Langsung ke konten utama
Pakar manajemen Peter Drucker pernah berkata: “Pada abad ke-21, aset paling berharga sebuah organisasi adalah para pekerja pengetahuan di dalamnya beserta produktivitas mereka.” Di era informasi, pengetahuan telah menjadi sumber kekayaan utama, dan pekerja pengetahuan adalah aset yang paling penuh vitalitas. Manajemen pengetahuan membuat organisasi dan individu memiliki daya saing yang lebih kuat serta mampu mengambil keputusan yang lebih baik.

​
01｜Apa itu manajemen pengetahuan?

Manajemen pengetahuan berarti membangun sistem manajemen pengetahuan yang memadukan aspek manusia dan teknologi di dalam sebuah organisasi. Dengan demikian, informasi dan pengetahuan dalam organisasi—melalui proses perolehan, penciptaan, berbagi, integrasi, pencatatan, pengaksesan, pembaruan, dan lainnya—dapat mencapai tujuan inovasi berkelanjutan, lalu diumpanbalikkan kembali ke dalam sistem pengetahuan, sehingga pengetahuan individu maupun organisasi terus diiterasi dan diakumulasi. Dari sudut pandang organisasi, hal ini menjadi modal intelektual yang membantu perusahaan mengambil keputusan tepat secara berkelanjutan serta menghadapi perubahan pasar. Dari sudut pandang individu, hal ini memberikan daya saing yang lebih kuat, yang terus meningkat melalui akumulasi dan pengendapan berkelanjutan.

​
02｜Masalah apa yang muncul dalam proses manajemen pengetahuan?

Kekayaan terbesar sebuah perusahaan adalah karyawannya, dan pengetahuan yang mereka ciptakan dalam pekerjaan sehari-hari menjadi salah satu aset yang paling penting. Di masa perputaran talenta yang sangat cepat ini, cara mengendapkan pengetahuan secara akurat sangat penting bagi perusahaan. Namun, dalam pekerjaan sehari-hari sering kali muncul masalah berikut:
Materi lama perusahaan tersebar di berbagai tempat, tidak dikelola secara terpusat, dan tidak dapat dimanfaatkan secara efisien.Materi inti hanya dikuasai segelintir karyawan sehingga sulit membangun kesepahaman.Materi proyek sulit diendapkan, sehingga perusahaan kehilangan kekayaan pengalaman yang berharga.Materi pengalaman perusahaan kurang terendapkan, sehingga karyawan tidak dapat berbagi dan belajar dengan cepat.Berbagi lintas tim di dalam perusahaan sulit dilakukan; keberhasilan sangat bergantung pada pengalaman individu dan tidak dapat direplikasi secara efisien.Materi untuk publikasi eksternal berantakan dan sulit dikendalikan, sehingga efisiensi dan keamanan sulit diseimbangkan.
Untuk mengelola pengetahuan internal perusahaan dan organisasi dengan baik, semua kesulitan di atas perlu diatasi. Melalui DingTalk Docs, perusahaan dapat mulai menaruh perhatian pada manajemen pengetahuan dan menjadikannya bernilai dalam kegiatan produksi serta operasional. 03｜Bagaimana menggunakan DingTalk Docs untuk melakukan manajemen pengetahuan dengan baik? Untuk melakukan manajemen pengetahuan dengan baik, fokuskan pada tiga tahap inti: kreasi pengetahuan, manajemen dan pengendapan, serta aplikasi dan pengaliran.

​
Kreasi pengetahuan｜membawa aset perusahaan ke cloud dengan cepat

Dengan DingTalk Docs, perusahaan dan organisasi dapat mewujudkan kreasi kolaboratif secara online dan real-time oleh banyak orang. Dibandingkan dokumen lokal, DingTalk Docs memiliki kelebihan berikut:
  • Edit kolaboratif: mendukung banyak orang mengedit secara kolaboratif online.
  • Multi-orang & multi-perangkat: diskusi dan pengubahan tidak dibatasi waktu, ruang, maupun perangkat.
  • Penyimpanan cloud: tidak perlu menyimpan secara manual dan tidak perlu khawatir kehilangan data akibat pemadaman listrik.
  • Bagikan sekali klik: tidak memakan ruang lokal; file dialirkan dalam bentuk tautan, sehingga pengetahuan internal perusahaan dapat mengalir.
  • Integrasi mendalam: memadukan skenario DingTalk yang sering digunakan seperti Tugas, Catatan, Rapat, Acara, dan Email ke dalam dokumen.
  • Kelola izin: pengaturan izin dan keamanan yang komprehensif, mendukung pemberian izin kepada individu/departemen/Obrolan Grup.
  • Keamanan dan kerahasiaan: mendukung enkripsi watermark, sehingga keamanan informasi terjamin.

