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AI 議事録今回はAlibaba Group不動産部門のナレッジマネジメント担当 泓亦氏をお招きし、 建設業界でDingTalkドキュメントを活用したプロセス・書簡管理の方法、建設業界でよく見られる9大ナレッジタイプとその分類・アーカイブ手法、そしてナレッジベースを活用してエンジニアリング・設計・運営などの部門を効率的に連携させる方法をご紹介いただきます。** 関連業界：建設業、不動産**
🧀 ライブ配信の振り返り
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🧀 インタラクション：ここはどこでしょう
🧀 このアプリについて
Alibaba Group不動産部門は、Alibaba Group本社キャンパス、オフィスキャンパスの建設工事業務を担当しています。
🧀 チーズ官の紹介
はじめまして、泓亦と申します。現在、Alibaba Group不動産部門にて、部門のナレッジマネジメント関連プロジェクトを担当しています。
- 元 上海名城企業集団 運営責任者、グループ総裁補佐
- 華夏幸福基業 地域運営責任者
- 現在 グループ不動産部門 ナレッジマネジメント担当
🧀 始める前に、最近仕事で出会ったエピソードを共有します
このちょっとしたエピソードを通じてお伝えしたいのは、知識は無形ですが、知識の継承は有形であり、それを支える媒体が必要だということです。知識はどのように継承され、そして忘れ去られていくのか
🧀 ナレッジマネジメントとは何か、お話ししましょう
ナレッジマネジメントとは？
「ナレッジマネジメントとは、組織内で継続的に知識を創造し、効果的に伝播し、新製品・新サービス・新技術・新プロセスに迅速に応用していくプロセスである。」——竹内弘高・野中郁次郎『知識創造スパイラル』より抜粋
DIKWモデル：知識の定義
知識の核心は、蓄積—伝播—共有であり、最終的にはイノベーションに役立てることです。日常的に受け取るデータは断片的なものですが、データにwho、what、when、whereなどの一連の属性が付与されると情報になります。さらに、その情報を抽出して価値あるアプリケーションへと昇華させます。最後に、価値ある情報がイノベーションに役立ち、知恵へと転化していきます。DIKW体系は、以下のステップを通じて研究・分析を支援します。原始的な観察と計測によりデータを得ます。データ間の関係を分析することで情報を得ます。情報は、誰が？何を？どこで？いつ？なぜ？といった単純な問いに答えることができます。情報とはメッセージであり、受け手と目的を持つことを意味します。行動の中で情報を応用することで知識が生まれます。知識は「どのように？」という問いに答えることができます。知識とは、実行可能な関係性や習慣化された作業方法のことです。賢者同士のコミュニケーションや自己省察を通じて知識を活用することで、知恵が生まれます。知恵を用いれば、行動の「なぜ」「いつ」という問いに答えることができます。知恵は未来に関心を寄せるものであり、示唆や遅延効果を含んでいます。
SECIモデル：知識の進化プロセスとDingTalkドキュメントナレッジベースの実践
ナレッジの社会化とは 最初、チームのすべての知識は経験主義に等しく、個人の心の中、頭の中に存在しています。第一歩としては、チームの知識を社会化する、つまり外に出すことです。そのためにプラットフォームを提供し、表現できる場を作り、それを引き出します。 **** 実践ガイド 全社員ナレッジベースを作成し、ナレッジを蓄積・格納する受け皿を提供します。 ナレッジの外化とは ナレッジベースを外化し、より多くの人にナレッジベースを使ってもらいます。ナレッジベースの設計上重視されるのは、より多くの人がそれに触れられる「面」であることです。 実践ガイド 各種の宣伝・推進手段や方法を通じて、ナレッジが届く範囲を広げ、必要としている人々に触れて理解してもらいます。 ナレッジの融合とは 次は融合です。そのためには、ある程度のシーンを創出する必要があります。これらの情報に触れた後、具体的な応用があるかどうかが鍵です。 実践ガイド 関連する活動を組織したり、関連する重要な課題を設定したりすることで、触れた情報を活用できるようにします。 ナレッジの内面化とは この段階では、社員が知識を本当に習得しているかを把握する必要があります。習得した後にはレベルアップがあり、そこからまた新たな循環のプロセスが始まります。 実践ガイド インセンティブを通じて、ユーザーが主体的に新しい知識を蓄積したり、既存の知識を反復・アップグレードしたりすることを促進します。🧀 なぜナレッジマネジメントを重視するのか？
