ナレッジベースについて

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DingTalk ナレッジベースについて

「ナレッジベース」は、DingTalk ドキュメント内の企業ナレッジ管理プラットフォームです。ナレッジ管理ベースの構築や社内ドキュメントのコラボレーションに活用できます。管理者がユーザーを追加すれば、リアルタイムに同期された状態で複数人で共有でき、チームのナレッジを蓄積できます。

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ナレッジ管理の課題

• 人材の流動が激しい昨今、社員が生み出すナレッジを正確に蓄積することは企業にとって重要です。しかし、日常業務では以下のような課題に直面します。

作成 蓄積 流通 インテリジェント DingTalk ナレッジベースは、上記の課題を解決し、企業のナレッジ管理を支援します。

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DingTalk ナレッジベースが解決する方法

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作成

• フォルダーでドキュメントを分類できます。すべてのドキュメントを一つの目次ツリーで表示でき、カスタムロゴやカバーで各スペースに個性を持たせられます。
• よく使う会議、企画書、報告書などのドキュメントを「チームテンプレート」として保存できます。ワンクリックでテンプレートを呼び出し、書式や内容を標準化したままドキュメントを作成できます。

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蓄積

• ファイル、日報、クイックミーティングをワンクリックでナレッジベースに保存できます。書籍の目次のように整理でき、内容を一目で把握できます。
• グループナレッジベースは、チャット内のドキュメントをワンクリックで収納できます。単一または複数のグループを単位としてナレッジベースを構築し、長期的にナレッジを蓄積できます。作成済みのナレッジベースを同じ組織の他のグループに紐付けると、1 つのグループでの更新が複数グループで閲覧できるようになります。
• データ統計ダッシュボードで、各ドキュメントの閲覧数、ダウンロード数、インタラクション数などを一目で確認できます。
• 複数ファイルの一括ダウンロードに対応しており、ワンクリックでダウンロードできます。
• グローバル検索に対応しており、キーワードを入力するだけで関連するすべてのドキュメントを検索できます。

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流通

• 所有者・管理者はユーザー権限を「追加」「変更」「削除」で管理できます。この設定はナレッジベース全体に適用され、ユーザーを追加・変更・削除すると、すべてのドキュメントの権限も同時に反映されます。
• ナレッジベース、フォルダー、ドキュメントごとに階層的な権限設定ができます。外部共有や共同編集者の追加だけでなく、ウォーターマークや漏洩防止保護などの安全設定もオンにできます。
• 「公開発行＋承認」 機能では、承認完了後にログインなしで外部の顧客やパートナーにナレッジを共有できます。ヘルプマニュアル、製品説明書、API マニュアルなど対外配布向けの作成に最適です。
• 共有範囲は 「ユーザーのみ閲覧可」、「組織内に公開」、「インターネットに公開」 から選べ、リアルタイム編集やコメントにも対応します。企業間・組織間の資料共有やナレッジ共有に適しています。

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DingTalk ナレッジベースの活用シーン

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新入社員のオンボーディング研修

シーンの課題： 新入社員がチームに加わる際、企業の規程、業務フロー、チーム文化に慣れるために多くの時間を費やすことになります。このプロセスは時間がかかる上に効率が悪く、情報伝達に漏れが生じることもあります。 解決方法： DingTalk ナレッジベースを使えば、企業は会社紹介、組織構成、職務内容、よく使うツールの操作ガイドなどを含む、構造化された新入社員研修モジュールを作成できます。新入社員は検索や目次の閲覧で必要な情報を素早く取得でき、研修時間とコストを削減しながら、情報の正確性と完全性を確保できます。

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プロジェクトコラボレーションと情報共有

シーンの課題： プロジェクトチームのメンバーが異なる部門から集まり、情報のサイロ化が深刻で、コミュニケーション効率が低下し、プロジェクトの進捗が滞ります。 解決策： DingTalk ナレッジベースは、プロジェクトコラボレーションのハブとして活用できます。プロジェクト関連のドキュメント、議事録、タスク割り当てなどの情報を作成し、チームメンバーがリアルタイムで更新内容を確認、コメントや共同編集を行えます。さらにナレッジベースの予定変更の履歴通知をオンにすることで、情報同期と意思決定の透明性を確保し、プロジェクト実行効率を向上できます。

