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AI 議事録- フォーマットの統制が難しく、各人が提出するデータ形式がバラバラ
- 複数人からデータを収集する際、一人ひとりが個別に提出するためバージョンが混乱し、収集に時間がかかり、集計も困難
- 誰が未提出か、誰が漏れているか分からず、一つひとつExcelを開いて確認する必要がある
- 完了状況をフォローするのが不便で、完了を促すこともできない
「スプレッドシート」
「効率的なコラボレーション」と「データの安全」を両立
スプレッドシートは500人を超えるオンラインリアルタイム共同編集に対応し、強力な数式編集・チャート作成機能を備えており、DingTalk内でデータの起案、記入、フォロー、集計、蓄積の全プロセスを協同で完了できます。- 完全な数式・関数機能を備え、業務データ分析をより的確にサポート
- 相互に独立した絞り込みビューに対応し、複数人での絞り込み結果が互いに干渉せず、データもパーソナライズ可能
- セルのロックに対応し、指定したユーザーのみが閲覧／編集可能、他のユーザーは閲覧禁止とすることで、データのプライバシーと安全性を確保
- リンクアドレス／セル／ワークシートにより、スプレッドシートのどこでもドアを開き、ワンクリックで目的のデータへ直行
- 重複項目のハイライトにより、情報入力時に重複を素早く発見し、重複入力を削減
- チェックボックス、ドロップダウンリスト、日付・時刻をワンクリックで挿入し、条件付き書式と組み合わせて、タスクリストを簡単に構築し、タスク状況をフォロー
Alibaba Group データ収集の実践事例
背景：DingTalkドキュメント製品チームは毎月1回プロダクトアップデートをリリースしており、十数個の単品、複数のチーム、多くのメンバーが関わり、コラボレーションでプロダクトアップデートを完了する必要があります。この際、機能の漏れや機能リリースのエラーなど、さまざまな問題が発生し、コラボレーションの難易度が高くなります。 現在、スプレッドシートを使って情報の収集と処理を半年以上行っており、効率が大幅に向上しました。それでは、皆さんがどのように「スプレッドシート」を使ってプロダクトコンテンツの収集を完了しているか見てみましょう。データ収集前
[フォーマットの事前設定](https://docs.dingtalk.io/i/p/Y7kmbokZp3pgGLq2/docs/Y7kmbpxYZyM3zLq2?dontjump=true# 「下拉列表：规范输入内容」)
複数人での共同編集時、収集するデータも往々にして多種多様で、規範化や構造化に欠けることがあります。ご安心ください、DingTalkドキュメントは記入フォーマットの統一・規範化に対応しています。 運営担当者は、フォーマット統一のために、フィールドごとに列のタイプを設定します。例えば日付、パーセント、絞り込み内容などです。身分証情報や携帯電話番号などのタイプの情報を収集する際にも非常に便利で、ユーザーが入力する内容がフォーマットに準拠していることを確実にできます。[権限管理](https://docs.dingtalk.io/i/p/Y7kmbokZp3pgGLq2/docs/Y7kmb5OYe7krWXLq?dontjump=true# 「3.1.6.3 团队空间的权限管理」)
スプレッドシートの事前設定が完了したら、必要に応じて権限を設定できます。現在は、個人、DingTalkグループ、組織に対して「編集可」「閲覧のみ」「閲覧／ダウンロード可」「権限削除」の4種類の権限を設定できます。 このスプレッドシートをプロジェクトコラボレーショングループに公開し、グループメンバーに編集権限を付与することで、迅速にデータを収集できます。データ収集中
ショートカット入口
毎日処理する事務が多すぎて、少し油断すると漏れが発生してしまいますが、スプレッドシート内で@メンバーによるダイレクトな通知を行えば、見逃すことはありません。運営担当者がフォーム内で該当担当者を@すると、DingTalkチャットウィンドウから通知が送信され、相手はチャットウィンドウから直接スプレッドシートに入り、すぐに情報を記入し始めることができます。モバイルでの記入
パソコンの近くにいなくても大丈夫です。スプレッドシートのモバイル版も非常に使いやすいです。スマートフォンでスプレッドシートを開き、フォームビューを選択して行ごとに記入することで、記入漏れや記入ミスを心配する必要がありません。[コメントでのコミュニケーション](https://docs.dingtalk.io/i/p/Y7kmbokZp3pgGLq2/docs/Y7kmbKnRBMQ6LGLq?dontjump=true# 「单元格评论」)