企業ナレッジマネジメントの重要性と意義
蓄積と共有 ナレッジコラボレーションの場を構築し、ナレッジ共有の風土を醸成します。 ナレッジベースはチームの知識を蓄積する手助けとなり、チームのナレッジ共有の媒体となります。 組織文化 チームのナレッジ継承により、個人の成長を支援します。 ナレッジベースを通じて、社員の自己成長と向上を支援し、人と人、人と歴史の間にリンクを作ることができます。ナレッジベースには、部門の歴史や重要な事柄が記録されています。 入社したばかりの新人にとっては、これらのナレッジベースに蓄積された知識を通じて、素早く把握・理解することができます。 イノベーション応用 組織のイノベーションを刺激し、学習型組織になります。 本質的には、新しい理念を絶え間なく取り入れていく必要があります。そうでないと企業は淀んだ池になり、組織も停滞してしまいます。経験に頼って既存の経験の延長線上を順調に歩むことはできても、外部の新しいものに触れることができません。他者が前進している間に、自分は停滞してしまうかもしれません。企業ナレッジマネジメントの重要性（ナレッジマネジメントの現状と課題）
課題その1：誰もが重要だと知っているが、最も緊急ではない 課題その2：必要なときに、過去を掘り起こすのが大変 往々にして、企業はある程度の規模に発展した段階で初めてナレッジマネジメントの構築に着手します。いざ着手すると、以前のものを多く補わなければならず、それらは取り戻すのが非常に難しいことに気づきます。そして、多くの重要な資料や重要な情報が、歴史の流れの中で徐々に消失し、人と人の引き継ぎの過程で消えていきます。実は、人員や資料の引き継ぎが行われるたびに、資料は減衰し、物事も減衰していくのです。 課題その3：創業初期にはナレッジマネジメントに時間とリソースを割く余裕がない🧀 これらの問題に対して、私たちはどう解決するか？
出会い：まずは優れたツールが必要、DingTalkドキュメントの登場
利便性 DingTalkに統合 インターフェースの親和性 PCに似ており、使用ハードルが低く、学習コストを削減できます。 即時性 いつでも記録でき、いつでも蓄積できます。時間をとって整理してからアップロードする必要はなく、随時記録できます。 たとえ今その場では時間がなくても、後で時間をとって整理することができ、少なくとも知識が失われたり、なくなったりすることがないように保証できます。 インタラクション性 ナレッジを文字だけで停滞させません。 DingTalkドキュメントに記載した内容や蓄積された知識については、権限を開放して他の人に内容を編集してもらうことができます。 例えば、ドキュメントで質問を投げかければ、この点について皆がコメントしたり、メッセージを残したり、インタラクションしたりできます。 チームの共同編集者は、異常な箇所や、さらに改善が必要だと感じる箇所について、インラインコメントを付けることができます。そして、ドキュメントの所有者に通知を送信することで、皆が絶えず反復し、ナレッジを完成度の高いものにしていくことができます。整理：建設業界の9大ナレッジタイプリソース
業務ナレッジ：業務プロセスから生まれ、業務体系・システムが管理するナレッジ。社員ナレッジ：社員個人のスキル、知識ポテンシャル、業務経験、業務記録。プロセスナレッジ：業務プロセスに知識を組み込み、重要な節目で専門家の知識サポートを得られるもの。組織記憶：既存の経験を将来のために記録すること。ナレッジベースの形式だけでなく、ケースや歴史アーカイブを含むナレッジガイドツールも開発できます。顧客ナレッジ：顧客関係を通じて深層的なナレッジを発展させ、製品・サービス品質を向上させ、より多くの顧客を獲得します。製品・サービスナレッジ：製品にナレッジ含有量を持たせ、製品を中心としたナレッジ集約型サービスを提供します。関係ナレッジ：サプライヤー、顧客、従業員などとの関係を活用するなど、領域を超えた知識の流れを促進します。ナレッジ資産：知的資本／特許および無形知的財産権の発展と利用をコントロールします。外部ナレッジ：公的な情報源（出版物、インターネットなど）からのデータ／ドキュメント。
普及：社内でどのように展開し、社員の利用を支援するか？
課題シーンその1：共有とコラボレーション