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組織・企業を越えたコラボレーション

シーンの課題： 外部パートナーとプロジェクト資料、技術仕様、標準作業手順を共有する際、ナレッジベースをWeb ページとして共有すると、ナレッジベースに新たなコンテンツ変更があるたびに一連の承認フローを経て発行する必要があり、情報をタイムリーに更新・同期できず、パートナーの効率やプロジェクトの進捗に影響を及ぼします。 また、外部パートナーはナレッジベース内で直接コメントや編集ができないため、すべてのフィードバックや修正提案はメールや会議の形で行う必要があり、コミュニケーションのコストと時間が増加します。 解決策： DingTalk ドキュメントとナレッジベースはインターネットへの公開共有をサポートしており、リアルタイムでの編集とコメントが可能です。ドキュメントのリンクを企業外部のサプライヤーや顧客などに共有すれば、外部の方はリンクをクリックするだけでドキュメントにアクセスし、閲覧・コメントができます。情報伝達がよりスムーズになり、コラボレーションがより効率的になります。 添付ファイル《公開発行.mp4》はDingTalk ドキュメントでご確認ください。

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カスタマーサービスとサポート

シーンの課題： カスタマーサービス部門は迅速かつ正確に顧客の問い合わせに対応する必要がありますが、統一されたナレッジベースがないと、回答の不一致や遅延が発生します。 解決策： よくある質問への回答、製品マニュアル、サービスポリシーなどを含むカスタマーサービス用のナレッジベースを構築します。カスタマーサービス担当者はナレッジベースのグループAI質問応答を利用して、迅速に回答を見つけ出し、サービス品質を向上できます。

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プロジェクトドキュメント管理とナレッジ蓄積

シーンの課題： プロジェクト期間中、進捗とともにグループチャットには大量の散在したドキュメントや情報が蓄積されますが、これらの情報は雑然としていて、プロジェクト終了後には価値あるナレッジやドキュメントが失われやすく、有効に活用されません。 解決策： グループナレッジベースを使えば、プロジェクトのグループチャット内で散在しているドキュメントをワンクリックで収納し、プロジェクトのフェーズやテーマ別に整理することで、ナレッジの体系的な管理と長期的な蓄積を実現できます。プロジェクトが終了し、グループチャットが解散しても、ナレッジは保存・継承されます。

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顧客成功事例

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艾為電子：ナレッジベースで蓄積、企業のナレッジ資産を「定量化」

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組織の課題：社内ツールが多数ある中、ツールごとの安全機能が統一されておらず、統一されたプラットフォームがないため、情報を効率的かつ正確に活用できませんでした。企業のナレッジ資産が何か分からない、どれだけあるか分からない、どのように使うかも分からないという状態で、社内の優れたナレッジや経験が蓄積されず、ハイテク・ナレッジ集約型企業の管理に大きな悩みをもたらしていました。 ナレッジベース利用前

• 社内外のドキュメント資料は、おおよそ6つの蓄積ルートがあり、資料が各個人のPCや各種クラウドストレージに分散しており、体系性がない
• ドキュメントの分類が整理されておらず、資料を探すのが面倒で、検索効率が低い
• ドキュメントや経験の共有・継承が不十分で、資料はピアツーピアの送信や口伝に頼っており、共有性が悪い
• 複数のシステムやルートが交錯し、良いドキュメント利用習慣を形成しにくい

ナレッジベース利用後

• 部門別資料ナレッジベースとナレッジグループを構築し、統一的に蓄積。例：技術部門の《技術資料ナレッジベース》、《技術サービス部ナレッジポータル》
  • プロジェクト開発経験の蓄積と継承に活用
  • 技術問題の解決と再発防止のためのドキュメントサポートを提供
• ナレッジベースの目次構造を設計し、整然とアップロード、ダウンロード、新規作成
• キーワード検索で、必要なファイル内容を迅速に検索・特定
• ナレッジベースをピン留めし、ワンクリックで直接アクセス
• 利用効果：技術チームのナレッジベース運用開始から2 か月以内に5,208 件のファイルが蓄積され、単一ドキュメントの最大閲覧数は 180 回。
• ナレッジベースで解決：社内資料のオンライン化と統一蓄積を実現するとともに、ナレッジベースの目次フレームワークを設計し、部門・企業ナレッジを構造化して管理。

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喜馬拉雅：ナレッジベースで社員の学習・コミュニケーション・コラボレーションコストを削減

