ドロップダウンリスト：入力コンテンツの標準化

「スプレッドシート」では、ドロップダウンリスト機能を使うことで、空欄入力の代わりに統一形式の選択肢を提供できます。セルに入力できる内容を指定の値に制限することで、データの正確性と規範性を確保し、入力効率を向上させ、閲覧者がデータを見る際にもわかりやすくなります。

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操作フロー

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ドロップダウンリストの作成

標準化したいデータ範囲を選択し、上部ナビゲーションバーの メニュー → 挿入 → ドロップダウンリスト をクリックするか、上部ツールバー右側の … その他 → ドロップダウンリスト をクリックすると、「ドロップダウンリストポップアップ」 が表示され、ドロップダウンリストおよび関連コンテンツを設定できます。

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ドロップダウンリストの設定

1. 「ドロップダウンリストポップアップ」では、デフォルトで 3 つのオプション枠が表示されます。オプションとして使用したいコンテンツを直接入力し、保存を確認すると、選択範囲に設定したメニューオプションが適用されます。
2. ドロップダウンリストでサポートされている編集操作：
   1. 塗りつぶしスタイルの変更：お好みの塗りつぶしスタイルの配色を選択できます。
   2. オプション位置情報の調整：オプション左側の 「三本線」 を長押しし、ドラッグして並び替えできます。
   3. 塗りつぶし色の変更：希望する塗りつぶしのオプション色を自分で設定できます。

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既存データをドロップダウンリストのオプションに変換

スプレッドシートに既に一部のデータが入力されており、その既存データをドロップダウンリストに変換して、新しいレコード追加時の選択に素早く活用したい場合は、以下の手順を行います：

1. 既存データのある範囲を選択し、「挿入 → ドロップダウンリスト」 をクリックします。
2. 既存データは重複排除を経て、自動的にドロップダウンリストのオプションになります。
3. 規範に合わないデータを削除または修正できます。
4. 保存後、選択範囲内のデータがドロップダウンリストに変換されます。元々入力されていた規範に合わないデータにはお知らせが表示され、クリックして直接規範に合った形式を選択できます。

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ドロップダウンリストの削除

1. 選択済みのオプションをクリア：対象範囲またはセルを選択し、Delete キーまたは Backspace キーを押すと、選択済みコンテンツをクリアして、再選択できます。
2. 挿入済みのドロップダウンリストを削除：ドロップダウンリストが挿入された範囲を選択し、「右クリック → ドロップダウンリストを設定」 を選び、「ドロップダウンリストポップアップ」内で 「検証を削除」 をクリックします。または、上部ツールバー右側の … その他 → ドロップダウンリスト をクリックし、ポップアップ内で左下の リストを削除 を選択すると操作が完了します。この操作では、セルに入力済みの元の数値はクリアされません。

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その他の操作説明

• ポップアップでドロップダウンリストのオプションコンテンツを追加する際、Tab キーまたは Enter キーで素早く次の行に切り替えて編集できます。
• ドロップダウンリストのコンテンツの並び替えは、コンテンツボックスの右端をクリックしてドラッグすることで完了します。
• ドロップダウンリスト内の個別コンテンツの削除は、コンテンツボックス右側の削除をクリックして完了します。

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シーン事例

店長として、店舗で販売する商品の販売数と販売金額を集計する必要があるため、「月餅販売リスト」を作成し、店舗のメンバーに一緒に入力してもらいました。しかし「カテゴリー」と「エリア」を入力する際、皆の入力方法が様々で、入力結果が揃わず、その後の集計も不便であることに発見しました。このような場合、「挿入 → ドロップダウンリスト」機能を使ってデータを統一できます。

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