Langsung ke konten utama
Cara komunikasi kerja paling efisien di dunia profesional tak lain adalah menyelenggarakan rapat. Namun kenyataannya, sebagian besar orang menilai rapat dengan ungkapan: “Paling benci rapat!” atau “Rapat memang tidak efisien, membosankan, dan tanpa hasil”… Rapat yang efektif pasti memiliki tujuan dan hasil. Sebuah rapat tidak seharusnya hanya menjadi penjadwalan acara, melainkan diskusi kerja yang memiliki agenda, memiliki solusi, dan menghasilkan keluaran. Kesimpulan rapat pun harus diwujudkan dengan cara “menuliskannya” dan ditindaklanjuti pada rapat berikutnya. Untuk terbebas dari rapat yang tidak efisien, [DingTalk] menggabungkan pengalaman praktik internal dengan penerapan fitur DingTalk secara mendalam, sehingga menemukan cara rapat yang efisien. Pahami “Cara menggunakan Rapat Efisien DingTalk” dalam satu gambar Mengingat kembali rapat-rapat sebelumnya, kini dengan berbasis dokumen, menguasai cara menggunakan Rapat Efisien DingTalk membantu kita menyelesaikan: Mari pelajari lebih dalam cara menggunakan Rapat Efisien DingTalk melalui contoh skenario berikut:

​
Skenario: Menyelenggarakan rapat diskusi fitur dokumen pukul 10.00–12.00 keesokan harinya

Xiaoyi adalah manajer produk DingTalk Docs yang perlu menyelenggarakan rapat diskusi fitur DingTalk Docs bersama para penanggung jawab bisnis pada pukul 10.00–12.00 keesokan paginya.

​
| Persiapan sebelum rapat

​
Buat dokumen agenda, kumpulkan agenda

Xiaoyi membuat sebuah “Dokumen Pengumpulan Agenda”. Di dalamnya, penyelenggara dan Anggota bersama-sama merangkum agenda ke dalam dokumen, melampirkan tautan terkait untuk setiap agenda, me-@ orang terkait, memperkirakan durasi agenda, serta mengatur Izin baca/Izin Edit dokumen terkait secara spesifik.
Jika ini pertama kalinya Anda menggunakannya, kami juga telah menyiapkan template rangkuman agenda rapat untuk Anda pakai.

​
Kirim undangan rapat

Xiaoyi mengirim undangan rapat melalui Kalender DingTalk, memilih Anggota, dan melampirkan tautan “Dokumen Agenda” yang telah disiapkan pada deskripsi acara. Ia memilih Waktu rapat pukul 10.00–12.00 keesokan harinya, lalu klik Kirim acara. Bersamaan dengan itu, grup rapat pun terbentuk.

​
| Keesokan harinya: Menyelenggarakan rapat

​
10.00–10.10 Membaca dokumen dalam hati, lalu mengomentari pertanyaan serta saran

Xiaoyi meneruskan “Dokumen Pengumpulan Agenda” ke grup rapat, dan menyepakati bersama waktu serta cara membaca dokumen dalam hati. Anggota membuka dokumen di dalam grup, membacanya masing-masing, dan selama proses tersebut memublikasikan pertanyaan atau saran hasil bacaan pada posisi yang sesuai melalui fitur Komentar dokumen.

​
10.15–10.45 Sesi diskusi agenda

  • Setelah selesai membaca, sesi diskusi dimulai. Pandu diskusi berdasarkan urutan pada dokumen agenda utama, dan catat poin-poin penting. Saat berdiskusi, berikan perhatian khusus pada komentar yang ditinggalkan peserta di dalam dokumen.
  • Jika melibatkan rapat lintas lokasi, Anda dapat memulai Rapat Video, dan penyelenggara rapat membagikan “Dokumen Agenda”.
  • Selama prosesnya, Anda dapat menggunakan fitur AI Minutes untuk merekam konten proses diskusi rapat dengan mudah dan lengkap, sehingga memudahkan penyusunan ringkasan setelahnya.
  • Ketika menemui informasi kesimpulan yang penting, catat dengan saksama agar mudah dipertegas bersama setelahnya.

​
10.45–11.00 Menegaskan kesimpulan, menetapkan Tugas

Setelah diskusi agenda berakhir, penyelenggara rapat mempertegas kembali kesimpulan penting dari proses diskusi dan mencatatnya ke dalam dokumen. Jika melibatkan Tugas, Anda dapat membuat Tugas di dalam dokumen, lalu me-@ orang terkait beserta waktu penyelesaiannya. Dokumen akan secara otomatis membuat Tugas bagi orang terkait, sehingga memudahkan pelacakan setelahnya.

​
| Setelah rapat: Bagikan dokumen kepada Rekan Kerja terkait

Karena waktu selama rapat terbatas, penyelenggara rapat dapat menyusun Catatan Rapat secara terperinci setelah rapat berdasarkan proses yang direkam fitur AI Minutes. Kemudian, bagikan dokumen tersebut kepada Rekan Kerja terkait atau grup rapat, dan atur Izin yang sesuai saat membagikannya. Hal ini menghindarkan Rekan Kerja yang tidak hadir dari ketidakpahaman atas situasi rapat sehingga hal penting terlewatkan. Selain itu, beri tahu Rekan Kerja yang memiliki Tugas untuk memperbarui status tugas, sehingga setiap hal mendapat tindak lanjut. Cara menggunakan Rapat Efisien DingTalk mewujudkan integrasi fungsi yang tinggi antara produk Rapat Video DingTalk, DingTalk Docs, Tugas, dan Kalender. Berikut adalah fitur-fitur unggulan yang kami rangkum, yang membuat “Rapat Efisien DingTalk” berperan secara efisien:
  • Mode Rapat Video mendukung berbagi layar, sehingga memudahkan Tuan Rumah mengendalikan jalannya rapat;
  • Fitur dokumen yang kuat, terintegrasi mendalam dengan DingTalk, mendukung penetapan kerangka berjenjang, pembuatan Tugas, me-@ penanggung jawab terkait, penyisipan dokumen online, dan pengaturan pengingat;
  • Memberikan komentar secara spesifik pada posisi tertentu di dokumen, menunjuk masalah dengan tepat, dan memicu diskusi secara efisien;
  • AI Minutes mengubah Rekam suara menjadi teks secara real-time, sehingga Anda dapat fokus pada komunikasi, diskusi, dan pemikiran;
  • Dapat mengatur Izin dokumen secara spesifik, mengendalikan cakupan tampilan dokumen secara efektif, dan memastikan Keamanan informasi rapat.