急速な事業成長により、喜馬拉雅は10 以上の製品ラインを次々と拡張し、社員数も1 年で約 4 倍に増加しました。膨大化する業務内容と急成長するチーム規模に直面し、喜馬拉雅は会社のコラボレーション・ナレッジ管理ツールとしてDingTalk ドキュメントとナレッジベースを選択しました。制作チーム、製品、研究開発、運営などの部門に新たな協同作業方式をもたらし、業務効率を確実に向上させました。 **シーンの課題：**企画選定から運営プロモーション、振り返りまで、部門を越えた作業とコミュニケーションのタイミングが合わないため、プロジェクト推進が困難でした。社内規程、ファイル、情報がオフラインファイルやメール転送で共有されると、最新版が確認しにくく、検索も不便で、社員が社内のナレッジを把握するには「人に聞く」しかなく、効率が低くコストが高い状態でした。 実践方法：

• 人気IPプロジェクト管理、ナレッジベースでプロジェクト内容を集約、振り返りや確認に便利

人気IPシリーズ企画は喜馬拉雅の重要コンテンツプロジェクトです。現在配信中の《高IQ犯罪》、《誰が犯人か》は、いずれもチームが丹精込めて制作した人気IPコンテンツです。成功するIPプロジェクトをパッケージ化するには、版権、商務、マーケティング、運営、研究開発など、社内外の多方面の連携が必要です。プロデューサーであり、プロジェクト責任者でもあるVivianは、DingTalk ドキュメントのナレッジベースを利用し、IPごとにナレッジベースを作成し、職能別にドキュメント資料、プロジェクト進捗、データレポートを集約することで、プロジェクトメンバーがリアルタイムに確認・共有できるようにしています。

• 週報の蓄積、チームナレッジでメンバー成長を促進

チームの週報、月報、年度総括計画について、VivianはすべてDingTalk ドキュメントとナレッジベースを使って集約・蓄積しています。チームの各メンバーは上司の週報や月報も受け取ることができ、上下関係の情報統一、業務目標の明確化、業務上の問題と解決策の共有を実現しています。部門の新人は、チームメンバーがナレッジベースに蓄積した総括ドキュメントを通じて、業務状況を素早く把握でき、業務開始のハードルを下げ、チームへの溶け込みを加速できます。

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佳沃集団：ナレッジベースで「中核ナレッジ競争力」を向上、組織イノベーションを加速

佳沃集団は、ナレッジ管理は付加的な取り組みではなく、各企業が今こそ重視すべき事項だと考えています。そのため佳沃は、ナレッジ管理をデジタル化よりも重要な位置づけとし、専門の「ナレッジ・デジタル化センター」を設立、DingTalk ドキュメントとナレッジベースと組み合わせて理念の実現を図り、企業のナレッジ生産力を発掘しています。佳沃がナレッジ管理に取り組む理由は、主に2 つの観点からです： シーンの課題： 社内にナレッジが不足しているのではなく、ナレッジ管理の方法とツールが不足しているため、ナレッジが一部の人に集中し、流通せず、より多くの社員がナレッジを取得できず、より多くの人の成長を支援できませんでした。 実践方法： ナレッジベースの共有を通じて、社員が業務プロセスの中で自身の価値を拡大できるようにします。一方で、社員の経験は企業のナレッジ資産となり、他方で、社員にとっては、自身が生み出すナレッジの価値が認められることで、企業内でより良い発展の機会を得られます。

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DingTalk ナレッジベースのインターフェース紹介

ドキュメントホーム ナレッジベースに入る

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ナレッジベースのクイックスタート

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ナレッジベースの作成

• DingTalk ドキュメントのホームページで、左側のナビゲーションバーから 「ナレッジベース」 を選択し、右上の 「ナレッジベース作成」 をクリックします。
• 「テンプレートで作成」 または 「空白のナレッジベース」 を選び、名前、概要、表示範囲を設定して 「作成」 をクリックします。作成者はそのナレッジベースの管理者になります。

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管理者・ユーザーの追加

ナレッジベース作成後、管理者やユーザーを追加できます。方法は以下のとおりです。 方法 1：管理画面で設定 ナレッジベース右上の 「設定」、または目次下部の 「設定」 をクリックして管理画面に入ります。目次下部の 「ユーザーと権限」 からも直接アクセスできます。 「ユーザーと権限」 でユーザーを追加し、権限を設定します。管理者には「管理可」、一般ユーザーには「編集可」「閲覧/ダウンロード可」「閲覧のみ可」などを選択できます。 既存ユーザーの権限を変更する場合は、対象ユーザーを選んで権限を変更します。 方法 2：共有パネルで設定 ナレッジベースのホームページで右上の 「共有」 をクリックし、共有パネルで連絡先を追加して権限を設定します。 既存ユーザーの権限を変更する場合は、共有パネルの 「権限管理」 をクリックし、対象ユーザーを選んで権限を変更します。