建設業界の専門的な内容は非常に多岐にわたります。エンジニアリング担当者、設計担当者、コスト担当者、調達担当者、計画管理担当者、運営担当者、財務担当者など、様々な人がいます。プロジェクトの総合報告を行う際には、各角度・各次元の内容を同時に取りまとめる必要があります。Before
以前の習慣的なやり方では、例えば私が報告者の場合、同時に他の5～6人、6～7人から成果物を集めなければならず、各メンバーに何をどのように行うべきかを伝える必要がありました。After
しかし現在は、私が枠組みを作った後、皆が共有ドキュメント上で共同で作成し、いつでも編集でき、他の人がどのように編集したかを随時把握できるようになりました。保存時に簡単に整理するだけで、私の関連ファイルはすべて整います。課題シーンその2：報告
業務上、報告に使用する資料については、過去のバージョンを記録しておく必要があります。振り返りに使用するため、過去の資料を遡って参照できることが望まれます。Before
過去の資料が各社員のPCに散在しており、検索効率が低く、しかも完全ではありませんでした。After
部門業務の成果をすべて見つけることができ、検索を通じて過去の資料に素早くアクセスでき、報告資料の整理に役立ちます。課題シーンその1：タスク（To do）
Before
人手によるフォローアップ、または最も基本的なEXCELフォームでの進捗確認に頼っていました。After
DingTalkドキュメントを通じて、フォローアップタスクを自動生成でき、漏れや時間のずれを防止できます。🧀 実践共有：ナレッジベースで建設業界のプロセス＆書簡管理をどう行うか
建設工事とは？
建設工事とは、人類の生活・生産に物質的・技術的基盤を提供する各種建築物・工事施設の総称です。建設工事は、人類の組織的・目的的・大規模な経済活動です。建設工事は、自然属性によって建築工事、土木工事、機電工事の3種類に分類されます。
建設工事の主な段階と資料管理のポイント
事例シーン：書簡管理
書簡の返信要件：入札ファイルまたは契約の取り決めに基づき、規定時間内に必ず返信する必要があります。業界標準では15日以内の返信が求められ、関連書簡について期限内に返信しない場合、発注者の承認とみなされる可能性があります。Before
EXCELフォーム形式で受信目次を作成し、受信した書簡についてはオフラインで一つひとつフォローアップしていました。存在する問題： 1、人手によるフォローアップでは漏れが発生しやすい。 2、返信時間の管理にずれが生じやすい。 3、書簡は複数の専門分野にまたがり、連携が困難。After
改善方法：DingTalkドキュメントナレッジベースを使用 1、目次を作成し、共有を便利に 2、フォローアップ台帳で、書簡を直接関連付け可能 3、責任者・責任時間を確定し、タスクイベントを生成して漏れを防止🧀 今後の展望：チームのナレッジマネジメント、まだできることは？
ナレッジマネジメントは標準の確立
- DingTalkドキュメントナレッジベースを通じて、企業／BUの標準を載せて以下を実現できます
- 権限管理（機密標準の閲覧範囲の問題を解決）
- 意見募集（コメント機能を通じて標準反復への意見募集を実現し、全プロセスをオンライン化することで漏れを防止）
- 履歴バージョンのアーカイブ（標準が反復された後、旧標準が失われる問題を解決）
ナレッジマネジメントは歴史の記憶
さらなる構想：ナレッジマネジメントは文化の媒体
さらなる構想：ナレッジマネジメントはインタラクションのコミュニティ
🧀 振り返り：チーズ官の名言
ナレッジマネジメントとは、組織内で継続的に知識を創造し、効果的に伝播し、新製品・新サービス・新技術・新プロセスに迅速に応用していくプロセスである。ナレッジの核心は、蓄積—伝播—共有であり、最終的にはイノベーションに役立てることである。知識は無形だが、知識の継承は有形であり、媒体が必要である。ナレッジベースはチームが知識を蓄積する手助けとなり、チームのナレッジ共有の媒体となる。チームのナレッジは組織のイノベーションを刺激し、学習型組織になる。DingTalkドキュメントではコメント、メッセージ、インタラクションが可能で、ナレッジを絶えず更新・反復させ、停滞させない。
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- DingTalk公式チャネルでのブランド露出を獲得可能
- 特定のトラフィックサポートを獲得
- DingTalkドキュメント新機能の優先内部テスト体験権限を優先的に取得
- DingTalkドキュメントの特別活動への参加機会、ビジネスコラボレーションの機会を獲得可能