​
Studi kasus satu: menyelesaikan satu laporan mingguan secara kolaboratif

Pekerjaan pengembangan produk DingTalk melibatkan berbagai fungsi seperti produk, pengembangan, dan desain, sehingga penyusunan laporan mingguan membutuhkan partisipasi banyak anggota. Dokumen online memungkinkan semua orang mengedit bersama.Biasanya, satu laporan mingguan produk diinisiasi oleh penanggung jawab, lalu disusun bersama oleh anggota produk, desain, dan pengembangan. Masing-masing menyinkronkan progresnya sendiri tanpa harus menunggu waktu dan ritme orang lain. Setelah semua orang selesai menulis, seluruh bagian digabungkan menjadi satu laporan mingguan—efisien dan sederhana.

​
Studi kasus dua: perencanaan acara, kolaborasi dimulai dari satu dokumen

Penggagas rencana acara menggunakan DingTalk Docs untuk menulis kerangka proyek, lalu membagikannya dengan sekali klik ke Obrolan Grup DingTalk (langsung memberikan izin edit kepada anggota grup). Anggota grup menyelesaikan bagian kontennya masing-masing di dalam dokumen, dan bahkan dapat dengan cepat menuliskan komentar terhadap konten tertentu.Setelah proyek dimulai, manajemen progres dan pembagian tugas dapat diselesaikan di dalam dokumen. Dokumen mendukung penyisipan berbagai elemen seperti tabel, diagram alur, dan peta jalan, sekaligus dapat menyisipkan kemampuan seperti Acara dan Tugas, sehingga proyek berjalan lebih efisien. Semua ini cukup dilakukan hanya di seputar satu dokumen.

​
Manajemen dan pengendapan｜gunakan Knowledge Base untuk mengelola dan mengendapkan pengetahuan perusahaan secara efisien

