつ標準化されたドキュメント作成が可能になります。
蓄積
- 散在するファイルを統一的に蓄積できます。ファイル、日報、クイックミーティングをワンクリックでナレッジベースに保存でき、整理が簡単で、書籍の目次のような形でドキュメントを整理することで、一目で内容を把握できます。
- グループナレッジベースは、チャットの中に散在しているドキュメントをワンクリックで収納でき、単一または複数の「グループ」を単位としたナレッジベースを構築できます。チームがDingTalkドキュメントで便利にコラボレーションし、ナレッジベースで長期的にナレッジを蓄積できるよう支援します。さらに、作成済みのナレッジベースを同じ組織の他の内部グループに紐付けることもでき、複数グループ間でのナレッジ連動を実現します。一つのグループで更新すると、複数のグループで閲覧可能になります。
- ナレッジベースはデータ統計ダッシュボードを提供しており、各ドキュメントの閲覧数、ダウンロード数、インタラクション数などのデータが一目でわかります。ナレッジベース内の各ファイルの規模が一目瞭然となり、データを活用したナレッジ管理によって、より多くの良質なコンテンツが見えるようになります。
- ナレッジベースは一括ダウンロードに対応しており、ワンクリック操作で複数のファイルをダウンロードできます。煩雑な繰り返し作業から解放され、ナレッジ管理がより快適かつ効率的になります。
- ナレッジベースはグローバル検索機能をサポートしており、キーワードを入力するだけで関連するすべてのドキュメントを検索できます。多数のドキュメントを一つひとつ探す手間を省き、必要なコンテンツを素早く取得できます。
流通
- ナレッジベース全体に対して、ナレッジベースの所有者・管理者は「追加」「変更」「削除」によりナレッジベースのユーザー権限を管理できます。この権限設定はナレッジベース全体に適用され、ユーザーを追加・変更・削除すると、ナレッジベース内のすべてのドキュメントに対する対応する権限が同時に付与・調整・削除されます。
- ナレッジベースおよびその中のフォルダー、ドキュメントに対して階層的な設定が可能で、きめ細かな管理ができます。外部共有や共同編集者の追加などの権限を設定でき、さらにウォーターマークや漏洩防止保護などの安全設定もオンにできるため、ナレッジベースのデータ安全を保証します。
- DingTalkドキュメントのナレッジベース独自機能「公開発行＋承認」では、承認完了後、ログインなしで外部の顧客やパートナーにナレッジを共有できます。「効率」と「安全」を両立し、対外配布用のヘルプマニュアル、製品説明書、APIマニュアルなどの作成に最適です。
- ナレッジベースの共有範囲は、ユーザーのみ閲覧可、組織内に公開のほか、インターネットへの公開共有もサポートしており、リアルタイム編集やコメントが可能です。情報伝達がよりスムーズになり、コラボレーションがより効率的になるため、企業間・組織間の資料共有、ナレッジ共有、インタラクションに最適です。
DingTalkナレッジベースの活用シーン
新入社員のオンボーディング研修
シーンの課題： 新入社員がチームに加わる際、企業の規程、業務フロー、チーム文化に慣れるために多くの時間を費やすことになります。このプロセスは時間がかかる上に効率が悪く、情報伝達に漏れが生じることもあります。 解決方法： DingTalkナレッジベースを使えば、企業は会社紹介、組織構成、職務内容、よく使うツールの操作ガイドなどを含む、構造化された新入社員研修モジュールを作成できます。新入社員は検索や目次の閲覧で必要な情報を素早く取得でき、研修時間とコストを削減しながら、情報の正確性と完全性を確保できます。プロジェクトコラボレーションと情報共有
