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「DingTalkさん、みんなの身分証番号と携帯番号を集めてください」 「DingTalkさん、今年の業務に関するみんなのフィードバックや提案を集めてください」 「DingTalkさん、……」 日常業務において、データ収集は煩雑でありながら非常に重要な作業です。 各種の機密情報を収集する場面が頻繁にあり、しかも記入者同士はお互いに見えないようにするのが望ましいでしょう。 まずは一人ひとりに編集権限を設定する作業は、時間も労力もかかり、目も疲れてしまいます。 さらに、収集した大量のデータを整理するのも、大きなストレスとなります。 では、何かよいツールはないでしょうか。 記入者同士がお互いに見えない状態で情報を収集でき、 収集したデータをそのまま自動で集計テーブルに生成できるツールは？ もちろんあります！次にご紹介するのは—— スプレッドシートの「新アシスタント」「データ収集」 スマートフォーム入力と連携し、データを自動でスプレッドシートに集計します。 時間と労力を節約でき、しかもあなたの「健康」も損ないません。 まさに一人ひとりに必須のオフィス「健康サプリ」と言えるでしょう～ 3、2、1、効果「リンク」を公開！
手取り足取りのチュートリアルは以下のとおり：
まず、【スプレッドシート】を新規作成する必要があります！1⃣️ スプレッドシートの左上の【メニュー】から【コラボレーション】-【データ収集】-【集計テーブルを作成】をクリックします。2⃣️ フォーム編集ページで、ニーズに応じて左側の質問欄から該当するモジュールをドラッグして作成します。編集が終わったら【完了】をクリックして公開設定に進みます。3⃣️ 設定ページでは、「誰が記入するか」「記入回数」「誰が統計データを閲覧できるか」などのフィールドコンテンツを、ご自身のニーズに応じて設定できます。設定が完了したら、右上の【公開】をクリックしてフォームの作成成功です。4⃣️ また、チャット、リンク、QRコードの3つの方法で、集計テーブルを複数人に共有して記入してもらうこともできます。5⃣️ 記入者がフォームを受け取って記入した情報は、最初に収集者が作成した【スプレッドシート】に自動で集計されます。そのままスプレッドシートの機能を活用して、データの分析や統計を行うことができます！「ご注意：この時点で収集されたすべてのデータは、スプレッドシートの作成者のみが閲覧できます！」ほかにも収集した情報やデータを閲覧または編集する必要がある方がいる場合、スプレッドシートの作成者はスプレッドシート右上の【共有】-【権限管理】をクリックして追加できます。また、収集者がフォームを引き続き編集・調整したい場合は、フォームカード右上の矢印【集計テーブルを開く】をクリックすると、フォーム記入ページの右上で共有、統計閲覧、その他の編集などの設定を行うことができます。いかがでしたか？とても簡単ですよね！[3連発] ぜひ使ってみてくださいね～