Langsung ke konten utama
Pada minggu pertama setelah libur panjang, berbagai rapat menumpuk: rapat rutin rencana kerja, rapat rutin proyek, rapat rutin penjualan, dan lainnya. Sering kali rapat berdurasi satu jam membutuhkan dua jam untuk menulis notulennya, sangat memakan waktu dan tenaga. Jangan khawatir, gunakan “AI Minutes” DingTalk Docs + template rapat untuk mengubah suara rapat menjadi teks secara real-time. Notulen rapat dapat dikirim dalam 15 menit, dan begitu rapat selesai notulen pun sudah rampung. Efisiensinya melipat delapan kali, ayo segera gunakan!

​
Gunakan template rapat + aktifkan AI Minutes, rapat selesai notulen pun rampung

Notulen rapat terdiri dari tiga bagian: informasi rapat, kesimpulan rapat, dan rencana langkah berikutnya. Berikut templatenya: Template Notulen Rapat. Ambil templat tersebut dan simpan ke Favorit. Template notulen rapat menyediakan Komponen “AI Minutes”. Saat rapat, klik untuk menyisipkan AI Minutes agar suara diubah menjadi teks secara real-time dan konten rapat dapat direkam dengan cepat.

​
Sebelum rapat: siapkan informasi rapat + dokumen lebih awal

Bagian pertama adalah menyiapkan informasi rapat lebih awal. Ini adalah langkah terpenting yang sering terlewat oleh banyak penyelenggara rapat, sehingga rapat yang seharusnya selesai dalam setengah jam justru berlangsung dua jam dan pembahasannya tak kunjung usai. Cantumkan hal-hal yang perlu diselesaikan dalam rapat pada dokumen lebih awal agar Anggota dapat bersiap. Dengan begitu, fokus rapat tertuju pada penyelesaian masalah.

​
Saat rapat: aktifkan AI Minutes, rekam konten rapat dengan cepat

Bagian kedua adalah catatan rapat. Ini sekaligus menjadi inti notulen rapat dan bagian yang bagi kebanyakan orang paling memakan waktu serta tenaga untuk dirapikan. Dengan andalan notulen rapat DingTalk Docs “AI Minutes”, seluruh proses pembahasan diubah menjadi teks secara real-time, sehingga memudahkan perapian notulen di kemudian hari.
  • Konversi real-time, reduksi kebisingan cerdas: proses perekaman mengubah suara menjadi teks secara real-time, dengan reduksi kebisingan cerdas dan pengenalan yang efisien.
  • Analisis cerdas, tinjauan efisien: analisis cerdas yang menghasilkan kata kunci, penelusuran dan pelokalan dalam satu klik, serta tinjauan poin penting yang efisien.
  • Ekstraksi satu klik, kutipan cepat: memilih kata, kalimat, dan Paragraf penting dengan cepat, lalu mengekstrak informasi ke dokumen dalam satu klik.
Melalui “AI Minutes”, poin dan informasi penting dalam rapat terekam secara lengkap. Setelah rapat selesai, notulen dapat dikirim dalam 15 menit, sehingga efisiensinya melipat delapan kali. Cara ini sekaligus memastikan akurasi setiap notulen rapat. Saat melakukan tinjauan proyek di kemudian hari, notulen ini secara efektif menghindari saling lempar tanggung jawab, sehingga cocok untuk komunikasi rapat lintas Tim dan proyek yang kompleks.

​
Setelah rapat: susun rencana, sinkronkan ke Tugas DingTalk, wujudkan pelacakan tugas

Bagian ketiga adalah menyusun rencana tindakan (to-do list) berdasarkan prioritas untuk memastikan konten rapat dijalankan. Anda dapat langsung @ Orang di dalam dokumen dan menghasilkan Tugas DingTalk. Jangan meremehkan fitur @ Orang ini, karena dapat membantu mewujudkan pelaksanaan tugas secara efektif dan memastikan hasil rapat. Dengan metode di atas, Anda dapat menulis notulen rapat secara cepat dan profesional, sehingga rekan kerja dan atasan pun terkesan. Tidak hanya itu, setiap notulen rapat yang Anda buat turut membangun mekanisme kolaborasi lintas Departemen yang efisien dan menampilkan kemampuan manajemen lintas Tim Anda.

​
Bantuan penggunaan

  1. Gunakan template: Template Notulen Rapat
  2. Cara mengaktifkan AI Minutes:
  • Metode satu: buka modul AI Minutes melalui entri Bilah Alat di atas > Sisipkan > AI Minutes, seperti ditunjukkan pada gambar berikut:
  • Metode dua: ketik ”/”, lalu klik untuk memilih “AI Minutes”, seperti ditunjukkan pada gambar berikut: