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経営学の大家ドラッカーはかつてこう述べました。「21世紀の組織における最も価値ある資産は、組織内のナレッジワーカーとその生産性である。」 情報化時代において、ナレッジはすでに最も主要な富の源泉となり、ナレッジワーカーは最も生命力に富む資産です。ナレッジ管理は、組織と個人により強い競争力をもたらし、より良い意思決定を可能にします。

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01｜ナレッジ管理とは？

ナレッジ管理とは、企業組織において、人文と技術を兼ね備えたナレッジ管理システムを構築し、組織内の情報とナレッジを、獲得・創造・共有・統合・記録・アクセス・更新などのプロセスを通じて、絶え間なくイノベーションを生み出す目的を達成し、それをナレッジシステムにフィードバックすることで、個人と組織のナレッジを継続的に反復・蓄積していくことを指します。 組織の視点から見れば、これは組織の知的資本となり、企業が正しい意思決定を継続的に下し、市場の変化に対応する助けとなります。個人の視点から見れば、これは個人により強い競争力をもたらし、継続的な蓄積と沈殿を通じて、絶えず向上していくことができます。

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02｜ナレッジ管理のプロセスで、どのような問題に遭遇するか？

企業の最大の財産は社員であり、社員が日常業務の中で創造するナレッジは、その中でも最も重要な資産の一つとなります。人材の流動が激しい現在において、いかにして正確にナレッジを蓄積するかは、企業にとって極めて重要なテーマとなっています。しかし、日常業務の中ではしばしば以下のような問題に直面します。
企業の過去の資料が各所に散在し、統一的な管理が欠如しているため、効率的に活用できない中核資料が特定の社員に集中して握られており、共通認識を形成しにくいプロジェクト資料の蓄積が難しく、企業が貴重な経験という財産を失ってしまう企業の経験資料の蓄積が不足しており、社員が迅速に共有・学習できない社内のチーム横断的な共有が難しく、成功事例が特定の経験に大きく依存し、効率的にコピーできない対外発信物の管理が混乱しており、コントロールが難しく、効率と安全のバランスを取りづらい
企業と組織内のナレッジ管理をしっかり行うには、上記の難点を解決する必要があります。DingTalkドキュメントを通じて、企業が企業ナレッジの管理を重視し始め、それを生産経営の中で価値を発揮させることを支援します。 03｜DingTalkドキュメントを使って、いかにナレッジ管理を行うか？ ナレッジ管理をしっかり行うには、ナレッジの創作、管理と蓄積、活用と流通という3つの中核プロセスを重点的に押さえる必要があります。

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ナレッジ創作｜企業資産を素早くクラウドへ

DingTalkドキュメントを使えば、企業や組織内で複数人によるオンラインリアルタイム共同創作を実現できます。ローカルドキュメントと比較して、DingTalkドキュメントには以下の利点があります。
  • 共同編集：複数人によるオンライン共同編集に対応
  • マルチユーザー・マルチデバイス：議論や修正が時間・空間・デバイスに制限されない
  • クラウドストレージ：保存不要で、停電によるデータ損失の心配もない
  • ワンクリック共有：ローカル容量を占有せず、ファイルはリンク形式で流通し、社内のナレッジが流動可能になる
  • 深い融合：ドキュメント内でタスク、メモ、会議、予定、メールなど、DingTalkの高頻度シーンを融合
  • 権限管理：充実した権限と安全設定により、個人/部門/グループチャットに対する権限付与に対応
  • 安全な機密保持：透かし暗号化に対応し、情報セキュリティを保証

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実践事例1：複数人で協力して週報を完成させる

DingTalkの製品開発業務はプロダクト、開発、デザインなど複数の職能に関わり、週報の執筆には複数のメンバーが共同で参加する必要があります。オンラインドキュメントにより、皆で一緒に編集することが可能になります。通常、製品週報は責任者が起案し、プロダクト、デザイン、開発のメンバーが共同で執筆を完了させます。各自が自分の進捗を同期し、他者の時間やペースを待つ必要がなく、全員が執筆を終えればこの週報が完成します。効率的かつシンプルです。

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実践事例2：イベント企画は1つのドキュメントから始まるコラボレーション

イベント企画の起案者はDingTalkドキュメントを使ってプロジェクトのフレームワークを執筆し、ワンクリックでDingTalkグループに共有します（即時にグループメンバーに編集権限を付与）。グループメンバーはドキュメント内で自分の担当部分のコンテンツを作成し、具体的な内容に対して素早くコメントを発信することもできます。プロジェクト開始後、進捗管理やタスク割り当てもドキュメント内で完了できます。ドキュメントはテーブルを挿入、フローチャート、ロードマップなど多様な要素の挿入に対応し、同時に予定、タスクなどの機能も挿入できるため、プロジェクトをより効率的に推進できます。これらすべてを、たった1つのドキュメントを中心に実現できます。

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管理と蓄積｜ナレッジベースを使って、企業ナレッジを効率的に管理・蓄積