シーンの課題： プロジェクトチームのメンバーが異なる部門から集まり、情報のサイロ化が深刻で、コミュニケーション効率が低下し、プロジェクトの進捗が滞ります。 解決策： DingTalkナレッジベースは、プロジェクトコラボレーションのハブとして活用できます。プロジェクト関連のドキュメント、議事録、タスク割り当てなどの情報を作成し、チームメンバーがリアルタイムで更新内容を確認、コメントや共同編集を行えます。さらにナレッジベースの予定変更の履歴通知をオンにすることで、情報同期と意思決定の透明性を確保し、プロジェクト実行効率を向上できます。組織・企業を越えたコラボレーション
シーンの課題： 外部パートナーとプロジェクト資料、技術仕様、標準作業手順を共有する際、ナレッジベースをWebページとして共有すると、ナレッジベースに新たなコンテンツ変更があるたびに一連の承認フローを経て発行する必要があり、情報をタイムリーに更新・同期できず、パートナーの効率やプロジェクトの進捗に影響を及ぼします。 また、外部パートナーはナレッジベース内で直接コメントや編集ができないため、すべてのフィードバックや修正提案はメールや会議の形で行う必要があり、コミュニケーションのコストと時間が増加します。 解決策： DingTalkドキュメントとナレッジベースはインターネットへの公開共有をサポートしており、リアルタイムでの編集とコメントが可能です。ドキュメントのリンクを企業外部のサプライヤーや顧客などに共有すれば、外部の方はリンクをクリックするだけでドキュメントにアクセスし、閲覧・コメントができます。情報伝達がよりスムーズになり、コラボレーションがより効率的になります。 添付ファイル《公開発行.mp4》はDingTalkドキュメントでご確認ください。カスタマーサービスとサポート
シーンの課題： カスタマーサービス部門は迅速かつ正確に顧客の問い合わせに対応する必要がありますが、統一されたナレッジベースがないと、回答の不一致や遅延が発生します。 解決策： よくある質問への回答、製品マニュアル、サービスポリシーなどを含むカスタマーサービス用のナレッジベースを構築します。カスタマーサービス担当者はナレッジベースのグループAI質問応答を利用して、迅速に回答を見つけ出し、サービス品質を向上できます。プロジェクトドキュメント管理とナレッジ蓄積
シーンの課題： プロジェクト期間中、進捗とともにグループチャットには大量の散在したドキュメントや情報が蓄積されますが、これらの情報は雑然としていて、プロジェクト終了後には価値あるナレッジやドキュメントが失われやすく、有効に活用されません。 解決策： グループナレッジベースを使えば、プロジェクトのグループチャット内で散在しているドキュメントをワンクリックで収納し、プロジェクトのフェーズやテーマ別に整理することで、ナレッジの体系的な管理と長期的な蓄積を実現できます。プロジェクトが終了し、グループチャットが解散しても、ナレッジは保存・継承されます。顧客成功事例
艾為電子：ナレッジベースで蓄積、企業のナレッジ資産を「定量化」
組織の課題：社内ツールが多数ある中、ツールごとの安全機能が統一されておらず、統一されたプラットフォームがないため、情報を効率的かつ正確に活用できませんでした。企業のナレッジ資産が何か分からない、どれだけあるか分からない、どのように使うかも分からないという状態で、社内の優れたナレッジや経験が蓄積されず、ハイテク・ナレッジ集約型企業の管理に大きな悩みをもたらしていました。 ナレッジベース利用前
- 社内外のドキュメント資料は、おおよそ6つの蓄積ルートがあり、資料が各個人のPCや各種クラウドストレージに分散しており、体系性がない
- ドキュメントの分類が整理されておらず、資料を探すのが面倒で、検索効率が低い
- ドキュメントや経験の共有・継承が不十分で、資料はピアツーピアの送信や口伝に頼っており、共有性が悪い
- 複数のシステムやルートが交錯し、良いドキュメント利用習慣を形成しにくい
-
部門別資料ナレッジベースとナレッジグループを構築し、統一的に蓄積。例：技術部門の《技術資料ナレッジベース》、《技術サービス部ナレッジポータル》
- プロジェクト開発経験の蓄積と継承に活用
- 技術問題の解決と再発防止のためのドキュメントサポートを提供