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ナレッジベースの共有

• ナレッジベースのホームページで 「共有」 をクリックすると、共有リンクの取得やチャットへの直接共有ができ、共有先に対する権限を設定できます。
• 社内共有：プロジェクトチームに共有する場合は「ユーザーのみ閲覧可」、組織内の全員に閲覧させる場合（企業規程や社員ハンドブックなど）は「組織内に公開」を選択できます。
• 対外共有：企業間連携時には「インターネットに公開」を選択し、編集やコメントの権限を設定できます。
• さらに、ナレッジベースを Web ページとして公開し、公式サイトや使い方ガイドとして共有することもできます。手順は以下のとおりです。

ステップ 1：「共有」 をクリックし、公開発行をオンにして、発行するドキュメントを選び、上長承認に提出します。 ステップ 2：上長は発行内容を審査し、承認または差し戻しできます。 ステップ 3：審査通過後、ドキュメントが外部公開され、対外リンクを取得できます。リンクからは DingTalk にログインせずにコンテンツを閲覧できます。

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ナレッジベース利用者

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ナレッジベースの閲覧

• DingTalk ドキュメントのホームページで 「ナレッジベース」 をクリックすると、アクセス権限のあるすべてのナレッジベースが表示されます。組織内全員が閲覧可能なナレッジベースや、「ユーザー」「管理者」権限を持つナレッジベースが含まれ、クリックすればアクセスできます。
• ホームページの検索で目的のナレッジベースを素早く見つけられます。よく使うナレッジベースにマウスを合わせて 「ピン留め」 を選択すると、上部に表示されて素早くアクセスできます。

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ナビゲーションバーの使用

• パネルを折り畳む：ナビゲーションバー上部の 「パネルを折り畳む」 をクリックすると、パネルを折り畳めます。折り畳み状態でも、マウスで目次ツリーの展開・折り畳みができます。
• パネルを展開：折り畳み状態のとき、パネル上部の 「パネルを展開」 をクリックすると、パネルが展開されてページに固定されます。
• パネルの幅を調整：ナビゲーションバーとドキュメント詳細ページの境界線にマウスを移動し、ドラッグすると幅を調整できます。

添付ファイル《ナビゲーションバーの使用.mp4》はDingTalk ドキュメントでご確認ください。

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コンテンツのアップロード／作成

• 目次の 「+」 をクリックすると、ドキュメント、スプレッドシート、AI テーブル、マインドマップ、ホワイトボードなどのオンラインドキュメントや、フォーム、AI 議事録などのアプリを作成できます。
• ローカルファイルのアップロードまたはオンラインドキュメントとしてインポートを選ぶと、ローカルファイルをアップロードしたり、オンラインドキュメントに変換して保存したりできます。

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ページの整理

• ページを直接ドラッグして目次位置を調整でき、目次構造を整理できます。

添付ファイル《目次の整理.mp4》はDingTalk ドキュメントでご確認ください。

• 目次ページ上部の「目次矢印」をクリックすると、ファイル名、作成時間、更新時間などで並び替えできます。
• ナレッジベースのホームページやナレッジベース内の検索ボックスから、権限のあるコンテンツを検索・アクセスできます。

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ナレッジベースのファイルダウンロード

ダウンロード権限を持つユーザーは、ナレッジベース内で複数のファイルを一括選択してワンクリックでダウンロードできます。

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よくある質問

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質問：なぜナレッジベースを作成できないのですか？

回答：企業のスーパー管理者がナレッジベースの作成を許可している範囲外にいる可能性があります。組織管理者に連絡し、企業管理画面からドキュメントをクリックし、コラボレーション系製品設定で、DingTalk ナレッジベースの作成を許可する権限を追加してください。

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質問：ナレッジベースの管理者として、なぜナレッジベースをインターネットに公開に設定できないのですか？

回答：企業のコラボレーション系製品でインターネットへの公開が許可されていない可能性があります。組織管理者に連絡して企業管理画面からドキュメントをクリックし、コラボレーション系製品設定でインターネットに公開をオンにしてください。

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質問：なぜ組織外メンバーにナレッジベースの権限を付与できないのですか？

回答：組織管理者が企業のコラボレーション系製品で、共有ドキュメントやナレッジベースを組織外ユーザーに共有することを許可しない設定をしている可能性があります。組織管理者に連絡して変更してください。

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関連コンテンツ

• ナレッジベースの権限管理
• Confluenceからの移行
• グループナレッジベースFAQ