DingTalkドキュメントの「ナレッジベース」を使えば、企業ナレッジ管理庫を素早く構築できます。企業ナレッジを効率的に整理・蓄積することを基盤に、企業の知的資源を活性化し、企業レベルの安全管理を行います。
  • ドキュメント、スプレッドシート、マインドマップなど多様なフォーマットのコンテンツ創作に対応
  • 過去のローカルドキュメントのコンテンツをワンクリックでナレッジベースにインポートし、一括管理可能
  • ツリー構造で目次を表示し、コンテンツの継続的な更新、反復、表示、閲覧に便利
  • 充実した権限と安全管理により、企業のナレッジ資産を保護
実践事例1：DingTalkの全社員学習・成長の場
ナレッジベース利用の初期段階では、まず全社員向けのコンテンツ構築から始めるとよいでしょう。例えば、企業規定、制度、給与・福利厚生政策、企業ウィークリーなどです。DingTalkチームでは、チーム全員への文化・価値観の発信のためにナレッジベースを多用しています。例えば、全社員学習の場、顧客サービスガイド、データセキュリティ規範などです。DingTalkの全社員学習・成長の場を例にすると、各チームが共同で執筆し、全社員に閲覧権限を付与しているため、申請不要で閲覧できます。これにより、組織内に体系的な学習スペースを構築し、社員はスペース内で自主的に検索・閲覧し、体系的にナレッジを学習できます。さらに、スペースに透かしを追加すれば、誰かがスクリーンショットを撮って流出させる心配もありません。
実践事例2：運営チームの日常業務ドキュメント管理と蓄積
DingTalkチームの日常管理やプロジェクト管理にも、ナレッジベースは欠かせません。例えば、1つのチームを中心とした日常業務管理、ビジネスの蓄積、ブレインストーミングなど、あるいは1つのプロジェクトを中心としたプロセスドキュメントや経験の蓄積などです。例えば、下図はDingTalkコラボレーションオフィス運営チームが日常業務管理に使用しているナレッジベースで、チーム目標、週報、会議、重点プロジェクト、報告、定例運営アクションなどのコンテンツが蓄積されています。
活用と流通｜企業ナレッジを流動させる ナレッジ流通のプロセスでは、効率を実現すると同時に安全性も両立させる必要があります。そのため、組織メンバー間のナレッジ流通には、ナレッジベースの権限管理を合理的に活用し、組織内でナレッジを完全に伝播させます。同時に、ドキュメントの双方向参照関係に基づいて、ナレッジを流動させます。企業ウィキを使い、日常のコミュニケーションやチャットを通じて、企業ナレッジを全社員に自然に伝達します。
  • 権限管理：企業ナレッジを安全に流通させる
DingTalkナレッジベースの権限管理機能を柔軟に活用することで、全社員、一部のチーム、一部のDingTalkグループ、個人に対してオープン化できます。スペースは相手のスペースリストに表示され、社員はスペース内で自主的に検索・閲覧し、体系的にナレッジを学習できます。 スペース全体に対して、スペースの所有者・管理者は、スペースユーザー権限の「追加」「変更」「削除」が可能です。この権限設定はスペース全体に対して有効で、ユーザーを追加/変更/削除すると、スペース内のすべてのドキュメントに対応する権限も同時に付与/調整/削除されます。
  • 企業ウィキ：社内ナレッジの「用語」をチャットで効果的に伝達
企業ウィキは、企業情報を効率的に集約・伝達する百科全書です。社内の特定の意味を持つ情報（企業専用名詞、業界用語、略語など）を「用語」として抽出し、「企業ウィキ」に収録することで、ナレッジ取得コストを効果的に下げ、企業ナレッジの高速な集約を促進します。 企業ウィキを使えば、これらの小さなナレッジをチャットウィンドウから自動的に伝達でき、ナレッジが手の届くところにあります。社員はスキマ時間を活用して学習でき、ナレッジ取得コストを削減できます。
  • 双方向リンク：ナレッジを関連付け、企業ナレッジを自由に流動させる
ドキュメントを閲覧する際、ドキュメント下部でそのドキュメントの「参照」と「被参照」関係を確認でき、関連するナレッジを容易に発見できます。ナレッジが孤立せず、より自由に流動し、より多くの創作インスピレーションを刺激します。さらに、DingTalkドキュメントのホームページで、右上の「ドキュメント関係図」をクリックすれば、自分のドキュメント関係ネットワークを把握できます。
  • 公開発信＋承認：企業ナレッジを安全に対外発信
DingTalkドキュメントのナレッジベースの特許機能「公開発信＋承認」では、承認完了後、ナレッジを外部の顧客やパートナーに共有でき、ログイン不要で閲覧可能です。「効率」と「安全」を真に両立させます。 この特許機能は、企業情報の安全な発信という難題を解決し、対外発信用のヘルプマニュアル、製品説明、APIマニュアルなどの作成に特に適しています。例えば、DingTalk製品の使い方ガイドのナレッジベースは、公開発信＋承認を通じて、全ネットから直接閲覧できるようになります。 DingTalkドキュメントを使って組織のナレッジシステムを素早く構築し、組織内のナレッジを、創造・検索・共有・統合・記録・アクセス・更新などのプロセスを通じて絶え間なくイノベーションさせ、未来の組織の競争力と活力を高め、個人と組織が共に成長していきましょう。