- ナレッジベースの目次構造を設計し、整然とアップロード、ダウンロード、新規作成
- キーワード検索で、必要なファイル内容を迅速に検索・特定
- ナレッジベースをピン留めし、ワンクリックで直接アクセス
- 利用効果：技術チームのナレッジベース運用開始から2か月以内に5,208件のファイルが蓄積され、単一ドキュメントの最大閲覧数は180回。
- ナレッジベースで解決：社内資料のオンライン化と統一蓄積を実現するとともに、ナレッジベースの目次フレームワークを設計し、部門・企業ナレッジを構造化して管理。
喜馬拉雅：ナレッジベースで社員の学習・コミュニケーション・コラボレーションコストを削減
急速な事業成長により、喜馬拉雅は10以上の製品ラインを次々と拡張し、社員数も1年で約4倍に増加しました。膨大化する業務内容と急成長するチーム規模に直面し、喜馬拉雅は会社のコラボレーション・ナレッジ管理ツールとしてDingTalkドキュメントとナレッジベースを選択しました。制作チーム、製品、研究開発、運営などの部門に新たな協同作業方式をもたらし、業務効率を確実に向上させました。 シーンの課題：企画選定から運営プロモーション、振り返りまで、部門を越えた作業とコミュニケーションのタイミングが合わないため、プロジェクト推進が困難でした。社内規程、ファイル、情報がオフラインファイルやメール転送で共有されると、最新版が確認しにくく、検索も不便で、社員が社内のナレッジを把握するには「人に聞く」しかなく、効率が低くコストが高い状態でした。 実践方法：- 人気IPプロジェクト管理、ナレッジベースでプロジェクト内容を集約、振り返りや確認に便利
- 週報の蓄積、チームナレッジでメンバー成長を促進
佳沃集団：ナレッジベースで「中核ナレッジ競争力」を向上、組織イノベーションを加速
佳沃集団は、ナレッジ管理は付加的な取り組みではなく、各企業が今こそ重視すべき事項だと考えています。そのため佳沃は、ナレッジ管理をデジタル化よりも重要な位置づけとし、専門の「ナレッジ・デジタル化センター」を設立、DingTalkドキュメントとナレッジベースと組み合わせて理念の実現を図り、企業のナレッジ生産力を発掘しています。佳沃がナレッジ管理に取り組む理由は、主に2つの観点からです：シーンの課題：どの企業にも人員流動はあります。佳沃集団のようなナレッジ集約型業界、特に管理層では、一人がほぼ一つの戦闘部隊に相当します。ポストの人が退職すると、その経験が引き継がれずに失われ、生産力の流出に等しく、企業のコストへの影響が非常に大きくなります。実践方法：佳沃はDingTalkドキュメントを通じて社員の暗黙知を形式知に変換し、ナレッジベースを通じて蓄積されたドキュメントを秩序立てて管理・流通・革新させています。このような方法で経験を継承し、ナレッジを蓄積することは、まさに企業のナレッジ生産力を発掘することに他なりません。
DingTalkナレッジベースのインターフェース紹介
ドキュメントホーム ナレッジベースに入るナレッジベースのクイックスタート
ナレッジベースの作成
- DingTalkドキュメントのホームページにアクセスし、左側のナビゲーションバーの「ナレッジベース」をクリックし、右上の「ナレッジベース作成」をクリックします。
- 「テンプレートで作成」または「空白のナレッジベース」を選択し、名前、概要、表示範囲を設定したら、「作成」をクリックします。新しいナレッジベースを作成すると、作成者がそのナレッジベースの管理者になります。
管理者・ユーザーの追加