Dengan “Knowledge Base” DingTalk Docs, Anda dapat membangun pustaka manajemen pengetahuan perusahaan dengan cepat. Di atas dasar penataan dan pengendapan pengetahuan yang efisien, hidupkan sumber daya intelektual perusahaan dan lakukan pengendalian keamanan tingkat perusahaan:
  • Mendukung kreasi konten dalam berbagai format seperti dokumen, spreadsheet, dan peta pikiran.
  • Konten dokumen lokal lama dapat diimpor ke Knowledge Base dengan sekali klik untuk dikelola bersama.
  • Konten ditampilkan dalam struktur pohon direktori, memudahkan pembaruan, iterasi, penampilan, dan pembacaan konten secara berkelanjutan.
  • Manajemen izin dan keamanan yang komprehensif untuk melindungi aset pengetahuan perusahaan.
Studi kasus satu: arena pembelajaran dan pertumbuhan seluruh karyawan DingTalk
Pada tahap awal penggunaan Knowledge Base, Anda dapat memulai dari pembangunan konten untuk seluruh karyawan, seperti peraturan perusahaan, kebijakan, kebijakan gaji dan tunjangan, buletin perusahaan, dan lainnya. Tim DingTalk banyak menggunakan Knowledge Base untuk menyebarkan budaya dan nilai ke seluruh anggota tim, misalnya arena pembelajaran seluruh karyawan, panduan layanan pelanggan, dan standar keamanan data.Ambil contoh arena pembelajaran dan pertumbuhan seluruh karyawan DingTalk. Penyusunannya diselesaikan bersama oleh setiap tim, dengan memberikan Izin Lihat kepada seluruh karyawan sehingga dapat dibaca tanpa perlu mengajukan permohonan. Dengan begitu, terbangun ruang pembelajaran yang tersistematis di dalam organisasi, tempat karyawan dapat mencari dan membaca secara mandiri untuk belajar pengetahuan secara sistematis.Selain itu, dengan menambahkan watermark pada ruang, Anda tidak perlu khawatir ada orang yang menyebarkan tangkapan layar ke luar.
Studi kasus dua: manajemen dan pengendapan dokumen kerja harian tim operasional
Manajemen harian dan manajemen proyek tim DingTalk juga tidak terlepas dari Knowledge Base. Misalnya, membangun manajemen urusan harian, pengendapan bisnis, dan brainstorming di seputar sebuah tim, atau mengendapkan dokumen proses proyek, pengalaman, dan lainnya di seputar sebuah proyek.Sebagai contoh, gambar di bawah adalah Knowledge Base yang digunakan tim operasional kolaborasi kantor DingTalk untuk manajemen urusan harian, yang mengendapkan konten seperti tujuan tim, laporan mingguan, rapat, proyek penting, laporan, dan tindakan operasional rutin.
Aplikasi dan pengaliran｜membuat pengetahuan perusahaan mengalir Pada tahap pengaliran pengetahuan, efisiensi harus tercapai tanpa mengabaikan keamanan. Oleh karena itu, pengaliran pengetahuan antaranggota organisasi dapat memanfaatkan pengendalian izin Knowledge Base secara bijak agar pengetahuan tersebar menyeluruh di dalam organisasi. Selain itu, berdasarkan hubungan kutipan dua arah antardokumen, pengetahuan dapat mengalir; dengan Ensiklopedia Perusahaan, pengetahuan perusahaan disampaikan secara halus kepada seluruh karyawan melalui komunikasi dan obrolan sehari-hari.
  • Pengendalian izin: membuat pengetahuan perusahaan mengalir dengan aman
Manfaatkan kemampuan kelola izin Knowledge Base DingTalk secara fleksibel, yang dapat dibuka untuk seluruh karyawan perusahaan, sebagian tim, sebagian Obrolan Grup DingTalk, atau individu. Ruang akan ditampilkan di Daftar ruang pihak terkait, sehingga karyawan dapat mencari dan membaca secara mandiri di dalam ruang untuk belajar pengetahuan secara sistematis. Untuk keseluruhan ruang, Pemilik dan pengelola ruang dapat “Tambah”, “ubah”, dan “Sembunyikan obrolan” izin anggota ruang. Pengaturan izin ini berlaku untuk keseluruhan ruang; setelah menambah/mengubah/menyembunyikan anggota, izin terkait terhadap semua dokumen di dalam ruang akan turut dimiliki/disesuaikan/dihilangkan secara sinkron.
  • Ensiklopedia Perusahaan: “entri” pengetahuan internal perusahaan tersampaikan secara efektif dalam obrolan
Ensiklopedia Perusahaan adalah ensiklopedia yang menghimpun dan menyampaikan informasi perusahaan secara efisien. Ia menyaring informasi bermakna khusus di dalam perusahaan (istilah khusus perusahaan, istilah industri, singkatan, dan lainnya) menjadi “entri” yang dimasukkan ke dalam “Ensiklopedia Perusahaan”, sehingga secara efektif menurunkan biaya perolehan pengetahuan dan mendukung penghimpunan pengetahuan perusahaan dengan cepat. Dengan Ensiklopedia Perusahaan, pengetahuan-pengetahuan kecil ini disampaikan secara otomatis melalui jendela obrolan, sehingga pengetahuan berada dalam jangkauan. Karyawan dapat memanfaatkan waktu senggang untuk belajar dan menurunkan biaya perolehan pengetahuan.
  • Tautan dua arah: mengasosiasikan pengetahuan agar pengetahuan perusahaan mengalir bebas
Saat membaca dokumen, Anda dapat melihat hubungan “mengutip” dan “dikutip” dari dokumen tersebut di bagian bawah dokumen, sehingga mudah menemukan pengetahuan terkait. Dengan begitu, pengetahuan tidak lagi terisolasi, dapat mengalir lebih bebas, dan memicu lebih banyak inspirasi kreasi. Selain itu, di halaman utama DingTalk Docs, Anda dapat mengeklik pojok kanan atas untuk melihat “Diagram hubungan dokumen” dan memahami jaringan hubungan dokumen Anda.
  • Publikasi terbuka + persetujuan: menyebarkan pengetahuan perusahaan secara aman ke luar
Fitur paten Knowledge Base DingTalk Docs “publikasi terbuka + persetujuan” memungkinkan pengetahuan dibagikan kepada pelanggan eksternal dan mitra setelah persetujuan selesai, dan dapat dilihat tanpa perlu masuk, sehingga benar-benar mencapai “efisiensi” dan “keamanan” sekaligus. Fitur paten ini mengatasi tantangan publikasi informasi perusahaan yang aman, sangat cocok untuk membuat buku panduan bantuan, deskripsi produk, buku panduan API, dan konten lain yang dipublikasikan ke luar. Misalnya, Knowledge Base Panduan Pengguna produk DingTalk dapat langsung dibaca oleh seluruh jaringan melalui publikasi terbuka + persetujuan. Gunakan DingTalk Docs untuk membangun sistem pengetahuan milik organisasi Anda dengan cepat, sehingga pengetahuan di dalam organisasi terus berinovasi melalui proses penciptaan, pencarian, berbagi, integrasi, pencatatan, pengaksesan, dan pembaruan. Dengan begitu, daya saing dan vitalitas organisasi di masa depan meningkat, sementara individu maupun organisasi tumbuh bersama.