ローカルのExcelを使用する場合、コミュニケーションは往々にしてスクリーンショットに文字を添えて繰り返しやり取りすることになり、効率は極めて低くなります。スプレッドシートのセルコメント機能は、コミュニケーション効率を大幅に向上させます。 不明瞭な部分には、セルコメントを追加できます。コメント追加時には、直接@メンバーが可能で、本コメントを特定のメンバーへプッシュ送信することも選択でき、効率的にコミュニケーションが行えます。[重要データのロック](https://docs.dingtalk.io/i/p/Y7kmbokZp3pgGLq2/docs/Y7kmbpxYYnwqzLq2?dontjump=true# 「3.1.4.6 数据安全-锁定」)
データ収集の過程で、比較的プライベートな内容については、あまり多くの人に見られたくない場合、実際の必要性に応じて各セルに独立した権限管理を設定し、きめ細かく権限を管理できます。 一部の重要データを異なるロールにのみ表示させたい場合、「ロック権限」を使用して異なるロールに異なる権限を設定することで、データの安全を確保できます。- 編集権限のロック：重要データにロックを設定し、指定したメンバーのみが編集可能にすることで、データの正確性を確保
- 閲覧権限のロック：機密データにロックを設定し、他のメンバーの閲覧を禁止することで、データの安全を確保
タスクの挿入
スプレッドシートの収集締め切りが近づいているのに、まだデータ記入が完了していない人がいる場合はどうすればよいでしょうか？ローカルのExcelで収集している場合、人を絞り込んだ上で、さらにチャットウィンドウを開いて文字で通知する必要があり、プロセスが多すぎて時間がかかりすぎます。 スプレッドシートを使えば、迅速に催促できます。スプレッドシートはセルに対してワンクリックでタスクを挿入することに対応しており、DingTalkタスクの通知機能を通じて、複数のチャネルで相手に通知し、完了を促すことができます。データ収集後
[会議履歴を見る](https://docs.dingtalk.io/i/p/Y7kmbokZp3pgGLq2/docs/Y7kmbKn4BN64LGLq?dontjump=true# 「单元格历史记录」)
データの正確性の重要性は言うまでもありません。権限設定がデータ収集のプロセス管理であるならば、会議履歴は、データの事後追跡となります。 スプレッドシートのセル会議履歴表示機能を通じて、データの経緯を把握し、状況を明確にできます。同時に、データにエラーが発生した際にも、記入者を正確に特定し、迅速にエラーを修正できます。 セル会議履歴表示機能は、その名の通り、各セルの編集履歴を正確に記録でき、たとえ句読点1つの変更であっても追跡可能です。絞り込みビュー
1つのスプレッドシートで収集する情報が多く複雑な場合、閲覧・分析時に焦点を失いがちです。そのような場合は、絞り込みビュー機能を使用して、注目する情報を絞り込み、その部分のみを表示することで、より明確にできます。 特に外部チームとのコラボレーション時、内容が多く煩雑だと、要点をつかみにくく、一部の情報は相手にとって不要な場合もあります。 従来の方法では、スプレッドシートをコピーして余分な情報を削除し、重要な部分のみを残してコラボレーション相手に送信していたかもしれません。スプレッドシートを使えばそんな手間は不要です。絞り込みビューを新規作成し、要点情報を選び出して相手に送信します。相手は開いて絞り込み結果を直接閲覧でき、明確で分かりやすく、また、この操作は他のメンバーのスプレッドシート利用に影響を与えません。[ピボットテーブル](https://docs.dingtalk.io/i/p/Y7kmbokZp3pgGLq2/docs/Y7kmbEld5Wx5WXLq?dontjump=true# 「插入透视表」)
P.S. 大量の数値情報を収集する際には、スプレッドシートのピボットテーブル機能を使用して分析できます。順序のないデータを簡単にドラッグするだけでピボットテーブルを生成でき、大規模なデータを素早く集計・分析でき、分類集計、多次元表示、クロス分析などを簡単に処理できます。[数式による分析](https://docs.dingtalk.io/i/p/Y7kmbokZp3pgGLq2/docs/Y7kmbpxYYKq3zLq2?dontjump=true# 「3.1.4.7 公式与函数」)
データ分析には関数・数式が欠かせず、関数・数式の豊富さは、ある意味でオンラインスプレッドシート製品の優秀性を測る重要な基準でもあります。現時点で、スプレッドシートはすでに400以上の数式に対応しており、主流のオフィスソフトが備える数式・関数の99%をカバーし、ユーザーのデータ分析ニーズを十分に満たすことができます。 ツールバーで数式を選択し、必要な数式を選ぶだけで分析を素早く開始でき、よく使われるLOOKUP、VLOOKUP、MATCH関数などのデータ分析の強力なツールを含みます。スプレッドシートを使えば、DingTalk内でデータの起案、記入、フォロー、集計、蓄積の全プロセスを、効率的、正確、安全に完了できます。