ナレッジベース作成後、より多くの管理者やユーザーを追加できます。具体的な操作は以下の通りです： 方法1：管理画面で設定 ナレッジベース内で右上の「設定」をクリックするか、目次下部の「設定」をクリックしてナレッジベース管理画面に入ります。また、ナレッジベース目次下部で直接「ユーザーと権限」をクリックしても、ナレッジベース管理画面に直接アクセスできます。 ユーザーと権限でユーザーを追加し、権限を設定します。管理者を設定する場合は権限を「管理可能」に設定し、一般ユーザーには「編集可能」「閲覧/ダウンロード可能」「閲覧のみ」などを選択できます。 既存のユーザーの権限を変更したい場合は、変更したいユーザーを直接選択して権限を変更します。 方法2：共有パネルで設定 ナレッジベースのホームページで右上の共有をクリックし、共有パネルで連絡先を追加し、権限を設定します。 既存のユーザーの権限を変更したい場合は、共有パネルの「権限管理」をクリックし、変更したいユーザーを選択して権限を変更します。ナレッジベースの共有
- ナレッジベースのユーザーはナレッジベースを共有できます。ナレッジベースのホームページで「共有」機能をクリックすると、共有リンクの取得や直接チャットへの共有ができ、共有先に対するナレッジベースの権限を設定できます。
- 社内共有：プロジェクトチームのメンバーにナレッジベースを共有したい場合、共有範囲は「ユーザーのみ閲覧可」を選択できます。組織内のすべてのユーザーに閲覧可能なように共有したい場合（企業の規程、社員ハンドブックなど）、共有範囲は「組織内に公開」を選択できます。
- 対外共有：企業間連携時には、ナレッジベースの共有範囲を「インターネットに公開」に設定し、リンク取得後の編集やコメントなどの権限を設定できます。
- さらに、ナレッジベースをWebページとして公開し、公式サイトや使い方ガイドとして共有することもできます。具体的な操作は以下の通りです：
ナレッジベース利用者
ナレッジベースの閲覧
- DingTalkドキュメントのホームページで「ナレッジベース」をクリックすると、アクセス権限のあるすべてのナレッジベースが表示されます。組織内全員が閲覧可能に設定されたナレッジベース、および「ユーザー」または「管理者」権限を持つナレッジベースが含まれ、クリックすればアクセスできます。
- ナレッジベースのホームページで検索を使って目的のナレッジベースを素早く見つけることができます。また、よく使うナレッジベースにマウスを合わせ、直接「ピン留め」を選択すると、そのナレッジベースを上部に表示でき、素早く閲覧するのに便利です。
ナビゲーションバーの使用
- パネルを折り畳む：ナビゲーションバー上部の「パネルを折り畳む」ボタンをクリックすると、ナビゲーションバーパネルを折り畳めます。ナレッジベースの目次ツリーが「折り畳み」状態のとき、マウスで素早く目次ツリーの展開や折り畳みができ、ナレッジベースの目次構造をより効率的に閲覧できます。
- パネルを展開する：ナビゲーションバーが折り畳まれているとき、パネル上部の「パネルを展開」ボタンをクリックすると、パネルが展開され、ページに固定されます。
- パネルの幅を調整する：マウスをナビゲーションバーとドキュメント詳細ページの境界線に移動し、境界線をドラッグすればパネルの幅を調整できます。
コンテンツのアップロード／作成
- ナレッジベースのユーザーは、ナレッジベースに各種タイプのページを追加してコンテンツを充実させることができます。目次の「+」ボタンをクリックし、ドキュメント、スプレッドシート、AIテーブル、マインドマップ、ホワイトボードなどのオンラインドキュメント、およびフォーム、AI議事録などのアプリを作成できます。
- ローカルファイルのアップロードまたはオンラインドキュメントとしてインポートを選択し、ローカルに保存されているファイルをナレッジベースにアップロードしたり、ローカルドキュメントをオンラインドキュメントに変換してナレッジベースに保存できます。
ページの整理
- ナレッジベースに各種タイプのページとコンテンツを追加した後、ページを直接ドラッグしてドキュメントの所属する目次位置を調整でき、目次構造をより整理できます。
- ナレッジベース目次ページ上部の「目次矢印」をクリックすると、ファイルをファイル名、作成時間、更新時間などの方法で並び替えできます。
- ナレッジベースのホームページおよびナレッジベース内の検索ボックスから、権限のあるコンテンツを検索・アクセスできます。