人事：DingTalkドキュメントで効率的な採用、柔軟な人材活用、心のこもった人材定着を実現

人事管理（HR）は企業経営における重要な機能ロールです。社員の採用、研修、配属、評価、動機づけ、調整など一連のプロセスを通じて、社員のモチベーションを高め、潜在能力を引き出し、企業に価値と利益をもたらし、企業と社員の共同成長を促進します。 社員が企業に入社する時間軸に沿って、HRの業務フローは「採用前」「入社管理」「研修・育成」の3つの段階に分けられ、それぞれの段階で対応する重点業務があります：

• 採用管理：採用プロセス全体をどのように管理するか？適切な人材をいかにスピーディーに採用するか？
• 入社管理：新入社員の入社後、いかに早くチームと業務に溶け込ませるか？
• 人材育成：事業の発展と並行して、社員にいかに多くの成長機会を提供するか？

実際の業務において、HRはDingTalkドキュメントを活用することで、職務目標を効率的に達成し、企業が先進的な人事管理理念を実践するのを支援し、「効率的な採用」「柔軟な人材活用」「心のこもった人材定着」の実現に貢献できます。

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01｜採用管理

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採用進捗が把握しづらい？1枚のテーブルでペースを掌握

採用は企業の人事戦略を実行する基盤であり、高品質な人材の獲得を支援し、さらなる発展への持続的な原動力を提供します。企業の採用はリズムよく進める必要があり、「スプレッドシート」を使ってオンラインで採用進捗を管理できます。候補者情報を登録し、共有機能を通じて各チームの面接官や経営層と効率的にコラボレーションできます。1枚のテーブル上で各関係者が採用進捗を把握でき、採用におけるコミュニケーションの手間を削減し、採用全体の効率を高められます。

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面接時間の調整が大変？カレンダーで1分で解決

HRは履歴書選考が完了した後、面接官と応募者の時間を調整する必要があります。従来は、電話・メール・チャットで空き時間を何度もやり取りする必要があり、時間とコミュニケーションコストが非常に高くつきました。 そのようなときは、DingTalkカレンダーを使いましょう。面接予定を作成し、面接官と応募者を選択すると、右側に全員の空き時間がすぐに表示されます。今すぐ予定の招待を送信でき、予定が重なる時間を簡単に回避し、コミュニケーションコストを削減できます。調整に時間を浪費せず、より効率的に進められます。

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02｜入社管理

入社オリエンテーションが煩雑？1枚のドキュメントでクラウド入社 多くの企業では新入社員の入社時にオリエンテーション・ハンドブックを配布しますが、従来の紙版は印刷・作成・配布が必要でプロセスが多く煩雑な上、紛失しやすいです。ローカルファイルで送信すると、複数のバージョンが発生しがちで、更新内容を部門内のすべてのHRにリアルタイムで同期できず、情報の不統一を招きやすくなります。 DingTalkドキュメントを使えば、上記の問題を回避できます。下図は DingTalkドキュメントチームの新入社員オリエンテーションドキュメントの事例で、入社前のチームのビジョン・目標の理解から、入社時の資料準備・出社場所・ソフトウェアのインストール、入社後のチーム紹介・新人タスクの受領まで、1枚のドキュメントで完結します。さらにオンラインでリアルタイムに更新でき、コンテンツと情報は常に最新バージョンに保たれます。 DingTalkドキュメントには、スプレッドシート、画像、フローチャート、マインドマップ、動画、ファイルなど、50種類以上の異なるタイプのファイルや要素を挿入できます。HRはオリエンテーションドキュメントを1枚用意するだけで、さまざまな情報を1か所に集約でき、新入社員が必要なときにすばやく検索できるようになります。以前は大量の資料を送る必要がありましたが、今は1つのドキュメントで完結します。 入社前｜チーム文化を理解し、新入社員のオンボーディングを万全に 入社時｜フローガイドで入社手続きを効率的にサポート 入社後｜完全なチーム情報とナレッジで、チームへの早期融合を支援

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03｜人材育成

研修のナレッジ管理を行い、社員の自己学習・成長を促進 入社後の社員研修はHRの重要な業務内容です。このプロセスで研修資料の散逸や社員の急な欠席などが発生した際は、DingTalkドキュメントで研修テーマの「チームスペース」を作成できます。研修終了ごとに、研修の素材・ドキュメント・現場動画を完全にスペースへ追加し、研修学習のナレッジ蓄積として、ユーザーがいつでも閲覧できるようにします。日常的な研修のナレッジ管理を徹底することで、すべてのユーザーがより効果的に自己検索・学習を行い、社員の自己成長を実現できます。 DingTalkドキュメントのオンラインコラボレーション、あらゆるものとの接続、ナレッジ管理という中核機能を通じて、HRが効率的な採用、柔軟な人材活用、心のこもった人材定着を実現することを支援します。業務効率を向上させると同時に、社員の成長を促し、企業の発展目標の達成に貢献します。